Mas, para que o processo seja factível, a primeira coisa a se fazer é documentar corretamente as informações que chegam ou são geradas pela organização. E, claro, há formas específicas de fazer isso, a partir de um setor conhecido como Gestão do Conhecimento.

Ele consiste em organizar o fluxo de documentos e dados de forma eficiente para que, ao empreender novas etapas em um mesmo processo, o passo a passo esteja disponível a qualquer pessoa. Assim, a descentralização da informação é a principal demanda da gestão de documentos – pois, caso o responsável pela área saia da empresa hoje, quem vier a seguir poderá dar continuidade aos trâmites sem maiores problemas.

Pense, portanto, no seguinte cenário: sua empresa recebe uma matéria-prima de fornecedor e passa o bastão à contabilidade para o procedimento da nota fiscal. Mas, antes, ambas as etapas passam pelo setor de logística. Depois, com a matéria-prima em processo de execução, outras áreas entram em cena. 

Se, no fim da linha, a equipe de marketing precisar saber qual foi o custo total de desenvolvimento do seu produto, onde é que vai procurar essa informação: na contabilidade, na logística, no setor de recebimentos ou na saída de produtos para a entrega? 

Essa é uma situação hipotética, mas, se você já se perdeu só de pensar em tanta área manuseando a mesma informação, não é mesmo? 

Um fluxo de documentos inteligente melhora a gestão do conhecimento e gera resultados tangíveis

Afinal, não é como se você gerenciasse os dados e nunca visse os resultados disso: o ganho de tempo, aumento de produtividade e tempo de resposta a um imprevisto que demanda informação como principal solucionador são apenas alguns dos benefícios de ter um fluxo de documentos organizado.

Além disso, quando o documento em questão tem valor fiscal, contábil ou jurídico, é indispensável que a gestão conte com um fluxo inteligente para evitar desvio ou perda desse dado. 

A maioria deles precisa ficar rastreável dentro da empresa por pelo menos cinco anos – e, se em um mês é fácil esquecer onde você colocou aquele recibo importante, imagine se lembrar disso depois de 60 meses… Melhor não arriscar, já que as consequências da desorganização podem ir de oneração financeira a implicações cíveis e criminais! 

O mar de vantagens do fluxo de documentos inteligente começa com a definição de uma política de armazenamento. E, nesse ponto, esqueça aquelas salas repletas de caixa de papelão inventariadas em incontáveis prateleiras de ferro: esse método de armazenagem, além de ineficaz, é inseguro. 

Muitos documentos em papel podem e, geralmente, vão ser extraviados, propositalmente ou não; e, em caso de desastres como incêndios, inundações ou até mesmo em incidentes como furto e roubo, não há outro meio de acessar as informações que serão perdidas. 

A menos que a gestão utilize um software em nuvem para guardar os dados mais preciosos da empresa…

O ECM da Tecfy é a solução com melhor custo-benefício para a sua gestão do conhecimento

Tem muito gestor que acredita que “esse negócio de software é só para quem entende de TI e programação de dados”. Bem, esses profissionais certamente farão bom uso da ferramenta – mas não é necessariamente para eles que ela é feita. 

Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial – ou Enterprise Content Management, ECM, em inglês – auxilia gestores, diretores e assistentes a armazenar, com segurança e integridade, qualquer documento relacionado a processo organizacional. Mais que isso, o programa também facilita a distribuição desses conteúdos de forma eficiente, organizada e confidencial.

Com o ECM da Tecfy, a empresa reduz os custos e os riscos com armazenamento físico, minimiza a necessidade de impressão de documentos – e, assim, faz cair consideravelmente o vai-e-vem de papéis que podem ser perdidos a qualquer momento – e ainda acelera os processos de criação e revisão de documentos cruciais ao funcionamento da empresa.

Essas funcionalidades são apenas algumas das diversas que estão endossadas por requisitos legais e regulatórios do próprio procedimento de gestão de dados. Em outras palavras, o armazenamento de informações pelo software está respaldado em seus critérios fiscais e jurídicos.

Por fim, contar com um ECM robusto para a organização também traz vantagens às áreas de compliance e prestação de contas, uma vez que sustenta ações de governança e padroniza os documentos de acordo com as políticas de retenção de conteúdo da própria empresa.

Ou seja, é altamente customizável para atender com excelência a todo tipo de negócio que precisa dessa solução.

Ainda tem dúvidas sobre organização documental? Ou quer saber melhor como funciona o ECM? Fale com a gente!

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Esse é apenas um exemplo, entre tantos outros, que pode resultar em problemas ainda maiores. Quer entender melhor como a digitalização registrada pode salvar a sua empresa? Confira este artigo que criamos sobre o assunto!

O novo mundo para a digitalização

Nos últimos anos, empresas de diversos segmentos têm apostado na digitalização de legado como forma de otimizar processos e aumentar a segurança documental. A legislação tem se atualizado para atender questões específicas sobre esse tema, se alinhando às novas tecnologias. E o Decreto nº 10.278/2020 é um desses exemplos.

Com isso, empresas com grandes demandas de documentos físicos têm apostado em uma gestão paperless.  Esse conceito é usado para descrever os métodos pelos quais as empresas podem reduzir custos e aumentar a sua eficiência, transformando os arquivos de papel em informação eletrônica e facilitando a recuperação dos dados, garantindo a integridade e autenticidade. Inclusive, a digitalização é um importante passo para o gerenciamento em nuvem.

Muitas empresas mudaram a forma de trabalhar nos últimos dois anos. Grande parte começou a adotar o modelo híbrido. Essa mudança evidenciou a necessidade de implementação de novas tecnologias no dia a dia administrativo.

Com a digitalização, a busca por informações é muito mais rápida e pode ser feita de qualquer lugar pelo colaborador. E para garantir segurança, além de sistemas contra ataques externos, são criados perfis, concedendo acesso a alguns documentos apenas a pessoas selecionadas

A transformação digital contra prevenção de desastres

Além disso, grandes empresas costumam adotar uma política de prevenção de desastres, a chamada DRP (Disaster Recovery Plan), com o objetivo de, em casos extremos, restabelecer a operação com brevidade, com o menor impacto e com a menor perda de dados possível. Essa política prevê, entre outras medidas, a digitalização dos arquivos físicos.

Reduzir ou eliminar o uso de documentos em papel está no centro das discussões e é essencial para o processo de transformação digital nas empresas.

E não estamos falando de qualquer digitalização…

É importante deixar claro que para que os documentos tenham validade jurídica e estejam de acordo com as legislações vigentes, a resposta está na digitalização registrada!

Trata-se da transferência do documento físico para o meio digital, com o seu registro para guarda permanente e consulta. Eles são preservados como originais e possuem o mesmo valor jurídico.

Por isso é tão importante ter um parceiro para auxiliar nesse processo, uma vez que ele precisa ser minucioso. A Tecfy é uma empresa de transformação digital que ajuda outras empresas de diversos segmentos na digitalização de legado, oferecendo um serviço 100% personalizável.

Quer saber melhor como podemos te ajudar? Entre em contato, sem compromisso, com um de nossos especialistas! Entenda como podemos te ajudar a aumentar a segurança documental enquanto reduz tempo e custos!

Veja também: Documentos no RH: Qual a importância da tecnologia na gestão deles?

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Nesse contexto, um dos processos essenciais a serem contemplados é a gestão documental, dado que administração dos documentos corporativos é um princípio básico da segurança da informação.

Na prática, porém, mesmo que muitas companhias estejam cientes sobre o início da LGPD e sua importância para seu desenvolvimento sustentável, muitas delas estão adiando o início das ações de compliance. Para se ter uma ideia, um levantamento realizado pela ICTS Protiviti, mostrou que 84% das organizações brasileiras não estão preparadas para o cumprimento da nova legislação.

Entre as razões para isso certamente estão as dúvidas sobre o assunto, os desafios relacionados às mudanças na operação e a falta de conhecimento prático em como atender as normais legais.

Ciente disso e pensando em auxiliar as empresas, fizemos este artigo. Acompanhe e descubra como fazer o gerenciamento de documentos em uma organização de acordo com as regras da LGPD.

Principais desafios impostos pela LGPD na gestão de documentos

A Lei Geral de Proteção de Dados contempla tanto a gestão documental online quanto física. Para tanto, devem ser realizados certos procedimentos em relação à coleta, armazenamento e tratamento das informações, de modo com que permaneçam seguras e não exponham clientes e colaboradores.

Diante disso, uma das áreas mais impactadas por esses novos desafios é o RH, visto que o departamento lida diretamente com dados pessoais, os quais se encontram divididos nos ambientes digital e físico.

Um exemplo é a Carteira de Trabalho Digital, a qual levará algum tempo até ser adotada completamente. Ou seja, muitas cópias impressas ainda ficam guardadas na empresa e podem ser expostas a extravios, seja por distrações de funcionários ou processos realizados de modo equivocado.

No ambiente virtual, por sua vez, até mesmo uma impressora conectada à internet pode ser uma brecha para a entrada de hackers. Inclusive, os ataques cibernéticos são cada vez mais sofisticados, volumosos e capazes de trazer prejuízos incalculáveis caso a empresa não possua as ferramentas adequadas para a proteção de dados.

Todos os desafios se tornam ainda maiores, na mesma medida em que é indispensável que sejam superados, graças à proximidade da LGPD e as penalidades relacionadas ao vazamento de informações.

Como a transformação digital contribui para a conformidade na gestão de documentos?

A transformação digital vem atingindo todo o ambiente corporativo, e isso não é diferente quando tratamos de gestão documental. Hoje é possível se valer de tecnologias disruptivas que trazem eficiência, segurança, otimização, integração e redução de custos a esses processos.

Entre elas está o ECM, sigla para Enterprise Content Management, também conhecido no Brasil como Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Por meio dessa plataforma, as organizações podem criar estratégias de coleta, gestão do conteúdo coletado, distribuição e armazenamento de dados e arquivos durante todo seu ciclo de vida, importante nesta tecnologia atentar nos aspectos se segurança da informação, escolhendo uma tecnologia certificado ISO 27001 e ISO 27002.

Seus recursos criam fluxos específicos de trabalho para cada etapa do processo de tratamento. Além disso, definem quem terá acesso à determinadas informações e em qual etapa do seu processamento.

Entre as possibilidades que se abrem com o uso do ECM estão a conexão automática com outras aplicações da empresa, como as de finanças, RH e vendas. Os dados obtidos nos documentos inseridos podem ser extraídos e integrados a outras soluções, reduzindo a circulação de informações críticas entre diferentes áreas e colaboradores, além de minimizar possíveis erros durante o processo.

Veja algumas características do ECM fundamentais para que as organizações consigam se adaptar aos desafios da LGPD:

Controle de acessos

Por meio da autorização restrita para o acesso aos dados, os negócios evitam que haja exposições, sejam elas acidentais ou propositais. É possível, ainda, permitir ou não o download de dados para ambiente local, possibilitando um controle ainda maior das informações corporativas.

Rastreabilidade

Algumas plataformas ECM permitem aos usuários descobrirem quem alterou um dado, quando e por qual motivo. Esse recurso garante que as informações no sistema sejam atualizadas e críveis.

Segurança

Caso algum dispositivo da empresa sofra extravios, as informações documentais estarão armazenadas em segurança na nuvem. Dessa forma, a perda ou vazamento de dados não será consequência dessa situação.

Integração e acessibilidade

A partir da integração proporcionada por um ECM, a gestão documental é otimizada uma vez que todas informações estão centralizadas em uma única plataforma. Além disso, quando necessário, a exclusão de dados ocorre com mais agilidade e eficiência.

Cumprimento de prazos

Como as plataformas ECM controlam automaticamente o ciclo de vida dos documentos, como licenças e certificações de colaboradores, os responsáveis são notificados sempre que determinado documento estiver perto do prazo de validade, permitindo que se tenha tempo hábil para a renovação junto aos órgãos reguladores.

Preservação de documentos

Enquanto alguns documentos podem ser eliminados após períodos específicos, outros devem permanecer ativos ao longo dos anos. Com o uso do ECM, a guarda desses arquivos é mais eficiente, visto que, no ambiente digital não há riscos de perdas ou degradação das informações impressas.

Mantenha-se em conformidade com a Tecfy

A Tecfy oferece uma solução de ECM 100% digital, que oferece os principais recursos para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais.

A plataforma traz consigo módulos de gestão documental, fluxos de trabalho, pesquisa e arquivamento, além de aplicações específicas, como gestão de contratos e gerenciamento de arquivos de outros departamentos.

Entre as vantagens do sistema estão:

• centralização de todos os dados em um único ambiente;
• redução de custos com armazenamento de documentos físicos;
• atende a requisitos legais e regulatórios;
• minimiza a necessidade de impressão e tramitação de papel;
• eleva a produtividade através da padronização dos processos de controle de documentos.

Esses são apenas alguns dos benefícios da solução de ECM disponibilizada pela Tecfy, a qual auxilia os negócios na adequação à LGPD. Quer conhecer todos eles? Então agende uma reunião com um de nossos especialistas agora mesmo!

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No entanto, desde que a humanidade “se entende por gente”, os documentos eram escritos e armazenados em papel, independente se foram escritos à mão ou com máquinas de escrever. Assim como papel e caneta sempre estiveram juntos, as empresas e os documentos também, sendo essenciais para organizar trabalhos, grupos e processos corporativos.

Pelo menos até a chegada da internet e o desenvolvimento de soluções para a digitalização de documentos, substituindo a guarda física de documentos.

Fim da guarda física de documentos: essencial para transformação digital

Muitas empresas e seus responsáveis estão ávidos pela transformação digital e tudo o que ela significa. Milhões de dados, gigabites de informações e automações estão disponíveis para as empresas alavancarem seus negócios, mas muitos se perdem em um dos passos iniciais: Por onde começar?

É impossível pensar em transformação digital se não há todo um processo de digitalização.

Para começar a implementar uma cultura de inovação, precisamos repensar alguns processos, como o arquivamento de documentos físicos. Ao fazê-lo, é possível reduzir a burocracia e seus custos – Afinal, tudo estará há alguns cliques de distância.

A grande virada de chave aqui é a otimização de processos. Ao levar os documentos e arquivos físicos para o mundo virtual, a burocracia é reduzida e se ganha tempo para tarefas mais estratégicas. Também é possível especificar e controlar o acesso à tais arquivos e documentos virtuais, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam abri-los, visualizá-los e/ou editá-los.

Ao utilizarmos a tecnologia a nosso favor, as empresas podem focar nos seus colaboradores e cultivar uma cultura mais humanista, atenta e próxima das pessoas, já que diminuir a burocracia e o uso de papel ajuda não só o meio ambiente, mas também a reter e gerenciar talentos.

Afinal, cada vez menos as pessoas querem trabalhar em ambientes arcaicos, e possibilitar a flexibilidade de encontrar qualquer documento, de qualquer lugar (desde que apropriado) e a qualquer momento, muda paradigmas e permite obter e reter talentos mais facilmente.

Além disso, para as organizações, uma vez que os processos são melhorados, se torna mais simples mensurar os resultados e consequentemente otimizar o desempenho de equipes e departamentos inteiros. A gestão da mudança não é uma tarefa fácil, mas é completamente realizável. As tendências que vemos e as transformações em conjunto com o departamento de RH têm sido responsáveis por melhorar a qualidade de vida de colaboradores e aumentar a produtividade. Sendo assim, o lucro é uma consequência óbvia de um trabalho bem feito.

Com um potencial latente, a transformação digital já é realidade dentro de diversas companhias. Nesse caso, incluímos a digitalização de documentos, já comentada anteriormente como peça-chave. Entretanto, as empresas devem seguir uma série de leis para isso, como é o caso do Decreto Nº 10.278.

Como funciona o Decreto Nº 10.278

O Decreto Nº 10.278, publicado em 18 de março de 2020,  estabelece a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados tenham o mesmo efeito legal dos documentos originais. Ou seja, trata-se de um sinal para o fim da guarda física de documentos.

Os documentos físicos que sejam digitalizados, assim como os produzidos digitalmente, criados por pessoas jurídicas para outras pessoas jurídicas ou físicas, devem assegurar a integridade e a confiabilidade dos documentos, assim como a rastreabilidade e a garantia de qualidade de imagem com textos legíveis.

Um ponto importante é que a assinatura digital com certificação da ICP (Infraestrutura de Chaves Brasileira) atesta a veracidade e integridade dos conteúdos. Depois de seguir todas as diretrizes do novo decreto, é autorizado o descarte do documento original físico, ressalvando aquele que apresente conteúdo de valor histórico, mantendo as cópias digitais que agora possuem valor legal.  

Além disso, o decreto dispõe que o armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

(i) a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
(ii) a indexação de metadados que possibilitem:
(a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
(b) a conferência do processo de digitalização adotado.

No mais, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

A importância da digitalização

Na prática, o decreto 10.278 representa benefícios para as organizações. Afinal, perder documentos pode ser algo tão simples quanto um colaborador que esqueceu de guardar um papel no local certo, quanto um grande incêndio, capaz de destruir todos os arquivos de uma empresa, por exemplo.

Então, a digitalização de tais arquivos físicos é o primeiro passo para garantir que as informações vitais da sua empresa estejam protegidas e sigam as diretrizes para que elas tenham os mesmos efeitos legais.

Porém, no mundo digital também existem ameaças, como vírus e hackers. Dessa maneira, os cuidados digitais diferem um pouco, mas têm o mesmo propósito: proteger as informações.

Ter um bom servidor é importante, mas você também pode contar com grandes servidores na nuvem. Estes, te tiram o custo e a demanda de criar equipes inteiras para cuidar e gerenciar tais servidores físicos, além de não ocupar nenhum espaço na sua empresa.

O departamento de TI, junto a um parceiro especializado pode ajudar a companhia a não ter nenhum problema de compliance e evitar riscos, tanto da perda de tais documentos, quanto multas e encargos por não seguirem as leis e especificações (como a LGPD).

Ainda assim, é melhor prevenir do que remediar. Ter os arquivos, mesmo que sejam apenas os essenciais, digitalizados e salvos na nuvem pode ser um grande fator entre a falência e a prosperidade de um negócio. 

Assim, para se manter relevante no cenário atual de negócios, a tecnologia é e continuará sendo uma das maiores aliadas. Inovar é simplesmente achar um modo melhor de fazer algo, e isso vale do mesmo modo para os processos internos de uma companhia.

Desde o início da admissão de um colaborador, durante toda a sua trajetória na empresa e até mesmo na finalização do contrato de trabalho, é viável facilitar a vida de todos ao diminuir a burocracia através da digitalização de documentos.

Como a TecFy pode ajudar?

A Tecfy tem ampla experiência e expertise em ajudar companhias a serem mais digitais, mais produtivas e mais eficientes. Reduzir os custos se torna uma tarefa fácil quando diminuímos o uso de papeis, impressoras, toners e armazenamento.

A integração com diversas ferramentas facilita ainda mais o dia-a-dia e diminui as horas gastas na procura de um documento qualquer ao mesmo tempo que permite metrificar, analisar e otimizar desempenhos.

Uma vez que os documentos já estejam digitalizados e os processos estejam bem alinhados, a automação se torna viável na sua organização.

Ter um parceiro como a Tecfy ao longo dessa trajetória a caminho da transformação digital pode favorecer a sua empresa, providenciando todo o conhecimento necessário para ajudá-la a descobrir as melhores ferramentas, bem como implementar e gerenciar a digitalização de documentos corporativos.

Fale com um de nossos consultores e dê o primeiro passo para transformar a sua empresa em uma organização paperless. 

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O prazo, inicialmente de dois anos contados a partir da divulgação da portaria, terminaria agora em abril de 2020. No entanto, em 13 de Março de 2020 foi publicada a Portaria Nº 332 que estendeu esse prazo até abril de 2022.

Mesmo prorrogada, as instituições devem ter atenção. De acordo com as normas estabelecidas pela Portaria 315, as IES devem obrigatoriamente migrar todos os documentos relativos às atividades acadêmicas para o meio digital. O objetivo é que as instituições preservem e mantenham as informações dos alunos na nuvem, em um armazenamento confiável, com segurança da informação, acesso restrito e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Neste artigo, falaremos sobre a referida portaria, quais documentos precisam ser digitalizados, quais exigências e critérios que devem ser adotados e como implantar a gestão documental. Confira!

Principais critérios para a digitalização do acervo acadêmico:

As normas da Portaria 315 incluem a digitalização de documentos, o gerenciamento em ambiente digital e a criação de um conselho gestor responsável por elaborar, implementar e acompanhar as políticas de segurança dos dados relativos ao acervo.

É importante ressaltar que o controle dos documentos digitalizados das IES deve ser realizado por um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos e que possua, pelo menos, as seguintes características:

• A base de dados deve ter um gerenciamento adequado, de modo que os documentos acadêmicos digitais sejam preservados;
• Os documentos devem ser indexados de maneira que facilitem a busca e a recuperação no meio digital;
• Possuir metodologias que reproduzam e garantam a preservação dos documentos acadêmicos digitais;
• Adoção do certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Esse certificado vai prover autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado.

A Portaria também determina critérios para conversão e preservação dos documentos, sendo o mais importante referente aos métodos de digitalização, que “devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais”.

Quais documentos devem ser digitalizados?

A Portaria 315 também especifica quais os tipos de documentos que as Instituições de Ensino Superior devem digitalizar, que são os que comprovam a matrícula do aluno, bem como a parte pedagógica e administrativa.

Todos esses documentos devem ser impreterivelmente digitalizados e disponibilizados ao aluno por meio digital.

Gestão Eletrônica de Documentos

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é especialmente tratada na norma: “o acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos”. (artigo 46).

De maneira prática, a GED nada mais é do que administrar documentos no ambiente virtual. Esse método é fundamental para a otimização das rotinas de trabalho e, consequentemente, melhorias para as instituições de ensino.

Veja alguns exemplos de como a GED pode contribuir para a maior produtividade da instituição:

• Maior autonomia ao aluno, pois possibilita que ele mesmo efetue a própria matrícula ou rematrícula por meio do site ou aplicativo da universidade, já que exige somente a anexação dos documentos necessários e a assinatura eletrônica;
• Permite localizar qualquer documento digital mais rapidamente, agilizando o atendimento da comunidade acadêmica;
• Disponibilização de serviços online, já que qualquer documento irá possuir uma versão digital.

Ainda sobre o GED, a Portaria determina que o sistema tenha como características a utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, utilização e gerenciamento adequado da base de dados e método seguro de reprodução do acervo acadêmico digital.

Vantagens da digitalização do acervo acadêmico

Vale ressaltar que o cumprimento dessas regras, além de evitar sanções civis e administrativas, é vantajoso para a instituição de ensino. Confira algumas dessas vantagens!

1. Modernização digital;
2. Redução de custos;
3. Economia de espaço e maior aproveitamento da infraestrutura;
4. Redução do impacto ambiental;
5. Evita perdas e extravios de documentos;
6. Garante segurança, organização e integridades das informações;
7. Maior produtividade dos colaboradores;
8. Automatização de todo o processo de análise documental, tornando-o mais confiável e muito mais rápido;
9. Gestão eletrônica e física de todo o acervo documental
10. Informações mais precisas;
11. Agilidade no atendimento ao aluno.

Prazos e consequências da não adequação

Após abril de 2020, prazo final para a digitalização do acervo acadêmico, a instituição de ensino superior que não cumprir com as regras estabelecidas pela Portaria 315 pode ser processada criminalmente por irregularidade administrativa, sendo sujeita aos efeitos das legislações civil e penal.

Após o término do prazo, as instituições de ensino superior receberão visitas dos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e ações de monitoramento.

Devemos lembrar também que o Diploma Digital é parte obrigatória da Portaria 315 e tem o mesmo prazo de implementação como determina o MEC. No entanto, as IES não podem esperar o prazo caducar para se adaptarem, já que para isso será necessário digitalizar desde a matrícula, incluindo todos os documentos dos alunos. Dessa forma, poderão realizar a expedição e registro do diploma em meio digital, como mandam as portarias 1095/18 e 554/18.

O que fazer se a IES ainda não digitalizou os seus documentos

O desenvolvimento de um programa de digitalização de acervo acadêmico e a implantação de um sistema de gestão documental não faz parte do core business de uma instituição de ensino superior.

Se a instituição de ensino ainda não se adequou as diretrizes do MEC, o primeiro passo é contratar uma empresa especializada em digitalização de documentos e que possua expertise para todas as etapas do processo, fazendo um trabalho de qualidade, focado na organização, segurança e certificação das exigências legais.

Outro ponto que deve ser levado em consideração ao se contratar uma empresa especializada é se certificar que ela possua um software para acervos digitais que atenda integralmente às exigências da Portaria e garanta a autenticidade, confiabilidade, durabilidade e integridade de todas as informações contidas nos documentos originais.

Isso é importante, pois como dissemos anteriormente, as normas do Ministério da Educação estabelecem exigências a serem cumpridas pelas instituições de ensino, e a digitalização do acervo acadêmico poderá ser averiguada a qualquer momento por órgãos e agentes públicos, podendo se sujeitar à avaliação.

Se sua instituição ainda não adotou a digitalização do acervo acadêmico, fique atento! Falta menos de três meses para acabar o prazo de adequação. Fique atento!

Uma necessidade para a Transformação Digital

Como a digitalização de documentos é uma obrigação que tem data para ser implementada, as IES precisam realizar uma migração que obedeça a um planejamento viável, que permita a melhor organização digital dos arquivos.

Além disso, a digitalização de documentos nas IES é um passo além em busca de uma cultura acadêmica moderna, estando totalmente de acordo com a Transformação Digital.

Esse processo agrega valor para a Instituição. A digitalização do acervo acadêmico abre incontáveis oportunidades de melhoria em seus processos internos, beneficiando todo trabalho administrativo e facilitando a interação da IES e sua equipe com os alunos.

A TecFy pode te ajudar!

Conheça a TecFy, uma empresa de tecnologia que atua há quase três décadas no mercado, entregando soluções customizadas às necessidades de cada cliente.

Com profissionais especializados, a TecFy possui uma solução tecnológica desenvolvida para atender integralmente as exigências do MEC, de acordo com a Portaria 315. Quer saber mais como podemos te ajudar com a digitalização do acervo acadêmico de sua instituição de ensino? Entre em contato conosco!

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Mais que isso, gerenciar os documentos é uma demanda das organizações atuais, que precisam se adequar à transformação digital. Como resultado, as atividades são automatizadas e as equipes apresentam melhor desempenho devido à otimização de processos e eliminação dos arquivos impressos.

Talvez você já entenda brevemente o que é esse conceito. Neste post, vamos aprofundá-lo e trazer dicas práticas para ter bons resultados, de acordo com as recomendações do executivo comercial da Tecfy, Felipe Dalossio Teixeira. Quer saber mais? Continue lendo!

O que é a gestão de documentos?

A gestão é um ramo inserido no arquivamento de documentos. Dentro dessa prática, é feita toda a parte administrativa dos papéis organizacionais. Por isso, contempla desde o escaneamento até as fases de armazenamento. O resultado é o aumento da eficácia e a economia no aproveitamento dos recursos.

Em termos mais claros, a gestão documental tem como objetivo garantir a busca rápida dos arquivos necessários à empresa. Portanto, abrange sua elaboração, uso, fluxo e arquivamento em fases corrente e intermediária. No primeiro caso, há utilização frequente. No segundo, a necessidade é menor. De toda forma, ambos devem ser gerenciados.

Para que serve esse processo?

Qualquer documento armazenado de forma inadequada na empresa e sem uma responsável por gerenciá-lo pode gerar a falência do negócio por diferentes motivos, como o vazamento de dados e a falta de comprovação. Estão incluídos aqui:

• notas;
• recibos de pagamento;
• contratos;
• contas;
• guias de impostos.

Em suma, qualquer documento emitido, assinado ou pago desde a abertura da empresa precisa ser bem armazenado. Mais que isso, é necessário usar métodos eficientes e ferramentas adequadas para assegurar o acesso rápido e eficiente.

O objetivo é ter controle e o manuseio correto dos arquivos, além de facilitar sua localização. Tudo isso deve ser embasado em processos bem definidos. Assim, aqueles arquivos denominados intermediários, que são menos utilizados, são armazenados em um local adequado. Esse é o caso do contrato social, por exemplo.

Para alcançar esses propósitos, a gestão dos documentos tem alguns objetivos. Entre eles estão:

• garantir a administração, a produção, a manutenção, o controle, a eficiência e a economia do processo de arquivamento, o que traz mais sustentabilidade aos fluxos de trabalho e a redução do tempo;
• viabilizar a recuperação da informação, por exemplo, por meio de softwares que facilitem a localização e a utilização;
• proteger a memória institucional e os arquivos relevantes para o negócio;
• otimizar o uso dos dados.

Como colocar a gestão de documentos em prática?

A melhor forma de entender o funcionamento dessa prática é conhecer sua diferença para a gestão eletrônica de documentos (GED). Nesse segundo caso, a tecnologia armazena a documentação em uma plataforma 100% online.

Com os metadados da pesquisa, torna-se possível pesquisar qualquer documento inserido e classificado no momento de entrada. Por sua vez, a gestão documental — tecnicamente, Enterprise Content Management (ECM) — é uma evolução do GED.

A diferença é a automatização proporcionada pelo ECM. Desse modo, estão incluídas todas as etapas de aprovações, workflow, requisições, processos, planos de ação e o que mais envolver uma tentativa posterior de armazenamento. Conforme Teixeira, “damos vida ao documento dentro da plataforma”.

Agora que você entendeu as diferenças e o conceito de gestão documental, é necessário conhecer as boas práticas para efetivar na sua empresa. Veja as que listamos a seguir.

Use boas ferramentas tecnológicas

As ferramentas têm como propósito facilitar as rotinas corporativas e aperfeiçoar as tarefas diárias. Ao torná-las mais rápidas, menos papéis são utilizados e as informações armazenadas são acessadas com mais rapidez.

Ao ter essa vantagem, a equipe foca o que é realmente importante, ou seja, as atividades estratégicas, que estão relacionadas ao core business. Para ter uma ideia de como isso é importante, basta saber que os profissionais perdem aproximadamente 1 mês por ano com a procura de informações.

A pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM) ainda destacou que 40% das empresas mantêm arquivos em papel. Com isso, os colaboradores gastam 2 horas por dia procurando informações não digitalizadas. Por fim, a cada 12 segundos é verificada a perda de um documento.

Conte com softwares de qualidade

Um software é necessário para garantir o bom andamento dos processos. Por meio dele, é possível melhorar a produtividade e a segurança das informações. Da mesma forma, os sistemas auxiliam na inserção de datas, a fim de otimizar o processo.

Por meio deles, é possível alcançar a chamada “captura inteligente”. Ela consiste na digitalização automática de documentos e está integrada à diferentes sistemas de gestão. Desse modo, há aumento da produtividade.

Da mesma forma, a implantação garante rastreabilidade e auditoria. A propriedade deixa de ser do colaborador e passa para a empresa. Assim, sempre que é feita uma edição, há possibilidade de monitoramento. O processo respalda a empresa contra qualquer problema.

Alinhe as mudanças com a equipe

Os colaboradores precisam estar alinhados às modificações realizadas pela empresa. A partir do momento que o gerenciamento de documentos é estabelecido, torna-se necessário informar toda a equipe para garantir um fluxo de trabalho eficiente.

Para isso, é importante informar por que a gestão de documentos é relevante, como as etapas serão executadas e de que forma deverá ser colocada em prática. Além desse alinhamento, vale a pena informar como usar o software para garantir a eficiência dos processos.

Perceba que qualquer mudança deve ser tratada com bastante cuidado. Afinal, o colaborador já executa sua função de determinada maneira durante muito tempo — e alterá-la pode ser bastante difícil. No entanto, a explicação auxilia no convencimento.

“É preciso chegar com bastante cautela, mostrando a ele que a qualidade do trabalho dele vai mudar. Aquele trabalho manual que ele fazia de procurar um documento dentro de um arquivo central, por exemplo, muda. A partir da gestão documental, ele terá acesso de qualquer lugar que estiver. Consequentemente, isso traz ganho de qualidade de vida”, ressalta Teixeira.

Em relação ao gestor, há mais visibilidade dos processos empresariais. Isso torna sua visão mais ampla. Um exemplo é o Business Intelligence (BI), que oferece a gestão dos processos que acontecem na empresa em um gráfico de pizza ou de barra. Isso leva o gestor a tomar decisões de modo mais eficiente e eficaz, destaca ainda o executivo comercial da Tecfy.

Faça backups

As cópias de segurança são fundamentais para evitar a perda de documentos. A gestão documental prevê a realização de backups diários, incrementais e full. O primeiro, como o nome indica, é realizado todos os dias.

O segundo, por sua vez, salvam apenas as alterações realizadas nos arquivos e asseguram o armazenamento das mais atuais. Por fim, os últimos são aqueles executados de forma completa todas as vezes. Ao trabalhar esses três modelos, não ocorre nenhum problema para a empresa, mesmo que aconteça o pior dos cenários.

Quais são as ferramentas necessárias?

O primeiro passo é ter uma plataforma própria para armazenamento da documentação. É importante que ela seja otimizada para se caracterizar como ECM, em vez de GED. Da mesma forma, deve-se evitar o uso de planilhas em Excel, nas quais o conceito fica armazenado dentro da máquina de um usuário específico.

Conforme destaca Teixeira, “se um dia a planilha se perder, se o HD der defeito ou um funcionário excluir a planilha sem querer, ou algo do tipo, perde-se todo o trabalho realizado. Há também uma tabela feita manualmente, que pode ser colocada dentro de um arquivo central nas empresas, mas essa é uma forma pouco profissional”.

Diante da grande oferta de softwares no mercado, é necessário avaliar aqueles com melhor custo-benefício. É preciso garantir o atendimento das demandas da transformação digital. Por isso, é importante considerar os seguintes critérios para a plataforma:

• oferta de informações de qualidade;
• suporte no manuseamento;
• existência 100% nacional;
• acesso fácil e amigável.

Desse modo, é necessário oferecer o respaldo para o trabalho de gestão diária dos documentos. “Todo treinamento, toda especificação técnica, todo documento de entrega no momento em que se finaliza um projeto, tudo isso faz parte da qualidade de uma plataforma”, ressalta.

Quais as vantagens da gestão de documentos?

Esse gerenciamento é mais efetivo quando é utilizada uma plataforma para gerir todos os processos e documentos existentes na empresa. Com uma solução adequada, por exemplo, é possível para a diretoria escalar o atraso na realização de um documento. Desse modo, o controle se torna mais correto e capaz de acompanhar os processos diários.

Em outras palavras, é possível fazer a rastreabilidade, visualizar todo o processo e entender onde está parado. Dessa maneira, o resultado é o ganho de qualidade e de produtividade no dia a dia do colaborador.

Além dessas vantagens, existem outras questões a destacar. Conheça as principais!

Aumento da segurança

A gestão de arquivos oferece os backups, que asseguram o controle, a rastreabilidade e a segurança dos documentos. Sempre que uma versão é modificada, as alterações se tornam acessíveis. Da mesma forma, uma plataforma completa realiza testes exaustivos e necessários para evitar problemas de proteção.

Nesse caso, quando é abordado o cloud server — ou seja, quando a solução adquirida pelo cliente fica armazenada dentro da infraestrutura da própria empresa —, o provedor do serviço se torna responsável pela gestão. Isso fica destacado em contrato, a fim de preservar a informação que consta no sistema.

Otimização do tempo e redução de custos

As questões operacionais, o retrabalho e o tempo de pesquisa são aspectos significativos. Com a ECM, são reduzidos — o que diminui o gasto de tempo e dinheiro. Da mesma forma, o colaborador consegue acessar o arquivo quando necessário a partir de um dispositivo com acesso à internet.

Assim, ele aprova um documento e analisa o risco de determinada ação, define o que fazer, apresenta orçamentos e faz o que mais for necessário. Com isso, o custo operacional é reduzido de maneira relevante.

Simplificação de procedimentos

A transferência de propriedade dos documentos do colaborador para a empresa torna os processos mais simples e fluidos. O profissional deixa de se preocupar com possíveis edições e assegura o bom andamento dos procedimentos adotados. Como resultado, há padronização e cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Com todas essas informações, fica claro por que todas as empresas precisam adotar a gestão de documentos para se adequarem às novas necessidades da transformação digital. Essa é uma forma de conquistar vantagem competitiva e simplificar o workflow, que se traduzirá em melhoria dos resultados.

Achou interessantes os benefícios da ECM? Entre em contato com a Tecfy e entenda como o nosso serviço end to end abrange desde a implementação da plataforma até a realização ágil dos projetos por meio de uma consultoria completa.

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Além de solucionar os problemas de espaço físico de muitas instituições de ensino superior (IES) e elevar a segurança de informações importantes, essa estratégia é imprescindível do ponto de vista legal.

Com efeito, é necessário implementar a digitalização para se adequar à Portaria 315 do MEC (Ministério da Educação), que atualiza a antiga Portaria 22, vigente desde dezembro de 2017.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais informações acerca da digitalização do acervo acadêmico, abordando suas vantagens e a melhor forma de preparar a sua instituição. Boa leitura!

Quais as vantagens da digitalização do acervo acadêmico?

Ao considerarmos que o objetivo central do MEC é assegurar a digitalização do acervo acadêmico de todas as IESs, podemos concluir que a utilização de um sistema de gestão torna-se absolutamente fundamental, gerando, ainda, outras vantagens, como mostramos abaixo.

Maior facilidade de acesso a informações

A organização dos dados e a facilidade do acesso contribuem para agilizar os diferentes processos da instituição, desde as análises financeiras até o atendimento aos alunos.

Com efeito, o acesso a dados relevantes é, ainda hoje, uma das maiores dificuldades em muitas IESs. Os estudantes nem sempre conseguem obter acesso aos dados de que precisam e como gostariam.

A partir da digitalização do acervo acadêmico, porém, esse contexto muda substancialmente, à medida que acessos instantâneos e múltiplos a documentos e outras informações passam a ser possíveis e, também, a seguir políticas de conformidade e segurança.

O sistema de gestão funciona, entre outros elementos, como um registro e gerenciamento de acervos, simplificando a organização e a circulação de exemplares, com seus dados devidamente integrados aos processos educacionais e administrativos.

Isso é benéfico, também, aos funcionários, podendo refletir em diminuição de erros e redução de custos.

Integração de dados

Todas as instituições produzem diariamente grandes quantidades de informação. Se incluirmos os ciclos anuais, então, o volume fica ainda maior. Parte considerável desses dados, tais como matrículas realizadas e históricos de alunos, é muito importante aos mais variados setores, como a administração e o atendimento.

Ao implementar um software capaz de atender às especificidades da sua instituição, você conseguirá viabilizar uma integração perfeita de dados. Desse modo, não será mais necessário aguardar um setor usar determinado documento antes de repassá-lo a outros departamentos. Os processos e as comunicações, portanto, podem ocorrer simultaneamente.

Mais segurança

Por mais organizado que um ambiente de trabalho seja, não há como evitar o detrimento de alguns papéis ou, inclusive, a perda de documentos. Afinal, quanto maior a quantidade de itens, tanto maiores serão os riscos.

Quando, porém, os documentos são digitalmente realocados, deixa de haver o risco de eles serem perdidos ou extraviados. Ademais, a instituição de ensino superior elimina quaisquer possibilidades de deterioração de seus documentos.

Nesse sentido, é altamente recomendável implementar um sistema que integre a gestão acadêmica e a administrativa, garantindo, por exemplo, uma boa captação de alunos, gestão de diários de classe, além de gestão de RH, fiscal e contábil.

Otimização de espaços físicos

Antigamente, as IESs sofriam com a existência de muitos papéis em pouco espaço. Por mais qualificadas que fossem as suas estruturas, em algum momento, elas passavam a não suportar a quantidade de informações geradas.

A digitalização de documentos e a inovação tecnológica, por outro lado, viabiliza uma solução definitiva desse problema. Com a eliminação de fichas e outros papéis, os espaços físicos são naturalmente otimizados. Isso se torna, também, uma importante vantagem competitiva, uma vez que salas anteriormente ocupadas por documentos podem ser usadas pelo setor acadêmico.

Aumento da produtividade

Não são poucas as IESs que têm o seu atendimento prejudicado devido à dificuldade no acesso a dados relevantes, o que influencia diretamente a experiência de seus estudantes.

Entretanto, a digitalização do acervo acadêmico representa uma excelente solução para aumentar a produtividade dos seus colaboradores — tanto em termos de atendimento (que se torna mais dinâmico) quanto na disponibilização de outros serviços.

Caso se opte pela implementação de ensino a distância (EAD), por exemplo, as atividades de sua equipe podem ser facilitadas pelos sistemas online. Tenha em mente que o Decreto 9.235/2017 determina que todas as IESs devem realizar a digitalização de seus acervos acadêmicos até o ano-limite de 2020, conforme detalharemos mais abaixo.

Se este for o seu caso, convém não perder mais tempo, pois, para se adequar às determinações legais e dispor de todos os benefícios apresentados, é crucial utilizar um software especialmente desenvolvido para a realização eficaz da gestão de documentos do seu acervo acadêmico.

Como a IES deve se preparar para esse processo?

O prazo destinado para a adequação é perfeitamente viável, desde que, é claro, você recorra a bons fornecedores e desenvolva um projeto consistente para a migração dos arquivos. Quando chega essa hora, é natural surgirem algumas dúvidas acerca de quais as melhores formas de se preparar, sobretudo quanto às dificuldades orçamentárias.

Em primeiro lugar, é indispensável elaborar um planejamento que envolva todas as fases da modificação. Listar os processos é um bom exemplo de por onde começar, pois, dessa maneira, você terá clareza sobre demandas, recursos e métodos necessários.

Outra boa ideia pode ser encontrada na criação de um comitê gestor voltado à elaboração, implementação e acompanhamento de uma política de segurança para proteger, em sua totalidade, o seu acervo acadêmico.

O ideal é que esse grupo fique atento, também, a todas as requisições legais, a fim de tomar as medidas adequadas para que elas sejam devidamente cumpridas. Lembre-se de contar com suporte tecnológico de qualidade, isto é, que permita a realização de procedimentos que não ofereçam riscos aos documentos.

Atentar à legislação

A Portaria 315, que passou a vigorar em 2018 (complementando o Decreto 9.235), surgiu para substituir, conforme mencionado, a Portaria 22. Os legisladores não realizaram grandes mudanças; sem embargo, ela institui a “Política de Guarda e Manutenção de Acervos Acadêmicos”, sob a incumbência das IESs.

Dessa forma, surgiu a necessidade de implementar o “Plano de Classificação” dos documentos, para organizar os arquivos digitais e físicos, bem como a chamada “Tabela de Temporalidade”, que garante a prescrição administrativa e legal dos arquivos nas etapas em que se encontrarem (permanente, intermediário e corrente).

A nova Portaria teve sua publicação oficial no mês de abril de 2018, e as instituições de ensino superior têm até abril de 2020 (isto é, 24 meses) para implementar a digitalização do acervo acadêmico

Por que contar com um sistema de gestão documental?

É de importância capital compreender que a digitalização do acervo acadêmico representa mudanças sensíveis e complexas, podendo causar grandes impactos na IES.

De fato, é difícil supor que um time de desenvolvimento de uma instituição de ensino superior consiga fazer, por si só, a migração dentro do prazo estipulado. Nesse sentido, a Tecfy oferece soluções confiáveis, a partir de profissionais conhecedores da legislação e com experiência amplamente reconhecida na entrega de soluções para a gestão acadêmica.

A partir de uma solução 100% web, a Tecfy permite que você:

·        utilize a certificação digital, conforme descrita em lei, visando assegurar a validade jurídica, a integridade e a autenticidade do acervo;

·        empregue uma metodologia de reprodução que garanta a proteção e a preservação do acervo;

·        use um método de indexação que simplifica a recuperação de arquivos digitais;

·        gerencie uma base de dados pertinente à preservação do acervo.

Entre em contato conosco e conheça as melhores soluções para realizar uma migração eficaz e segura!

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Contudo, a medida que essas novas formas de relação se transformam, dúvidas começam a surgir, afinal, hoje temos a chamada assinatura digital e também a assinatura eletrônica, ambas apresentadas como soluções para a firma de documentos.

Então, qual a diferença entre essas duas tecnologias e, principalmente, qual a correta para utilizar no seu caso? Vamos responder a essas perguntas nas linhas abaixo. Confira!

O que é assinatura eletrônica?

Podemos chamar de assinatura eletrônica todo e qualquer método utilizado para assinar de forma digital um documento eletrônico. É muito semelhante ao método comum no papel, só que feito em um meio digital.

Para que se possa ter um valor legal perante a justiça, com status de uma assinatura tradicional, são necessários três elementos essenciais:

• registro da assinatura;
• identificação e autenticação do autor da assinatura;
• comprovação da integridade do documento assinado.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica, ou seja, está dentro desse conceito. Ela é realizada por meio de uma operação matemática, utilizando-se de criptografia.

Dessa forma, garante-se a origem e integridade do documento, pois a chave criptográfica gerada pela assinatura permite identificar qualquer alteração no arquivo, evitando tentativas de fraude ou manipulação.

Sendo assim, caso o documento seja alterado, a assinatura torna-se automaticamente inválida, protegendo o autor da firma.

Quais são as diferenças entre elas?

Como você pode observar logo acima, não existem diferenças diretas entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital além do meio pelo qual elas são computadas, uma vez que a segunda é uma tecnologia que está contida dentro do conceito apresentado no primeiro tópico.

Assim como a assinatura digital se apresenta como uma possibilidade na hora de garantir a autenticidade de documentos assinados digitalmente, também existem vários outros. Além disso, as tecnologias continuam evoluindo no sentido de buscar cada vez mais segurança e transparência.

Quais as vantagens de usar assinatura digital?

Uma solução de assinatura digital pode ser uma ótima forma de poupar tempo e garantir a procedência de documentos emitidos por uma empresa, além de reduzir custos com a impressão e registro em cartórios. Outras vantagens são:

• mais segurança — criptografia evita fraudes;
• uso de par de chaves — invalida a utilização da assinatura por quem não é autorizado;
• meio de validação simples — é rápida a verificação de autenticidade de qualquer documento.

Por que utilizar a assinatura digital?

Em pleno era da transformação digital, imprimir e assinar centenas de documentos não é um processo simples e que, além disso, pode-se mostrar muito custoso com o tempo — fora os custos de registro, ainda há o ônus com armazenamento, por exemplo.

A assinatura digital se mostra uma ótima alternativa em termos de segurança, redução de custos e agilidade, já que poucos cliques podem gerar um novo documento assinado e blindado contra alterações.

Uma boa forma de complementar o conhecimento apresentado neste post é lendo o nosso conteúdo sobre solução em assinatura digital. Não deixe de ler!

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A perda de documentos, tempo gasto buscando por papeis perdidos em meio a pilhas e mais pilhas de pastas pode trazer alguns sérios problemas, como sanções fiscais e multas devido a questões com os órgãos fiscalizadores.

Neste post, vamos falar um pouco mais sobre a importância da organização de arquivos e dar algumas dicas de como você pode organizar melhor todos os documentos que são gerados em sua empresa. Continue conosco e boa leitura!

A necessidade da organização de arquivos

É comum vermos, dentro das empresas, colaboradores perdendo um tempo precioso em busca de documentos e arquivos, geralmente, por falta de organização. Em plena era digital, isso é quase surreal, mas é algo normal para muitas companhias.

Empresas competitivas e bem colocadas no mercado apresentam um ponto em comum, elas são muito bem organizadas internamente, com a gestão de suas rotinas administrativas e não costumam perder tempo com desorganização.

Isso acontece porque elas sabem que extravios e perdas de documentos podem gerar queda de desempenhos e ineficiência em suas ações, prejuízos fiscais ou trabalhistas, buscando dessa forma, maneiras de manter uma organização impecável.

As 5 dicas essenciais para uma boa organização de arquivos

Separamos algumas dicas rápidas, porém, valiosas, para auxiliar você na jornada em busca de uma melhor organização de seus arquivos. Veja!

1. Digitalize os documentos

Em plena era da transformação digital, não há mais espaço para os grandes arquivos de ferro com milhares de pastas e documentos. Mesmo que ainda existam algumas necessidades na manutenção de arquivos físicos, a regra é a digitalização.

São várias as vantagens, desde o rápido acesso, muito menos demanda por espaço e a possibilidade de realizar as cópias de segurança, ou backups, evitando que tais arquivos venham a ser perdidos.

2. Categorize pastas e subpastas

Outro ponto fundamental para uma boa organização de arquivos é a categorização de pastas por assuntos, o que facilita, e muito, uma busca manual. Por exemplo, pode-se dividir e categorizar colaboradores, clientes, departamentos e outros tipos.

3. Mantenha a indexação

Organizar documentos também exige planejamento e um dos pontos a ser estudado é a indexação, ou a criação de um índice padronizado que auxilie a busca rápida, afinal, não basta apenas digitalizar documentos se não há um padrão de nomenclatura.

Um exemplo é a utilização de um formato alfanumérico em conjunto com uma descrição rápida e ano e mês de criação do arquivo. Dessa forma, encontrar documentos se torna mais simples.

4. Utilize a nuvem

A nuvem é algo que ganhou muito destaque nos últimos anos pela facilidade em usufruir de uma infraestrutura de TI sem a demanda de manutenção. Você economiza na compra de equipamentos e garante ótimos serviços.

A maioria dos fornecedores dessas soluções conta com um alto nível de confiabilidade e segurança, sendo que não é preciso se preocupar em manter os arquivos em outro ambiente.

5. Indique a data de descarte

Os documentos têm prazos de armazenamento, sendo que, após o vencimento, já não é necessário mantê-los acessíveis.

Existem duas possibilidades, o descarte, uma vez que não serão mais utilizados, ou a compilação em arquivos comprimidos que utilizam menos espaço, caso a empresa se preocupe em manter um histórico geral.

A organização de arquivos pode fazer uma diferença real em seus processos administrativos, gerando uma maior produtividade, uma vez que seus colaboradores deixam de perder tempo buscando por documentos.

Falando nisso, temos um post especial que pode ser de seu interesse. Acesse para entender o que é compliance de documento e saiba como implementá-lo em sua empresa!

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A importância desse termo se intensificou após a promulgação da lei 12.846/2013, que traz a responsabilização administrativa e civil para as organizações que praticarem qualquer ato contra a Administração Pública.

Dentro desse contexto, é preciso aplicar o conceito de compliance de documento de modo a evitar riscos e, para isso, é necessário entender esse termo. Continue conosco e entenda mais sobre o assunto!

O que é compliance de documento?

O termo compliance vem do verbo comply, do inglês, que significa agir conforme as regras. Ou seja, podemos dizer que o conceito tem como cerne o ajuste harmonizado com as leis e regulamentos internos e externos.

Sendo assim, por meio da aplicação do compliance, sua empresa fica blindada contra infrações, detectando e sanando qualquer inconformidade que possa existir em seus processos e que possa colidir com a legislação vigente.

Dentre as vantagens da aplicação do compliance de documento podemos citar:

• prevenção de fraudes;
• auditoria de processos;
• adequação aos processos legais;
• gestão e controle de documentos;
• redução de riscos.

Como implementar o compliance de documento?

Estamos vivendo na era da transformação digital e existem diversas ferramentas que podem nos auxiliar nas mais diferentes tarefas. No caso da implementação do compliance de documento não é diferente.

O primeiro passo para atingir esse objetivo é, com certeza, transferir boa parte dessa documentação para um ambiente digital, no qual possa ser gerido de forma mais simples e prática. A circulação eletrônica de informação facilita a gestão e também aumenta a produtividade.

O segundo passo é a realização de treinamentos com o intuito de disseminar a nova política de compliance aos colaboradores e incutir em cada um deles a importância de uma cultura de boa gestão dos documentos, salientando os impactos negativos que a falta de conformidade pode trazer para a empresa.

Por último, é preciso criar um modelo de armazenamento, para o qual todos os documentos importantes que circulam pela empresa possam ser guardados durante o tempo determinado pela legislação.

Qual a importância da tecnologia nesse processo?

Dentro de qualquer organização temos diversos documentos muito importantes circulando a todo tempo entre as seções da empresa, como alvarás, guias de recolhimento de impostos, notas fiscais e muitos outros.

A circulação de todos esses documentos em vias físicas não é salubre e não contribui para a produtividade, já que apenas organizar todos esses papéis já custa um bom tempo de trabalho, reduzindo a capacidade produtiva dos colaboradores.

A aplicação da tecnologia é fundamental para a digitalização de boa parte dessa documentação, assim como a inserção em ferramentas que permitam a sua distribuição entre os encarregados e visualização pelos usuários com acesso liberado.

Além disso, a utilização da tecnologia evita uma série de problemas, como:

• custos de impressão;
• extravio de documentos;
• insalubridade do local de trabalho;
• desorganização.

Por conta disso, para aplicar com sucesso o compliance de documento, é fundamental investir em ferramentas tecnológicas que facilitem a gestão e tragam maior eficiência ao mesmo tempo que garantem a conformidade.

Chegamos ao final deste post e esperamos que ele possa ter ajudado você a entender o que é o compliance de documento, sua importância para as organizações hoje e o papel das tecnologias para aplicação desse conceito.

Quer entender como melhorar o armazenamento de seus documentos? Confira nosso próximo post!

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