O que é Gestão Paperless?

O termo “paperless”, em inglês, significa “sem papel”. Na prática, a gestão paperless envolve a substituição de documentos físicos por versões digitais, visando simplificar processos, reduzir custos e criar um ambiente corporativo mais organizado e eficiente.

Essa abordagem é especialmente relevante para empresas que lidam com grandes volumes de documentos diários. Ao digitalizar arquivos e integrar informações em plataformas eletrônicas, a gestão paperless elimina a necessidade de armários, pastas e arquivos físicos, que ocupam espaço e são suscetíveis a perdas ou danos.

Além disso, ao automatizar tarefas manuais, os gestores ganham mais tempo para se dedicar à estratégia e à tomada de decisões, reduzindo ruídos operacionais.

Como funciona a Gestão Paperless?

Empresas como a Tecfy oferecem soluções completas para implementar a gestão paperless de maneira prática e eficiente, por meio de etapas bem definidas:

• Captura: os documentos são integrados ao sistema por meio de multifuncionais, scanners, e-mails ou outras fontes.
• Leitura: o conteúdo dos documentos é digitalizado e armazenado automaticamente.
• Classificação: a tecnologia identifica o tipo de documento com base no conteúdo, organizando-o de forma precisa.
• Extração: as informações relevantes de cada documento são extraídas conforme sua categoria.
• Validação: os dados extraídos são validados automaticamente, e, quando necessário, alertas são enviados para intervenção humana.
• Exportação: as informações são integradas a sistemas ERP e ECM para processamento e uso eficiente.

Benefícios da Gestão Paperless para o seu negócio

Adotar a gestão paperless oferece diversas vantagens competitivas para sua empresa, como:

• Redução de custos: eliminação de despesas com papel, impressão, armazenamento e manutenção de arquivos físicos.
• Agilidade: processos automatizados economizam tempo e minimizam erros humanos.
• Segurança: o armazenamento digital protege informações contra perdas físicas, como incêndios e enchentes.
• Conformidade: facilita o atendimento a exigências legais e auditorias, com acesso rápido e organizado a documentos.
• Foco estratégico: redução de tarefas operacionais, permitindo que os gestores se concentrem em atividades de maior valor.

Benefícios da Gestão Paperless para o planeta

Além de ser uma vantagem competitiva para as empresas, a gestão paperless contribui significativamente para a sustentabilidade:

• Conservação de recursos naturais: a redução do consumo de papel diminui o desmatamento e o uso de água na produção.
• Menor geração de resíduos: evita o acúmulo de lixo e a poluição causada pelo descarte inadequado de papel.
• Redução da pegada de carbono: diminui as emissões de CO₂ relacionadas à fabricação e ao transporte de papel.

A gestão paperless é mais do que uma tendência — é uma necessidade em um mundo cada vez mais digital e consciente. Com soluções inovadoras, como as oferecidas pela Tecfy, as empresas podem transformar seus processos, alcançar novos patamares de eficiência e contribuir para um futuro mais sustentável.

Se você está pronto para dar o próximo passo rumo à transformação digital, entre em contato com nossos especialistas e descubra como a Tecfy pode ajudar a tornar o seu negócio mais eficiente e alinhado às demandas do mercado e do planeta.

Quero saber mais sobre a Gestão Paperless

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Em razão da globalização e digitalização, fenômenos extremamente presentes no mundo atual, as empresas passaram a buscar serviços de TI para atender demandas específicas de seus negócios.

Segundo o Gartner, os investimentos em TI no Brasil estão em alta e estima-se que o aumento seja de 20% até o fim de 2022, incluindo setores como o da Educação. A Associação Brasileira de Educação à Distância revelou que a procura pelo ensino digital aumentou em 50% nos últimos anos e a tendência é que continue a crescer entre os alunos.

Além da busca do consumidor, novas legislações fazem com que as empresas passem a procurar soluções digitais para atendê-las no cumprimento das regras. Duas delas são o diploma digital e a secretaria digital estabelecidos pelo MEC (Ministério da Educação). Em contrapartida, setores como o RH, começaram a acompanhar o movimento de Transformação Digital das companhias e a adicionar a tecnologia em seus processos, ganhando agilidade e tempo para executar outras atividades, como cuidado com pessoas.

Entretanto, encontrar as soluções mais adequadas e que se conectem com o ambiente interno da empresa ainda é um desafio. Por isso, o que funciona neste segmento é a indicação e a pesquisa com as marcas que já utilizam, pois mostram as aplicações delas no dia a dia e as adaptações para atender cada necessidade.

Do ponto de vista da empresa de tecnologia, a pesquisa de satisfação entende o público, as suas necessidades e permite implantar melhorias mais assertivas, a fim de oferecer os melhores serviços, alinhados à estratégia do negócio. Porém, de acordo com a Track.co, 32% das empresas ainda não contam com nenhum plano de ação relacionado à coleta de feedbacks dos clientes.

Parte do time que aposta na pesquisa de satisfação, a Tecfy, spin-off do Grupo Tecnoset, evolui o desenvolvimento e a oferta de suas soluções voltadas, principalmente à educação e ao RH, com pesquisas de satisfação. Em sua mais recente coleta de dados com os clientes, obteve alto índice NPS — grau de satisfação do cliente —, que indicou diversos avanços em soluções e adesão do público.

Atendendo empresas com média superior a 2 mil colaboradores por todo o Brasil, o saldo positivo reforça a excelência em atendimento, com 73% dos clientes considerando a imagem da marca Tecfy como positiva, seguida da qualidade apresentada pelas soluções de tecnologia para o RH e a educação.

A Tecfy também foi considerada por 69% dos contratantes, como igual ou superior a concorrência. Como razões de sua excelência, estão o relacionamento estreito, atendimento eficiente e personalizado e a consultoria completa, que executa projetos de forma ágil, simples e segura junto aos times internos das empresas.

“Realizar pesquisas de satisfação com os nossos clientes é fundamental para inovar. A partir da percepção deles com a tecnologia e com a nossa equipe, podemos entender os pontos fortes e fracos para focar nas melhorias e atendê-los de forma ainda mais personalizada e assertiva”, reforça Alethéa Maggioni, responsável pela área de Inovação e Produto do Grupo Tecnoset.

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Startup do Grupo Tecnoset foca em gestão digital de documentos.

O Grupo Tecnoset, um grande player de outsourcing de impressão paulista, acaba de contratar um CEO para a Tecfy, sua startup de soluções de gestão de documentos.

Mario Pedro Silveira Filho, ex-gerente comercial da NDD Tech, outra empresa com uma história similar, foi contratado com o cargo de sócio diretor da Tecfy.

O profissional atuou 12 anos em diferentes cargos na área comercial da NDD.

Sediada em Lages, Santa Catarina, a NDD também é uma fornecedora tradicional de outsourcing de impressão, que diversificou seus negócios para soluções mais amplas na área de documentos.

“Venho para o Grupo Tecnoset com o desafio de consolidar a Tecfy e escalar as soluções, tornando-a referência nacional, além de estruturar e organizar a companhia para o crescimento que teremos nos próximos anos”, afirma Silveira Filho.

A Tecfy tem uma gama de soluções para assinatura online, prontuários médicos eletrônicos e RH digital.

A empresa foi criada há cinco anos pela Tecnoset, que já tem três décadas de mercado, como parte de uma aposta na diversificação de negócios que deve trazer R$ 15 milhões em receitas em 2022.

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Empresas referência em soluções e especialistas em digitalização de legado se reuniram para discutir como garantir a segurança nesse processo. Dentro do tema, tópicos diretamente ligados à continuidade dos negócios, como discussões sobre o cenário tecnológico dentro do setor de RH, a aplicação da digitalização de legado na prática, os requisitos técnicos e legais para implementá-la e como é possível dar mais atenção ao desenvolvimento de talentos por meio da Transformação Digital.

Profissionais de Recursos Humanos ou de outras áreas-chaves que se interessem pelo assunto participaram do evento totalmente online e gratuito pela plataforma Zoom Meeting, a partir das 9h do dia 10 de fevereiro. Com a participação de Felipe Teixeira, Gerente Comercial da Tecfy, Andrea Regueira, CEO Idea Remota e Alexandre Maiali, CEO Image One.

A Tecfy, junto ao Grupo Tecnoset, há mais de 30 anos entregam soluções e participam da digitalização do legado de companhias de diversos segmentos, como saúde e educação. Algumas delas são a assinatura eletrônica, o RH, gestão digital, entre muitas outros.

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Impulsionado pela Transformação Digital, MEC exige das instituições federais, até o fim de 2021, a emissão de diploma digital.

A área da educação é uma das mais impulsionadas pela digitalização. No último ano, a busca por cursos remotos aumentou mais de 300%, acelerado pela pandemia e pelas tendências. Com a necessidade de digitalização de todos os processos tornando-se fundamental, as instituições começaram a buscar soluções que pudessem concentrar todas as atividades de secretaria educacional com validação do MEC (Ministério da Educação).

O órgão governamental, por sua vez, não apenas aceitou, como passou a exigir que todas as universidades e instituições de ensino superior emitam o diploma em meio digital até dezembro de 2021.

A nova versão do documento, regulamentada desde dezembro de 2020, reduz as chances de erros, fraudes e perdas. Além de economizar tempo: o diploma digital chega ao aluno em 15 dias, enquanto o prazo do físico era de 90 dias, o que facilita não apenas o andamento das Instituições Federais de Ensino, bem como das particulares.

“O diploma digital é o futuro para as empresas de ensino. Além de ser parte de uma solução integrada, tornando os processos mais baratos, eficientes e seguro, beneficia tanto a instituição quanto o aluno”, disse Marcel Santos, sócio-diretor da Tecfy.

Inovação criada pela Tecfy possibilita a emissão do diploma digital

Considerada a maior empresa brasileira de Outsourcing de Impressão no país, há 30 anos, o grupo Tecnoset  é reconhecido como um dos principais players nas verticais de Gerenciamento de Conteúdo, Outsourcing de Impressão, Soluções de Identificação, Conversão Digital e Conectividade. Fazem parte do grupo,  empresas que levam soluções de TI e produtos para diversos setores da economia com expertise, comprometimento e experiência.

Uma delas é a Tecfy, que simplifica o acesso às informações, ajuda empresas a reduzir custos operacionais e a aumentar a produtividade. A TECFY cria soluções inovadoras que transformam os documentos e processos empresariais em uma experiência digital, com redução de custos, melhoria da produtividade e aumento da performance a partir de uma experiência 100% digital. Inclusive para a área da educação.

O certificado de conclusão de curso, a secretária acadêmica, assinatura eletrônica de documentos, governança das avaliações do MEC e diploma digital são alguns desses produtos e serviços da Tecfy. Os sistemas integrados contribuem para uma melhor eficiência e comunicação da IES com as rotinas acadêmicas, alunos e docentes, além de ajudar as instituições a acompanharem as exigências do MEC.

O diploma digital é uma de suas entregas no pool de soluções end-to-end, as quais atendem todos os setores da indústria, principalmente o da educação, que é o start do mercado.

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A área da educação é uma das mais impulsionadas pela digitalização. Com a chegada da tecnologia, as instituições começaram a se modernizar para acompanhar às tendências e formar pessoas alinhadas com o mundo.

No último ano, por exemplo, a busca por cursos remotos aumentou mais de 300%. Com isso, a necessidade de digitalização de todos os processos, tornou-se fundamental. Diante disso, as instituições começaram a buscar soluções que pudessem concentrar todas as atividades de secretaria educacional com validação do MEC (Ministério da Educação).

O órgão governamental, por sua vez, não apenas aceitou, como passou a exigir que todas as Universidades e Instituições de Ensino Superior emitam o diploma em meio digital até dezembro de 2021.

A nova versão do documento, regulamentada desde dezembro de 2020, reduz as chances de erros, fraudes e perdas. Além de economizar tempo: o diploma digital chega ao aluno em 15 dias, enquanto o prazo do físico era de 90 dias, o que facilita não apenas o andamento das Instituições Federais de Ensino, bem como das particulares.

“O diploma digital é o futuro para as empresas de ensino. Além de ser parte de uma solução integrada, tornando os processos mais baratos, eficientes e seguro, beneficia tanto a instituição quanto o aluno”, afirma Marcel Santos, sócio-diretor da Tecfy.

A Tecfy oferece soluções completas em digitalização para a área da educação. Incluindo o certificado de conclusão de curso, a secretária acadêmica, assinatura eletrônica de documentos, governança das avaliações do MEC e diploma digital. Com um sistema integrado, contribui para uma melhor eficiência e comunicação da IES com as rotinas acadêmicas, alunos e docentes, além de ajudar as instituições a acompanharem as exigências do MEC.

A inovação é marca registrada do Grupo Tecnoset, do qual a Tecfy faz parte. O diploma digital é apenas uma de suas entregas no pool de soluções end-to-end, as quais atendem todos os setores da indústria, principalmente o da educação, que é o start do mercado.

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A pandemia mudou o mundo, disso não existem mais dúvidas, e as maiores transformações foram no mercado de trabalho. A tecnologia na área de Recursos Humanos (RH) tem modificado desde o relacionamento interno, feito a distância, até processos seletivos e gestão da performance dos colaboradores.

Como funciona na prática

Para o especialista de TI e sócio-diretor da Tecfy, Marcel Santos, a high tech veio apoiando a eliminação das burocracias, automatização e digitalização de processos. “Isso para o RH ter tempo de engajar e motivar as pessoas alinhado com os propósitos e objetivos das empresas”, analisa.

De acordo com a pesquisa da PricewaterhouseCoopers (PWC), 75% dos executivos se preocupam com a velocidade e o impacto de novas inovações nos empreendimentos. Assim, as inteligências digitais disponíveis hoje para o RH permitem a manutenção ou até mesmo o aumento da produtividade para os negócios no durante e pós-pandemia.

Segundo a head de gestão de pessoas da GTO RH, Thais Mendes, do Rio de Janeiro (RJ), nós estamos passando por um período de isolamento, mas não podemos nos afastar. “Por isso, é muito importante a comunicação com esses profissionais por meio das videochamadas. Estar o tempo todo trocando informações e se conectando, não só por telefone – é melhor em relação a não ter nada, mas fica um pouco frio”, explica.

Assim, as conferências por vídeo deixam as ligações mais calorosas na medida do possível. “É essencial reunir a equipe, trocar experiências, falar sobre os desafios e as dores dos setores e da vida pessoal para nos sentirmos mais próximos”, complementa a head.

Nesse sentido, para o CEO da Ótimo Gestor/ELOCA, Sérgio Bueno, antes de chegar no final é preciso consertar a rota, caso contrário, só se vê o erro lá no desfecho. “As ferramentas estão nos ajudando, dando amparo para isso. Dessa forma, chegaremos no ponto certo, na hora certa e gastando menos”, avalia.

A influência sobre a saúde mental

Veja só! Conforme o estudo da International Stress Mangement Association (ISMA-BR), nove em cada dez colaboradores brasileiros apresentam sintomas de tensão e ansiedade, como a alteração do humor, irritabilidade, dificuldade de concentração e perda de interesse pelas atividades. Dessa forma, a produtividade e performance do estabelecimento também é afetada.

As doenças mentais ainda são sub diagnosticadas devido ao preconceito existente na sociedade, acometendo quase 10% da população mundial, segundo a Organização Mundial da Saúde (OMS). Só no Brasil, são quase 11,5 milhões. Quando direcionamos o olhar ao cenário empresarial, os transtornos comportamentais são a terceira causa de afastamento, com mais de 75 mil pessoas só por conta da depressão.

Todavia, aplicar recursos nesse problema pode ajudar. Como? Terapias em grupo de maneira virtual, aplicativos com esse foco ou até programas de meditação on-line. Ou seja, o universo tecnológico como ponte para melhorar a qualidade de vida dentro das organizações. Isso é comprovado com a publicação científica “The Lancet Psychiatry”: a cada um dólar investido em programas de vitalidade psíquica, o retorno é de quatro dólares, na capacitação e desempenho dos trabalhadores.

Portanto, adaptar- se a esse novo cenário foi um estímulo para dirigentes de diversas esferas. Uma coisa é fato, o vírus não vai desaparecer de repente só pela adoção da high tech, mas nunca tivemos uma forma tão fácil de administrar as atividades e a vida simultaneamente.

Acompanhe nosso blog e as redes sociais, pois publicamos conteúdos diários com a participação de grandes especialistas. Assista também a essa nova matéria da TV Nube! Assim, você se mantém alinhado às novas necessidades do mundo corporativo e se destaca. Conte com a gente!

Sua organização também acompanhou essas inovações?

O post Sócio-Diretor da Tecfy concede entrevista para a TV Nube: ”A tecnologia se tornou aliada na gestão de RH” apareceu primeiro em Tecfy.

No último dia 27 de julho, realizamos o evento “O papel estratégico do RH nas empresas no mundo digital”. 

Contamos com a presença ilustre de Andréa Regueira, CEO da Idea Remota, sendo a mediadora do evento. Nossos convidados foram Marcel Santos, Diretor Comercial da Tecfy, e Antônio Teixeira, Gerente de Departamento Pessoal da Aegea Saneamento e Participações S.A.

Com a pandemia, diversas empresas tiveram que se reestruturar da noite para o dia. Isso aumentou a busca por tecnologias capazes de abraçar essa necessidade e mostrou um caminho sem volta diante dos diversos benefícios entregues pela transformação digital.

Como o próprio Antônio exemplificou durante o evento, a Aegea passou de 36% de admissões digitais para 76% em apenas 4 meses. Essa mudança possibilitou um grande número de contratações de forma ágil e em tempo recorde.

Apesar de muitas pessoas ainda pensarem que a tecnologia pode ser uma barreira, é a cultura organizacional que acaba sendo um grande obstáculo para a mudança. Por isso é tão importante focar em treinamentos e alinhamentos constantes, afinal tudo que é desconhecido pode gerar resistência no começo! 

O post Webinar – “O Papel Estratégico do RH nas Empresas no Mundo Digital” apareceu primeiro em Tecfy.

Publicado originalmente em Jornal Contábil

Isso motivou a antecipação dos projetos – seis em cada dez empresas deram início e 51% delas terá o tema como prioridade nos próximos dois anos, de acordo com uma pesquisa da IBM.

De forma simplificada, a digitalização empresarial engloba uma série de processos e programas internos que vão desde o ingresso da empresa em plataformas de redes sociais até a adoção de programas inteligentes, as quais auxiliam no controle de estoque ou serviços ofertados.

Essa prática facilita o dia a dia e traz uma visão mais holística do negócio.

Entretanto, o Brasil é um dos países mais atrasados da América Latina quando o tema é transformação digital.

Segundo uma pesquisa da Panorama Search com 600 executivos, existe um esforço de 85% deles para mudar esse cenário, que é benéfico para todos os membros de uma corporação.

A digitalização começa pelos documentos

Os registros em papel ainda são uma realidade para muitas empresas.

Digitalizá-los, além de poupar espaço, economiza tempo, recursos e facilita os processos junto a fornecedores e clientes externos.

Um dos conceitos mais conhecidos da digitalização dos documentos é o paperless, em português significa livre de papel.

Ao aplicar esses recursos, a empresa transforma os documentos de papel em informação eletrônica e facilita a recuperação dos dados, bem como garante a integridade e a autenticidade deles.

Os custos também são reduzidos, pois a validação de informações dos contratos é automatizada em bases públicas para o e-social.

Enquanto a eficiência pode ser radicalmente ampliada, começando pela facilidade em encontrar os dados, ter as rotinas operacionais automáticas e poder utilizar mecanismos como a assinatura digital.

Para os negócios que requerem documentos físicos, também já existem soluções digitais no mercado.

Trata-se da digitalização registrada, que é a trasladação do documento físico para o meio digital, com o seu registro para guarda permanente e a consulta. Eles são preservados como os originais – em papel – e possuem o mesmo valor jurídico.

Segundo Marcel Santos, sócio diretor da Tecfy, empresa que oferece essas e muitas outras soluções de digitalização empresarial: “Vemos como a tecnologia tem transformado os negócios. E a digitalização é uma das responsáveis por impulsionar as empresas, reinseri-las no mercado, e até mesmo revolucionar as relações dentro delas, começando pelo RH. Ao reduzir custos e aumentar a eficiência, os resultados positivos são inevitáveis”. 

Sobre o Grupo Tecnoset

É maior empresa brasileira de Outsourcing de Impressão. Há 30 anos, é reconhecido como um dos principais players nas verticais de Gerenciamento de Conteúdo, Outsourcing de Impressão, Soluções de Identificação, Conversão Digital e Conectividade. O Grupo Tecnoset é composto por empresas que levam soluções de TI e produtos para diversos setores da economia com expertise, comprometimento e experiência.

Sobre a Tecfy

Simplifica o acesso às informações, ajuda empresas a reduzir custos operacionais e a aumentar a produtividade. A TECFY,  empresa do Grupo Tecnoset, oferece tecnologia e serviços que simplificam o acesso às informações por meio de soluções inovadoras que transformam os documentos e processos empresariais em uma experiência digital, com a redução de custos, a melhoria da produtividade e o aumento da performance a partir de uma experiência 100% digital.

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