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Boa parte das empresas não dá a devida importância para a organização de arquivos, o que é um erro grave, uma vez que qualquer companhia gera uma quantidade enorme de informações todos os dias e isso pode virar um problema em pouco tempo.
A perda de documentos, tempo gasto buscando por papeis perdidos em meio a pilhas e mais pilhas de pastas pode trazer alguns sérios problemas, como sanções fiscais e multas devido a questões com os órgãos fiscalizadores.
Neste post, vamos falar um pouco mais sobre a importância da organização de arquivos e dar algumas dicas de como você pode organizar melhor todos os documentos que são gerados em sua empresa. Continue conosco e boa leitura!
A necessidade da organização de arquivos
É comum vermos, dentro das empresas, colaboradores perdendo um tempo precioso em busca de documentos e arquivos, geralmente, por falta de organização. Em plena era digital, isso é quase surreal, mas é algo normal para muitas companhias.
Empresas competitivas e bem colocadas no mercado apresentam um ponto em comum, elas são muito bem organizadas internamente, com a gestão de suas rotinas administrativas e não costumam perder tempo com desorganização.
Isso acontece porque elas sabem que extravios e perdas de documentos podem gerar queda de desempenhos e ineficiência em suas ações, prejuízos fiscais ou trabalhistas, buscando dessa forma, maneiras de manter uma organização impecável.
As 5 dicas essenciais para uma boa organização de arquivos
Separamos algumas dicas rápidas, porém, valiosas, para auxiliar você na jornada em busca de uma melhor organização de seus arquivos. Veja!
1. Digitalize os documentos
Em plena era da transformação digital, não há mais espaço para os grandes arquivos de ferro com milhares de pastas e documentos. Mesmo que ainda existam algumas necessidades na manutenção de arquivos físicos, a regra é a digitalização.
São várias as vantagens, desde o rápido acesso, muito menos demanda por espaço e a possibilidade de realizar as cópias de segurança, ou backups, evitando que tais arquivos venham a ser perdidos.
2. Categorize pastas e subpastas
Outro ponto fundamental para uma boa organização de arquivos é a categorização de pastas por assuntos, o que facilita, e muito, uma busca manual. Por exemplo, pode-se dividir e categorizar colaboradores, clientes, departamentos e outros tipos.
3. Mantenha a indexação
Organizar documentos também exige planejamento e um dos pontos a ser estudado é a indexação, ou a criação de um índice padronizado que auxilie a busca rápida, afinal, não basta apenas digitalizar documentos se não há um padrão de nomenclatura.
Um exemplo é a utilização de um formato alfanumérico em conjunto com uma descrição rápida e ano e mês de criação do arquivo. Dessa forma, encontrar documentos se torna mais simples.
4. Utilize a nuvem
A nuvem é algo que ganhou muito destaque nos últimos anos pela facilidade em usufruir de uma infraestrutura de TI sem a demanda de manutenção. Você economiza na compra de equipamentos e garante ótimos serviços.
A maioria dos fornecedores dessas soluções conta com um alto nível de confiabilidade e segurança, sendo que não é preciso se preocupar em manter os arquivos em outro ambiente.
5. Indique a data de descarte
Os documentos têm prazos de armazenamento, sendo que, após o vencimento, já não é necessário mantê-los acessíveis.
Existem duas possibilidades, o descarte, uma vez que não serão mais utilizados, ou a compilação em arquivos comprimidos que utilizam menos espaço, caso a empresa se preocupe em manter um histórico geral.
A organização de arquivos pode fazer uma diferença real em seus processos administrativos, gerando uma maior produtividade, uma vez que seus colaboradores deixam de perder tempo buscando por documentos.
Falando nisso, temos um post especial que pode ser de seu interesse. Acesse para entender o que é compliance de documento e saiba como implementá-lo em sua empresa!
