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Imagine que houve uma troca de colaboradores em um departamento da empresa e o novo colaborador, pela falta de organização em que os arquivos se encontram, simplesmente não consegue encontrar um documento importante para o fiscal durante uma auditoria.
Esse é apenas um exemplo, entre tantos outros, que pode resultar em problemas ainda maiores. Quer entender melhor como a digitalização registrada pode salvar a sua empresa? Confira este artigo que criamos sobre o assunto!
O novo mundo para a digitalização
Nos últimos anos, empresas de diversos segmentos têm apostado na digitalização de legado como forma de otimizar processos e aumentar a segurança documental. A legislação tem se atualizado para atender questões específicas sobre esse tema, se alinhando às novas tecnologias. E o Decreto nº 10.278/2020 é um desses exemplos.
Com isso, empresas com grandes demandas de documentos físicos têm apostado em uma gestão paperless. Esse conceito é usado para descrever os métodos pelos quais as empresas podem reduzir custos e aumentar a sua eficiência, transformando os arquivos de papel em informação eletrônica e facilitando a recuperação dos dados, garantindo a integridade e autenticidade. Inclusive, a digitalização é um importante passo para o gerenciamento em nuvem.
Muitas empresas mudaram a forma de trabalhar nos últimos dois anos. Grande parte começou a adotar o modelo híbrido. Essa mudança evidenciou a necessidade de implementação de novas tecnologias no dia a dia administrativo.
Com a digitalização, a busca por informações é muito mais rápida e pode ser feita de qualquer lugar pelo colaborador. E para garantir segurança, além de sistemas contra ataques externos, são criados perfis, concedendo acesso a alguns documentos apenas a pessoas selecionadas
A transformação digital contra prevenção de desastres
Além disso, grandes empresas costumam adotar uma política de prevenção de desastres, a chamada DRP (Disaster Recovery Plan), com o objetivo de, em casos extremos, restabelecer a operação com brevidade, com o menor impacto e com a menor perda de dados possível. Essa política prevê, entre outras medidas, a digitalização dos arquivos físicos.
Reduzir ou eliminar o uso de documentos em papel está no centro das discussões e é essencial para o processo de transformação digital nas empresas.
E não estamos falando de qualquer digitalização…
É importante deixar claro que para que os documentos tenham validade jurídica e estejam de acordo com as legislações vigentes, a resposta está na digitalização registrada!
Trata-se da transferência do documento físico para o meio digital, com o seu registro para guarda permanente e consulta. Eles são preservados como originais e possuem o mesmo valor jurídico.
Por isso é tão importante ter um parceiro para auxiliar nesse processo, uma vez que ele precisa ser minucioso. A Tecfy é uma empresa de transformação digital que ajuda outras empresas de diversos segmentos na digitalização de legado, oferecendo um serviço 100% personalizável.
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