PABX:
A informação é um dos ativos mais importantes de qualquer empresa nos dias de hoje. É através dos dados que coletamos, que a gestão enxerga novas possibilidades de destacar a empresa no mercado e continuar prestando um excelente serviço.
Mas, para que o processo seja factível, a primeira coisa a se fazer é documentar corretamente as informações que chegam ou são geradas pela organização. E, claro, há formas específicas de fazer isso, a partir de um setor conhecido como Gestão do Conhecimento.
Ele consiste em organizar o fluxo de documentos e dados de forma eficiente para que, ao empreender novas etapas em um mesmo processo, o passo a passo esteja disponível a qualquer pessoa. Assim, a descentralização da informação é a principal demanda da gestão de documentos – pois, caso o responsável pela área saia da empresa hoje, quem vier a seguir poderá dar continuidade aos trâmites sem maiores problemas.
Pense, portanto, no seguinte cenário: sua empresa recebe uma matéria-prima de fornecedor e passa o bastão à contabilidade para o procedimento da nota fiscal. Mas, antes, ambas as etapas passam pelo setor de logística. Depois, com a matéria-prima em processo de execução, outras áreas entram em cena.
Se, no fim da linha, a equipe de marketing precisar saber qual foi o custo total de desenvolvimento do seu produto, onde é que vai procurar essa informação: na contabilidade, na logística, no setor de recebimentos ou na saída de produtos para a entrega?
Essa é uma situação hipotética, mas, se você já se perdeu só de pensar em tanta área manuseando a mesma informação, não é mesmo?
Um fluxo de documentos inteligente melhora a gestão do conhecimento e gera resultados tangíveis
Afinal, não é como se você gerenciasse os dados e nunca visse os resultados disso: o ganho de tempo, aumento de produtividade e tempo de resposta a um imprevisto que demanda informação como principal solucionador são apenas alguns dos benefícios de ter um fluxo de documentos organizado.
Além disso, quando o documento em questão tem valor fiscal, contábil ou jurídico, é indispensável que a gestão conte com um fluxo inteligente para evitar desvio ou perda desse dado.
A maioria deles precisa ficar rastreável dentro da empresa por pelo menos cinco anos – e, se em um mês é fácil esquecer onde você colocou aquele recibo importante, imagine se lembrar disso depois de 60 meses… Melhor não arriscar, já que as consequências da desorganização podem ir de oneração financeira a implicações cíveis e criminais!
O mar de vantagens do fluxo de documentos inteligente começa com a definição de uma política de armazenamento. E, nesse ponto, esqueça aquelas salas repletas de caixa de papelão inventariadas em incontáveis prateleiras de ferro: esse método de armazenagem, além de ineficaz, é inseguro.
Muitos documentos em papel podem e, geralmente, vão ser extraviados, propositalmente ou não; e, em caso de desastres como incêndios, inundações ou até mesmo em incidentes como furto e roubo, não há outro meio de acessar as informações que serão perdidas.
A menos que a gestão utilize um software em nuvem para guardar os dados mais preciosos da empresa…
O ECM da Tecfy é a solução com melhor custo-benefício para a sua gestão do conhecimento
Tem muito gestor que acredita que “esse negócio de software é só para quem entende de TI e programação de dados”. Bem, esses profissionais certamente farão bom uso da ferramenta – mas não é necessariamente para eles que ela é feita.
Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial – ou Enterprise Content Management, ECM, em inglês – auxilia gestores, diretores e assistentes a armazenar, com segurança e integridade, qualquer documento relacionado a processo organizacional. Mais que isso, o programa também facilita a distribuição desses conteúdos de forma eficiente, organizada e confidencial.
Com o ECM da Tecfy, a empresa reduz os custos e os riscos com armazenamento físico, minimiza a necessidade de impressão de documentos – e, assim, faz cair consideravelmente o vai-e-vem de papéis que podem ser perdidos a qualquer momento – e ainda acelera os processos de criação e revisão de documentos cruciais ao funcionamento da empresa.
Essas funcionalidades são apenas algumas das diversas que estão endossadas por requisitos legais e regulatórios do próprio procedimento de gestão de dados. Em outras palavras, o armazenamento de informações pelo software está respaldado em seus critérios fiscais e jurídicos.
Por fim, contar com um ECM robusto para a organização também traz vantagens às áreas de compliance e prestação de contas, uma vez que sustenta ações de governança e padroniza os documentos de acordo com as políticas de retenção de conteúdo da própria empresa.
Ou seja, é altamente customizável para atender com excelência a todo tipo de negócio que precisa dessa solução.
Ainda tem dúvidas sobre organização documental? Ou quer saber melhor como funciona o ECM? Fale com a gente!
