Em abril de 2018, o Ministério da Educação (MEC) publicou a portaria 315, que dentre outras obrigações, regula a digitalização do acervo acadêmico (todo documento que tenha sido produzido ou recebido) de todas as instituições de ensino superior (IES), independentemente de ser pública ou privada, quantidade de alunos ou cursos, ou ainda se as aulas são presenciais ou a distância.
O prazo, inicialmente de dois anos contados a partir da divulgação da portaria, terminaria agora em abril de 2020. No entanto, em 13 de Março de 2020 foi publicada a Portaria Nº 332 que estendeu esse prazo até abril de 2022.
Mesmo prorrogada, as instituições devem ter atenção. De acordo com as normas estabelecidas pela Portaria 315, as IES devem obrigatoriamente migrar todos os documentos relativos às atividades acadêmicas para o meio digital. O objetivo é que as instituições preservem e mantenham as informações dos alunos na nuvem, em um armazenamento confiável, com segurança da informação, acesso restrito e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Neste artigo, falaremos sobre a referida portaria, quais documentos precisam ser digitalizados, quais exigências e critérios que devem ser adotados e como implantar a gestão documental. Confira!
Principais critérios para a digitalização do acervo acadêmico:
As normas da Portaria 315 incluem a digitalização de documentos, o gerenciamento em ambiente digital e a criação de um conselho gestor responsável por elaborar, implementar e acompanhar as políticas de segurança dos dados relativos ao acervo.
É importante ressaltar que o controle dos documentos digitalizados das IES deve ser realizado por um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos e que possua, pelo menos, as seguintes características:
- A base de dados deve ter um gerenciamento adequado, de modo que os documentos acadêmicos digitais sejam preservados;
- Os documentos devem ser indexados de maneira que facilitem a busca e a recuperação no meio digital;
- Possuir metodologias que reproduzam e garantam a preservação dos documentos acadêmicos digitais;
- Adoção do certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Esse certificado vai prover autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado.
A Portaria também determina critérios para conversão e preservação dos documentos, sendo o mais importante referente aos métodos de digitalização, que “devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais”.
Quais documentos devem ser digitalizados?
A Portaria 315 também especifica quais os tipos de documentos que as Instituições de Ensino Superior devem digitalizar, que são os que comprovam a matrícula do aluno, bem como a parte pedagógica e administrativa.
Todos esses documentos devem ser impreterivelmente digitalizados e disponibilizados ao aluno por meio digital.
Gestão Eletrônica de Documentos
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é especialmente tratada na norma: “o acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos”. (artigo 46).
De maneira prática, a GED nada mais é do que administrar documentos no ambiente virtual. Esse método é fundamental para a otimização das rotinas de trabalho e, consequentemente, melhorias para as instituições de ensino.
Veja alguns exemplos de como a GED pode contribuir para a maior produtividade da instituição:
- Maior autonomia ao aluno, pois possibilita que ele mesmo efetue a própria matrícula ou rematrícula por meio do site ou aplicativo da universidade, já que exige somente a anexação dos documentos necessários e a assinatura eletrônica;
- Permite localizar qualquer documento digital mais rapidamente, agilizando o atendimento da comunidade acadêmica;
- Disponibilização de serviços online, já que qualquer documento irá possuir uma versão digital.
Ainda sobre o GED, a Portaria determina que o sistema tenha como características a utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, utilização e gerenciamento adequado da base de dados e método seguro de reprodução do acervo acadêmico digital.
Vantagens da digitalização do acervo acadêmico
Vale ressaltar que o cumprimento dessas regras, além de evitar sanções civis e administrativas, é vantajoso para a instituição de ensino. Confira algumas dessas vantagens!
- Modernização digital;
- Redução de custos;
- Economia de espaço e maior aproveitamento da infraestrutura;
- Redução do impacto ambiental;
- Evita perdas e extravios de documentos;
- Garante segurança, organização e integridades das informações;
- Maior produtividade dos colaboradores;
- Automatização de todo o processo de análise documental, tornando-o mais confiável e muito mais rápido;
- Gestão eletrônica e física de todo o acervo documental
- Informações mais precisas;
- Agilidade no atendimento ao aluno.
Prazos e consequências da não adequação
Após abril de 2020, prazo final para a digitalização do acervo acadêmico, a instituição de ensino superior que não cumprir com as regras estabelecidas pela Portaria 315 pode ser processada criminalmente por irregularidade administrativa, sendo sujeita aos efeitos das legislações civil e penal.
Após o término do prazo, as instituições de ensino superior receberão visitas dos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e ações de monitoramento.
Devemos lembrar também que o Diploma Digital é parte obrigatória da Portaria 315 e tem o mesmo prazo de implementação como determina o MEC. No entanto, as IES não podem esperar o prazo caducar para se adaptarem, já que para isso será necessário digitalizar desde a matrícula, incluindo todos os documentos dos alunos. Dessa forma, poderão realizar a expedição e registro do diploma em meio digital, como mandam as portarias 1095/18 e 554/18.
O que fazer se a IES ainda não digitalizou os seus documentos
O desenvolvimento de um programa de digitalização de acervo acadêmico e a implantação de um sistema de gestão documental não faz parte do core business de uma instituição de ensino superior.
Se a instituição de ensino ainda não se adequou as diretrizes do MEC, o primeiro passo é contratar uma empresa especializada em digitalização de documentos e que possua expertise para todas as etapas do processo, fazendo um trabalho de qualidade, focado na organização, segurança e certificação das exigências legais.
Outro ponto que deve ser levado em consideração ao se contratar uma empresa especializada é se certificar que ela possua um software para acervos digitais que atenda integralmente às exigências da Portaria e garanta a autenticidade, confiabilidade, durabilidade e integridade de todas as informações contidas nos documentos originais.
Isso é importante, pois como dissemos anteriormente, as normas do Ministério da Educação estabelecem exigências a serem cumpridas pelas instituições de ensino, e a digitalização do acervo acadêmico poderá ser averiguada a qualquer momento por órgãos e agentes públicos, podendo se sujeitar à avaliação.
Se sua instituição ainda não adotou a digitalização do acervo acadêmico, fique atento! Falta menos de três meses para acabar o prazo de adequação. Fique atento!
Uma necessidade para a Transformação Digital
Como a digitalização de documentos é uma obrigação que tem data para ser implementada, as IES precisam realizar uma migração que obedeça a um planejamento viável, que permita a melhor organização digital dos arquivos.
Além disso, a digitalização de documentos nas IES é um passo além em busca de uma cultura acadêmica moderna, estando totalmente de acordo com a Transformação Digital.
Esse processo agrega valor para a Instituição. A digitalização do acervo acadêmico abre incontáveis oportunidades de melhoria em seus processos internos, beneficiando todo trabalho administrativo e facilitando a interação da IES e sua equipe com os alunos.
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