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Para organizar os processos empresariais e alcançar eficiência, é preciso fazer a gestão de documentos. A prática consiste em gerenciar as informações de modo seguro e eficaz. Assim, os fluxos de trabalho se tornam mais fluidos e a produtividade é aumentada.
Mais que isso, gerenciar os documentos é uma demanda das organizações atuais, que precisam se adequar à transformação digital. Como resultado, as atividades são automatizadas e as equipes apresentam melhor desempenho devido à otimização de processos e eliminação dos arquivos impressos.
Talvez você já entenda brevemente o que é esse conceito. Neste post, vamos aprofundá-lo e trazer dicas práticas para ter bons resultados, de acordo com as recomendações do executivo comercial da Tecfy, Felipe Dalossio Teixeira. Quer saber mais? Continue lendo!
O que é a gestão de documentos?
A gestão é um ramo inserido no arquivamento de documentos. Dentro dessa prática, é feita toda a parte administrativa dos papéis organizacionais. Por isso, contempla desde o escaneamento até as fases de armazenamento. O resultado é o aumento da eficácia e a economia no aproveitamento dos recursos.
Em termos mais claros, a gestão documental tem como objetivo garantir a busca rápida dos arquivos necessários à empresa. Portanto, abrange sua elaboração, uso, fluxo e arquivamento em fases corrente e intermediária. No primeiro caso, há utilização frequente. No segundo, a necessidade é menor. De toda forma, ambos devem ser gerenciados.
Para que serve esse processo?
Qualquer documento armazenado de forma inadequada na empresa e sem uma responsável por gerenciá-lo pode gerar a falência do negócio por diferentes motivos, como o vazamento de dados e a falta de comprovação. Estão incluídos aqui:
- notas;
- recibos de pagamento;
- contratos;
- contas;
- guias de impostos.
Em suma, qualquer documento emitido, assinado ou pago desde a abertura da empresa precisa ser bem armazenado. Mais que isso, é necessário usar métodos eficientes e ferramentas adequadas para assegurar o acesso rápido e eficiente.
O objetivo é ter controle e o manuseio correto dos arquivos, além de facilitar sua localização. Tudo isso deve ser embasado em processos bem definidos. Assim, aqueles arquivos denominados intermediários, que são menos utilizados, são armazenados em um local adequado. Esse é o caso do contrato social, por exemplo.
Para alcançar esses propósitos, a gestão dos documentos tem alguns objetivos. Entre eles estão:
- garantir a administração, a produção, a manutenção, o controle, a eficiência e a economia do processo de arquivamento, o que traz mais sustentabilidade aos fluxos de trabalho e a redução do tempo;
- viabilizar a recuperação da informação, por exemplo, por meio de softwares que facilitem a localização e a utilização;
- proteger a memória institucional e os arquivos relevantes para o negócio;
- otimizar o uso dos dados.
Como colocar a gestão de documentos em prática?
A melhor forma de entender o funcionamento dessa prática é conhecer sua diferença para a gestão eletrônica de documentos (GED). Nesse segundo caso, a tecnologia armazena a documentação em uma plataforma 100% online.
Com os metadados da pesquisa, torna-se possível pesquisar qualquer documento inserido e classificado no momento de entrada. Por sua vez, a gestão documental — tecnicamente, Enterprise Content Management (ECM) — é uma evolução do GED.
A diferença é a automatização proporcionada pelo ECM. Desse modo, estão incluídas todas as etapas de aprovações, workflow, requisições, processos, planos de ação e o que mais envolver uma tentativa posterior de armazenamento. Conforme Teixeira, “damos vida ao documento dentro da plataforma”.
Agora que você entendeu as diferenças e o conceito de gestão documental, é necessário conhecer as boas práticas para efetivar na sua empresa. Veja as que listamos a seguir.
Use boas ferramentas tecnológicas
As ferramentas têm como propósito facilitar as rotinas corporativas e aperfeiçoar as tarefas diárias. Ao torná-las mais rápidas, menos papéis são utilizados e as informações armazenadas são acessadas com mais rapidez.
Ao ter essa vantagem, a equipe foca o que é realmente importante, ou seja, as atividades estratégicas, que estão relacionadas ao core business. Para ter uma ideia de como isso é importante, basta saber que os profissionais perdem aproximadamente 1 mês por ano com a procura de informações.
A pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM) ainda destacou que 40% das empresas mantêm arquivos em papel. Com isso, os colaboradores gastam 2 horas por dia procurando informações não digitalizadas. Por fim, a cada 12 segundos é verificada a perda de um documento.
Conte com softwares de qualidade
Um software é necessário para garantir o bom andamento dos processos. Por meio dele, é possível melhorar a produtividade e a segurança das informações. Da mesma forma, os sistemas auxiliam na inserção de datas, a fim de otimizar o processo.
Por meio deles, é possível alcançar a chamada “captura inteligente”. Ela consiste na digitalização automática de documentos e está integrada à diferentes sistemas de gestão. Desse modo, há aumento da produtividade.
Da mesma forma, a implantação garante rastreabilidade e auditoria. A propriedade deixa de ser do colaborador e passa para a empresa. Assim, sempre que é feita uma edição, há possibilidade de monitoramento. O processo respalda a empresa contra qualquer problema.
Alinhe as mudanças com a equipe
Os colaboradores precisam estar alinhados às modificações realizadas pela empresa. A partir do momento que o gerenciamento de documentos é estabelecido, torna-se necessário informar toda a equipe para garantir um fluxo de trabalho eficiente.
Para isso, é importante informar por que a gestão de documentos é relevante, como as etapas serão executadas e de que forma deverá ser colocada em prática. Além desse alinhamento, vale a pena informar como usar o software para garantir a eficiência dos processos.
Perceba que qualquer mudança deve ser tratada com bastante cuidado. Afinal, o colaborador já executa sua função de determinada maneira durante muito tempo — e alterá-la pode ser bastante difícil. No entanto, a explicação auxilia no convencimento.
“É preciso chegar com bastante cautela, mostrando a ele que a qualidade do trabalho dele vai mudar. Aquele trabalho manual que ele fazia de procurar um documento dentro de um arquivo central, por exemplo, muda. A partir da gestão documental, ele terá acesso de qualquer lugar que estiver. Consequentemente, isso traz ganho de qualidade de vida”, ressalta Teixeira.
Em relação ao gestor, há mais visibilidade dos processos empresariais. Isso torna sua visão mais ampla. Um exemplo é o Business Intelligence (BI), que oferece a gestão dos processos que acontecem na empresa em um gráfico de pizza ou de barra. Isso leva o gestor a tomar decisões de modo mais eficiente e eficaz, destaca ainda o executivo comercial da Tecfy.
Faça backups
As cópias de segurança são fundamentais para evitar a perda de documentos. A gestão documental prevê a realização de backups diários, incrementais e full. O primeiro, como o nome indica, é realizado todos os dias.
O segundo, por sua vez, salvam apenas as alterações realizadas nos arquivos e asseguram o armazenamento das mais atuais. Por fim, os últimos são aqueles executados de forma completa todas as vezes. Ao trabalhar esses três modelos, não ocorre nenhum problema para a empresa, mesmo que aconteça o pior dos cenários.
Quais são as ferramentas necessárias?
O primeiro passo é ter uma plataforma própria para armazenamento da documentação. É importante que ela seja otimizada para se caracterizar como ECM, em vez de GED. Da mesma forma, deve-se evitar o uso de planilhas em Excel, nas quais o conceito fica armazenado dentro da máquina de um usuário específico.
Conforme destaca Teixeira, “se um dia a planilha se perder, se o HD der defeito ou um funcionário excluir a planilha sem querer, ou algo do tipo, perde-se todo o trabalho realizado. Há também uma tabela feita manualmente, que pode ser colocada dentro de um arquivo central nas empresas, mas essa é uma forma pouco profissional”.
Diante da grande oferta de softwares no mercado, é necessário avaliar aqueles com melhor custo-benefício. É preciso garantir o atendimento das demandas da transformação digital. Por isso, é importante considerar os seguintes critérios para a plataforma:
- oferta de informações de qualidade;
- suporte no manuseamento;
- existência 100% nacional;
- acesso fácil e amigável.
Desse modo, é necessário oferecer o respaldo para o trabalho de gestão diária dos documentos. “Todo treinamento, toda especificação técnica, todo documento de entrega no momento em que se finaliza um projeto, tudo isso faz parte da qualidade de uma plataforma”, ressalta.
Quais as vantagens da gestão de documentos?
Esse gerenciamento é mais efetivo quando é utilizada uma plataforma para gerir todos os processos e documentos existentes na empresa. Com uma solução adequada, por exemplo, é possível para a diretoria escalar o atraso na realização de um documento. Desse modo, o controle se torna mais correto e capaz de acompanhar os processos diários.
Em outras palavras, é possível fazer a rastreabilidade, visualizar todo o processo e entender onde está parado. Dessa maneira, o resultado é o ganho de qualidade e de produtividade no dia a dia do colaborador.
Além dessas vantagens, existem outras questões a destacar. Conheça as principais!
Aumento da segurança
A gestão de arquivos oferece os backups, que asseguram o controle, a rastreabilidade e a segurança dos documentos. Sempre que uma versão é modificada, as alterações se tornam acessíveis. Da mesma forma, uma plataforma completa realiza testes exaustivos e necessários para evitar problemas de proteção.
Nesse caso, quando é abordado o cloud server — ou seja, quando a solução adquirida pelo cliente fica armazenada dentro da infraestrutura da própria empresa —, o provedor do serviço se torna responsável pela gestão. Isso fica destacado em contrato, a fim de preservar a informação que consta no sistema.
Otimização do tempo e redução de custos
As questões operacionais, o retrabalho e o tempo de pesquisa são aspectos significativos. Com a ECM, são reduzidos — o que diminui o gasto de tempo e dinheiro. Da mesma forma, o colaborador consegue acessar o arquivo quando necessário a partir de um dispositivo com acesso à internet.
Assim, ele aprova um documento e analisa o risco de determinada ação, define o que fazer, apresenta orçamentos e faz o que mais for necessário. Com isso, o custo operacional é reduzido de maneira relevante.
Simplificação de procedimentos
A transferência de propriedade dos documentos do colaborador para a empresa torna os processos mais simples e fluidos. O profissional deixa de se preocupar com possíveis edições e assegura o bom andamento dos procedimentos adotados. Como resultado, há padronização e cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Com todas essas informações, fica claro por que todas as empresas precisam adotar a gestão de documentos para se adequarem às novas necessidades da transformação digital. Essa é uma forma de conquistar vantagem competitiva e simplificar o workflow, que se traduzirá em melhoria dos resultados.
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