Neste artigo, exploraremos como a automação de processos pode simplificar tarefas administrativas, economizar tempo e recursos, e, consequentemente, melhorar a eficiência geral. 

E, para todas as informações que daremos aqui, lembre-se: a Tecfy pode fazer parte da sua revolução, especialmente nos setores de RH e Secretaria Acadêmica. Vem ver!

Secretaria Digital: simplificando a comunicação global da instituição de ensino

A secretaria digital de uma empresa desempenha um papel crucial na comunicação interna e externa da instituição de ensino. 

Com a automação de processos, várias etapas historicamente burocráticas podem ser simplificadas pela tecnologia.

Veja algumas:

Matrícula digital

A automatização da matrícula é uma excelente forma de reter alunos aprovados no processo de seleção, já que facilita o processo a quem ele mais interessa. 

No nosso sistema de Secretaria Digital você pode fazer a inscrição de novos alunos sem que eles precisem sair de casa para garantir a vaga na instituição.

Diploma digital

O último passo do aluno em uma universidade pode ser digitalizado, também, trazendo eficiência e facilidade de distribuição do diploma.

Através do Diploma Digital, regulamentado pelo MEC, os alunos podem ter o documento à mão sempre que precisarem dele para um novo curso ou como comprovação de proficiência em uma área.

O Diploma Digital da Tecfy atende a todos os requisitos do MEC para emissão, incluindo o selo do tempo.

Emissão e cancelamento de documentos escolares

Assim como é possível emitir documentos escolares, também é possível cancelá-los, seja por erro ou por necessidade. Dessa forma, diplomas, históricos escolares e matrículas podem ser rapidamente desfeitos, sem colocar em risco a integridade dos dados dos alunos ou a própria segurança do processo.

E, no RH, a gente simplifica da contratação à demissão

O setor de RH desempenha um papel crucial na gestão de talentos, quando há tempo hábil para tanto. Com diversas tarefas operacionais, muitos gestores acabam sem condições de se dedicar a questões estratégicas.

A Tecfy quer mudar essa realidade a partir da automação de processos que levem em conta o recrutamento e o gerenciamento de colaboradores.

Triagem de currículos:

A automação pelo sistema de RH Digital da Tecfy permite a triagem inicial de currículos com base em critérios predefinidos, poupando tempo e permitindo que os recrutadores se concentrem nas etapas mais estratégicas.

Onboarding eficiente:

Nosso sistema também simplifica o processo de integração de novos colaboradores, desde a coleta de documentos até a criação de perfis de acesso a sistemas e plataformas da empresa, tudo online. 

Resultado: rapidez na contratação, organização de documentos e a segurança do armazenamento em nuvem para consultas urgentes a dados sensíveis.

Gerenciamento de desempenho:

Nossa solução de RH Digital torna possível acompanhar o desempenho dos colaboradores de forma mais eficaz, permitindo avaliações regulares e feedback construtivo.

A revolução está aí! Você vem? 

A automatização de processos não apenas simplifica a gestão administrativa, mas também libera tempo e recursos valiosos para atividades estratégicas. 

Para a secretaria digital, isso significa uma comunicação mais eficaz e uma melhor organização. Para o RH, a um processo de recrutamento mais ágil e um gerenciamento de colaboradores mais eficiente.

A revolução na gestão administrativa está ao alcance de todas as empresas dispostas a abraçar a automação de processos. Ao fazê-lo, você não apenas simplifica tarefas administrativas, mas também aprimora a eficiência global da organização, garantindo que todos os setores funcionem de maneira mais eficaz e produtiva.

Quer saber como a Tecfy pode te ajudar em todas essas frentes e tantas outras mais? Fale com nossos especialistas!

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Um bom exemplo é o Sistema de Secretaria Acadêmica Digital, que permite a gestão eficiente de matrículas, facilitando o processo para alunos e instituições. Além disso, a inserção de notas e o acompanhamento do desempenho acadêmico tornam-se mais ágeis e precisos.

Além disso, a Secretaria Acadêmica Digital gerencia outras demandas das instituições que, no papel, levam horas, dias ou até meses para serem processadas. Veja as principais:

Controle de frequência

A digitalização da secretaria acadêmica inclui sistemas para controle de frequência. Isso não apenas simplifica a marcação de presença, mas também fornece dados valiosos para análise e tomada de decisões institucionais.

Comunicação integrada

Plataformas digitais possibilitam uma comunicação mais eficaz entre alunos, professores e a administração. A troca de informações, divulgação de comunicados e a oferta de suporte online contribuem para um ambiente acadêmico mais conectado.

Diploma digital

Diplomas digitais são projetados para garantir a segurança e autenticidade do documento. Mecanismos de criptografia e assinaturas digitais são utilizados para prevenir fraudes, assegurando a integridade do diploma.

Acesso online

Alunos têm acesso fácil e rápido aos seus diplomas por meio de plataformas online. Isso elimina a necessidade de deslocamento físico e permite que graduados compartilhem suas conquistas de forma imediata.

Benefícios dos sistemas de secretaria acadêmica

Ao adotar a secretaria acadêmica digital e a emissão de documentos como o diploma digital, a instituição não tem apenas o benefício da organização dos serviços e processos, que são altamente demandados nas secretarias, mas também a segurança e a centralização de dados para consultas ágeis.

Além disso, quem tem o sistema de secretaria acadêmica da Tecfy ainda garante:

Facilidade de verificação

O processo de validação de diplomas digitais é simplificado. Empregadores, instituições e outros interessados podem verificar a autenticidade do diploma por meio de chaves de acesso ou códigos QR, proporcionando uma verificação rápida e confiável.

Padrões de segurança validados

O MEC estabelece padrões rigorosos para a segurança e integridade dos sistemas de secretaria acadêmica digital e diplomas eletrônicos. A conformidade com esses padrões é fundamental para a validação dessas tecnologias.

Parcerias e certificações

As instituições que oferecem sistemas digitais e diplomas eletrônicos muitas vezes estabelecem parcerias e buscam certificações reconhecidas pelo MEC. Isso fortalece a validação dessas soluções no contexto educacional brasileiro.

Ter secretaria acadêmica digital não é luxo: é urgência!

O MEC tem iniciativas que contribuem para a autenticidade e reconhecimento nacional dos documentos eletrônicos – e a Tecfy desenvolveu o melhor sistema para que sua instituição tenha todos esses benefícios e mais.

Em resumo, as tendências em sistemas de secretaria acadêmica digital e diplomas eletrônicos representam avanços significativos na modernização do ensino superior. A validação pelo MEC é um componente vital, garantindo a confiabilidade e a conformidade dessas tecnologias com os padrões educacionais estabelecidos no Brasil.

Quer digitalizar a sua instituição de ensino superior, garantindo segurança, praticidade e autenticidade no processo? A Tecfy te ajuda! Fale com nossos especialistas e entenda o que podemos fazer pela sua IES.

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Enquanto no período da pandemia era necessário lidar com cancelamentos e matrículas trancadas, agora, com o retorno tradicional de aulas presenciais e em modalidade online, é preciso que as instituições se adaptem mais uma vez.

Afinal, a forma como as pessoas consomem, estudam, aprendem, interagem e vivem se alterou num curto espaço de tempo. Nunca antes nos atrelamos  – e passamos a depender – tanto da tecnologia no cotidiano como a partir desse período.

E o fato é que essa transição não foi passageira e nem será. Por isso, surge o debate sobre como manter a saúde financeira em um momento de readaptação como esse?

Será que existem estratégias para contribuir com o processo de retenção e até de engajamento dos alunos? E, especialmente, como a tecnologia pode ajudar no desenvolvimento dessas ações?

Neste artigo, vamos responder essas e outras dúvidas sobre o assunto, apresentando dicas práticas capazes de serem importantes ferramentas para a retenção de alunos nas instituições de ensino superior.

Continue a leitura e entenda mais!

Qual o cenário de evasão nas universidades?

Como sabemos, a evasão nas universidades já era uma realidade e foi impulsionada com a pandemia da Covid-19.

Assim, o cenário de incertezas econômicas e a perda de empregos são dois aspectos que acabaram causando um aumento no abandono, tanto quanto a queda de novas matrículas.

Segundo dados da Associação Brasileira de Mantenedoras de Ensino Superior (Abmes) apontam que o risco de desistência aumenta com a idade, já que os universitários mais velhos precisam conciliar o curso com as obrigações da vida adulta, especialmente o trabalho e a família.

Inclusive, a relação com o trabalho é considerada outro principal motivo de evasão. Isso porque alunos que trabalham e estudam podem precisar escolher entre um ou outro e, naturalmente, as faculdades costumam sair perdendo.

Nesse panorama, se somam a esses percalços, as novas questões culturais, sociais e tecnológicas que foram alteradas e aceleradas pela pandemia.

Desafios que envolvem desde as adaptações de metodologias e relacionamento entre corpo docente e discente, e que incluem até mesmo o ensino híbrido e a necessária inclusão de tecnologias educacionais para flexibilizar os métodos e reter alunos.

Por isso, é hora de perguntar como exatamente as instituições de ensino superior devem lidar com esse novo cenário?

Será que existem medidas e estratégias que podem ser utilizadas para, de fato, trabalharem em prol da retenção dos alunos? É o que vamos te mostrar a seguir!

5 estratégias para retenção de alunos nas universidades

Selecionamos cinco práticas que são excelentes ferramentas capazes de contribuir com a retenção de alunos. Atuando sob diferentes perspectivas, elas podem ser adaptadas aos processos e à realidade de cada instituição.

1 – Eduque desde a matrícula

Muitos alunos desistem do curso porque se sentem frustrados em relação às expectativas criadas. Porém, esse é um aspecto que pode ser facilmente corrigido com a melhora na comunicação já no processo de captação.

Antes da matrícula, é fundamental que o aluno tenha acesso a todas as informações sobre os métodos de ensino, fluxos de pagamentos, infraestrutura, modelos do curso e políticas de reajustes.

Assim, quanto mais alinhadas estão as expectativas com a realidade e as ofertas da instituição, menor o risco de desistência motivadas por frustrações do aluno.

2 – Conheça as necessidades do seu público

Antes de colocar uma ação em prática, conheça o perfil do público que frequenta sua instituição. Dessa forma, uma vez que o gestor entende os interesses dos seus alunos, fica mais fácil descobrir os melhores caminhos para a retenção.

Entre as estratégias, ele pode criar programas de bolsa de estudos, parcerias de financiamento educacional, intercâmbios, programas de incentivo à prática de esportes, entre outros.

Fora isso, ao pensar nas necessidades dos estudantes, também é preciso levar em consideração os fluxos internos adotados.

Por isso, oferecer atendimentos de excelência com agilidade na resolução de problemas é mais do que uma facilidade e sim uma necessidade para a instituição enquanto negócio. O ideal é adotar meios tecnológicos facilitados e práticos capazes de promover uma experiência positiva em todos os níveis da universidade.

3 – Trabalhe as metodologias de ensino

O engajamento dos alunos está diretamente relacionado às metodologias de ensino aplicadas pela universidade. Não à toa, a instituição deve identificar características do seu público a fim de compreender quais são as melhores técnicas aplicáveis a eles.

Além disso, também devem entender que a capacidade de compreensão é diferente em cada indivíduo, por isso busque maneiras diferentes de engajar e manter o interesse de todos.

Dessa maneira, ao mesclar diferentes metodologias, considerando as necessidades de todos, a universidade consegue manter o engajamento, aumentando a retenção e reduzindo o risco de evasão.

A educação híbrida, por exemplo, é um modelo interessante. Algumas universidades tiveram que se adaptar às pressas ao ensino a distância devido à crise sanitária.

O principal é o fato de que o formato é visto como vantajoso para muitos alunos, especialmente agora que as facilidades das aulas online já se sedimentaram na cultura e rotina de muitos.

Assim, unir o presencial e o remoto trará dinamismo e contribuirá para a gestão do tempo, especialmente para aqueles que trabalham. Em consequência, diminuindo os riscos de evasão e abandono.

4 – Otimize seus canais de comunicação

Com a agilidade que o mercado demanda, os alunos já não querem enfrentar grandes filas nas secretarias, por isso é importante otimizar os canais de comunicação.

Diante disso, a integração dos dados de atendimento permite reunir em uma base todas as dúvidas dos alunos. Dessa forma, um grupo de profissionais poderá responder e direcionar as demandas para os setores adequados, sempre abrindo protocolos para acompanhar a solução de cada caso.

5 – Invista em tecnologia

Por fim, a tecnologia é o ponto de virada na transformação de todas as esferas da universidade. Ela ajuda a educar desde o processo da matrícula, informando sobre os procedimentos e orientando as expectativas, até a aplicação de metodologias híbridas, como o modelo blending learning.

A automação, por sua vez, irá agilizar atividades administrativas, contribuindo para a satisfação dos alunos e para manter o foco nos estudos, mesmo em cenários mais desafiadores.

Melhore a gestão da sua universidade com a Tecfy

A Tecfy é uma empresa de tecnologia que está presente no mercado há mais de 30 anos. Com profissionais especializados, realiza uma consultoria completa de gestão, executando os projetos de forma ágil, simples e segura.

No setor educacional, a empresa atua com soluções como o Certificado de Conclusão de Curso, Diploma Digital, Secretaria Acadêmica Digital e Sistema de Governança.

Com seu suporte especializado e o uso de automação na rotina da instituição de ensino, é possível melhorar o desempenho da organização, reduzir o risco de erros, otimizar o tempo e melhorar a retenção e satisfação dos alunos.

Gostou deste artigo sobre tecnologia e retenção de alunos? Então aproveite para conhecer as soluções educacionais da Tecfy.

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Ter processos bem definidos e um gerenciamento eficiente do negócio ajuda a controlar não apenas as demandas pedagógicas, mas, também, as orçamentárias, financeiras e administrativas.

Nesse sentido, é preciso ressaltar que uma escola é uma entidade complexa em que coexistem diversas interfaces, como estudantes, professores, colaboradores, pais de alunos, fornecedores, sindicatos e órgão públicos.

Assim, todos eles possuem algum tipo de interesse e envolvimento no negócio, tendo também expectativas e necessidades que precisam ser observadas.

Por isso, o administrador deve buscar alternativas eficientes que atendam a todos esses públicos.

Ao mesmo tempo, não se pode perder o controle das metas e objetivos do negócio, tanto quanto é imprescindível se manter atualizado no mercado dadas as constantes transformações digitais.

Quais são os passos para uma boa gestão de ensino?

A gestão de ensino compreende a organização de uma instituição de ensino que seja capaz de promover condições para garantir o avanço do processo de ensino e aprendizagem.

Dessa maneira, as ações devem estar pautadas em quatro áreas fundamentais: pedagógica, administrativa, financeira e recursos humanos.

O engajamento de todas essas frentes permite alcançar um ambiente melhor estruturado, o que influencia diretamente na experiência de aprendizagem e em novas oportunidades para o negócio.

Por isso, para te ajudar nessa empreitada, selecionamos dicas essenciais para fazer uma boa gestão de ensino, confira a seguir:

Planejamento Estratégico

Essa é uma excelente ferramenta que se encaixa em todos os tipos e tamanhos de negócios. Após identificar problemas, oportunidades e ameaças, deve-se dar continuidade aos projetos por meio do planejamento estratégico.

Trata-se de um processo sistêmico que identifica as melhores condições para se conquistar o sucesso, estabelecendo metas e ações de curto, médio e longo prazo e que envolvem toda a equipe.

Finanças Equilibradas

A saúde do financeiro diz muito sobre a instituição de ensino. Afinal, quanto melhor ela estiver, melhores serão as perspectivas de superar desafios e criar oportunidades.

Por isso, defina qual será o orçamento para o ano vigente e como ele será distribuído. Além disso, realize controles diários de todas as despesas, estabelecendo os gastos prioritários e os investimentos que podem ser realizados.

Boa Comunicação

Para estabelecer uma boa gestão é preciso se comunicar de maneira clara e eficiente com todos os membros da equipe.

Assim, é importante ser franco e honesto com relação às metas, normas e diretrizes, sempre respeitando as características pessoais de cada colaborador. Isso evita conflitos interpessoais e facilita a gestão de pessoas.

Uma etapa importante é implementar um canal de comunicação como uma ação efetiva para que o próprio gestor possa dar e receber feedback do seu time e saiba em que pontos é preciso trabalhar.

Investimento em Soluções Digitais

Investir em tecnologia traz inúmeros benefícios para a gestão de ensino. O  objetivo é simplificar o acesso às informações, reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade, por meio de recursos tecnológicos personalizados para  cada empresa.

A Tecfy desenvolve soluções digitais voltadas para a área educacional, ajudando as instituições de ensino a serem mais estratégicas, reduzir custos e serem mais eficientes.

A seguir, conheça as soluções capazes de revolucionar a gestão de ensino:

Diploma Digital

Ação inovadora e aprovada pelo MEC, cujo formato permite o acesso ilimitado ao diploma, seja pelo celular, computador ou outro dispositivo.

Dentre os benefícios estão: agilidade na emissão do documento, redução da burocracia, diminuição das fraudes e redução de custos com produção e armazenamento.

Secretaria Acadêmica Digital

É a prática da cultura do paperless, eliminando substancialmente a quantidade de papéis, e gerando grande economia orçamentária e de tempo para a instituição.

Isso acontece porque toda a gestão passa a ser realizada de maneira eletrônica, utilizando a tecnologia para fazer captura inteligente de documentos, assinatura digital, arquivamento automático, além de otimizar os processos rotineiros de uma secretaria acadêmica.

Sistema de Governança

Trata-se de um painel de análise de todos os indicadores dos instrumentos de avaliação, em que gestores e responsáveis podem desenvolver avaliações prévias, identificando todos os pontos críticos e as necessidades de investimento.

Esse processo permite tomadas de decisões mais conscientes, a partir de metas estabelecidas e de acordo com o orçamento e objetivos da instituição de ensino.

Para transformar sua gestão de ensino, entre em contato com a Tecfy e venha conhecer as nossas soluções personalizadas para as necessidades do seu negócio!

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Mas de que forma o ambiente pode ser formatado para que o estudante seja bem atendido em diferentes setores, desde a secretaria até a sala de aula? E por que muitas universidades pecam no atendimento oferecido aos alunos?

Neste artigo, você vai descobrir como oferecer um suporte dentro dos padrões de qualidade e alinhado com as expectativas dos universitários. Além disso, vamos mostrar como o atendimento influencia na retenção de alunos, redução da inadimplência e crescimento da sua IES.

Acompanhe e descubra!

Por que a maioria das universidades pecam no atendimento ao aluno?

O atendimento oferecido pela sua universidade é satisfatório? Atende plenamente às necessidades dos alunos?

Se colocarmos essa questão em discussão para um grupo de estudantes em diferentes universidades, provavelmente a resposta será a mesma: o atendimento não é satisfatório. Mas por que será que isso acontece?

De forma geral, o principal fator relacionado à baixa qualidade do suporte no ambiente universitário diz respeito à falta de organização das instituições. Muitas IES não contam com canais exclusivos para tanto, não automatizam tarefas ou têm dificuldades de localizar documentos.

Inclusive, com o trabalho remoto e a necessidade de adaptação urgente ao meio digital, esse problema se potencializou e contribuiu ainda mais para demonstrar o quão ineficiente tem sido o atendimento aos alunos.

5 dicas para melhorar a qualidade do atendimento aos alunos

Para mudar a situação atual na maioria das instituições, algumas práticas podem ser úteis. Cientes disso, separamos cinco dicas que vão ajudar a sua IES a desenvolver um melhor atendimento no ambiente universitário. Acompanhe!

1. Crie uma central de relacionamento

A primeira dica, e que pode ser um ponto de partida para o gestor universitário, é a criação de uma central de atendimento.

A centralização e categorização das informações permite organizar em uma base todas as dúvidas dos alunos. Assim, os profissionais responsáveis conseguem direcionar as demandas aos setores adequados, abrindo protocolos para acompanhar a solução de cada caso.

2. Invista no treinamento dos profissionais

Ao montar o time que vai atuar na central de atendimento, estruture uma equipe que tenha conhecimento para lidar com o público. Colaboradores que entendem bem os processos da universidade terão mais facilidade na resolução de problemas. Para tanto, treinamentos podem ser fundamentais.

Inclusive, investir em qualificação profissional ajuda a melhorar a capacidade comunicativa, ao mesmo tempo em que ajuda a entregar para os alunos aquilo que eles esperam quando buscam o ajuda  da universidade.

3. Solucione os problemas apresentados pelos alunos

Um atendimento deve passar por todas as etapas, desde a recepção até a solução e encerramento do caso. Por isso, o gestor deve ter em mente que toda a demanda apresentada pelo aluno deve ser resolvida.

Dessa forma, mesmo que o responsável pelo setor não saiba responder uma pergunta ou não tenha dados suficientes para sanar todos os questionamentos de imediato, é fundamental criar redirecionamentos e solicitações para que o aluno tenha sua dúvida solucionada.

Nunca deixe um aluno sem atendimento, isso pode causar grande insatisfação. Use todos os meios disponíveis para dar uma solução e encerrar o caso de forma positiva.

4. Realize pesquisas de satisfação

As pesquisas de satisfação e os feedbacks são uma ótima maneira para mensurar a eficiência do atendimento da instituição de ensino. Por meio da coleta de opiniões dos estudantes, o gestor universitário consegue entender a eficiência de suas ações, pontos positivos, bem como aspectos que demandam melhorias.

Em outras palavras, quando as pesquisas de satisfação são realizadas, elas trazem um panorama importante sobre o cenário atual, o que ajuda a melhorar ainda mais o atendimento e proporcionar experiências cada vez mais alinhadas às expectativas dos alunos.

5. Digitalize processos nas secretarias

Por fim, investir em digitalização e automação de processos deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. Além de trazer mais agilidade no atendimento, essas práticas trazem segurança no acesso e transmissão das informações.

Conheça a Secretaria Acadêmica Digital

O serviço de Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy permite que as instituições de ensino otimizem atividades rotineiras dentro de suas secretarias acadêmicas. Além de possibilitar integrar e centralizar dados, a ferramenta ainda permite:

• Emitir diplomas digitais
• Executar processos de tramitação de arquivos
• Gerar e acompanhar indicadores de desempenho
• Promover um ambiente sustentável através da cultura paperless
• Automatizar processos de análises documental
• Garantir autenticidade e integridade das informações, por meio da assinatura eletrônica.

Todos os serviços da Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy estão alinhados com o plano de classificação e exigências do Ministério da Educação.

Quer saber mais sobre como melhorar o atendimento ao aluno nas universidades por meio do uso de soluções tecnológicas? Então, aproveite para conhecer mais sobre a solução Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy.

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Em outras palavras, a impossibilidade de realizar aulas e atendimentos presenciais estimulou um movimento de mudança urgente que demandou organização e adaptação para as transformações que ocorreram no mundo.

Neste artigo, você vai entender melhor o impacto dessas mudanças na gestão universitária, com dicas e estratégias de otimização por meio do uso de tecnologia. Leia o artigo e descubra!

O que é gestão universitária?

A gestão universitária é um processo que envolve a administração de um conglomerado educacional, com foco no aperfeiçoamento das atividades educacionais e administrativas, associado ao desenvolvimento de processos e redução de erros.

Ela inclui ainda a compreensão dos hábitos e necessidades dos universitários, com a oferta de ferramentas que oportunizem o melhor aproveitamento do aprendizado, e a elaboração de soluções inovadoras focadas em entregar uma melhor experiência.

Na prática, o responsável pela administração da IES deve estar atento aos movimentos de mercado, a fim de formar uma equipe qualificada de professores, controlar o índice de aprovação dos alunos, montar uma grade curricular adequada para cada curso e manter todas as operações da instituição em pleno funcionamento.

Com a crise causada pelo coronavírus, entretanto, os gestores se viram diante de novos desafios, incluindo a necessidade de se adaptar a uma realidade até então inimaginável. Algumas instituições, por exemplo, sofreram remodelação completa para ajustar as atividades ao novo cenário.

Por isso, podemos dizer que a gestão universitária é um trabalho que engloba uma série de medidas, desde o planejamento até a execução de ações voltadas ao aproveitamento da estrutura educacional e o desenvolvimento completo dos alunos.

3 pilares de uma boa gestão universitária

Mas, afinal, como fazer uma boa gestão universitária? Por onde começar para ter resultados satisfatórios? Elencamos a seguir três pilares para ficar atento. Acompanhe!

1. Atendimento ao aluno

O aluno deve ser considerado o ponto central das ações dentro de uma Instituição de Ensino Superior. Ao gestor, cabe entender as necessidades do seu público, avaliar o que eles buscam em uma instituição e de que forma a IES pode atender a todas essas demandas.

Hoje, percebe-se que a nova geração de estudantes está mais conectada que nunca. Isso demanda agilidade no atendimento das demandas básicas (realização da matrícula, emissão de diplomas, segunda via de mensalidade e processos burocráticos em geral), no uso de tecnologia, bem como na elaboração dos planos de aula alinhados às perspectivas do aluno e na disponibilização de materiais de estudo adequados.

Isto é, um atendimento que visa ouvir e atender as expectativas dos alunos, tanto em termos educacionais quanto administrativos, faz toda a diferença no ganho de satisfação e, consequentemente, no desenvolvimento da universidade de uma forma geral.

2. Financeiro

O segundo pilar está relacionado às finanças da IES. É fundamental que o gestor controle todos os movimentos de capital da instituição, inclusive no que diz respeito à evasão de alunos, estratégias de retenção e inadimplência.

A manutenção da saúde financeira é um ponto essencial para manter as atividades em funcionamento, principalmente agora que as pessoas estão permanentemente conectadas e têm acessado muitas outras oportunidades de ensino a distância.

3. Governança

O terceiro pilar é a governança. O gestor deve estar ciente que toda IES passará por processos rotineiros de avaliação do Ministério da Educação (MEC). Entre eles, credenciamentos e recredenciamentos, autorizações, reconhecimentos, entre outros.

Contudo, a universidade também deve saber que o MEC costuma trazer alterações no modelo avaliativo e na interpretação de novas exigências, que são veiculadas por meio de portarias, normas e leis, as quais se adaptam às tendências de mercado.

Resumidamente, investir no pilar da governança é essencial para manter a IES preparada para as demandas e novas regulações do MEC, garantindo eficiência e organização operacional.

A importância da digitalização diante das novas demandas de gestão universitária

O mercado já deixou de ser analógico há muito tempo. Com a revolução 4.0, as demandas de consumo mudaram, assim como os alunos e suas necessidades. A integração da tecnologia à rotina de todos já exige alterações em todos os segmentos, e a área educacional não saiu ilesa.

As universidades precisam se modernizar para acompanhar as novas tendências. O consumo de informação e a urgência por resultados pede velocidade e flexibilidade por parte das instituições.

Nesse contexto, as boas práticas de gestão universitária precisam atender às novas expectativas e necessidades dos alunos, mantendo a identidade e qualidade de ensino universitário.

A recomendação aqui é investir na modernização de processos e equipamentos de trabalho. Digitalizar o ensino e a secretaria acadêmica se tornou uma realidade com a Covid-19, e os gestores devem aproveitar a oportunidade para adquirir sistemas e soluções que possibilitem centralizar informações e tomar decisões assertivas.

Otimize a gestão da sua IES com a Tecfy

A Tecfy é uma empresa de tecnologia que está no mercado há mais de 27 anos. O seu objetivo é entregar aos clientes soluções customizadas de acordo com as demandas e particularidades de cada negócio.

No âmbito da IES, a companhia oferece soluções como a Secretaria Acadêmica Digital e o Sistema de Governança de Avaliações do MEC, confira um pouco mais sobre cada um deles a seguir:

Secretaria Acadêmica Digital

Os serviços de Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy otimizam alguns processos rotineiros da secretaria acadêmica:

• possibilita a integração e captura de documentos;
• promove economia em razão da eliminação da quantidade de papéis utilizados pela secretaria;
• realiza a gestão eletrônica e física do acervo documental;
• gera indicadores de desempenho;
• executa processos de tramitação de arquivos bem como arquivamento automático de conteúdos;
• permite a emissão de diplomas digitais;
• permite a assinatura eletrônica de documentos digitais e registrados, o que garante a autenticidade e integridade das informações; e,
• automatiza o processo de análise documental.

Todos os serviços estão alinhados com o plano de classificação e exigências do Ministério da Educação.

Sistema de Governança de Avaliações do MEC

O MEC, diante desse mercado volátil e digital, lança novas regras a fim de modernizar o sistema de ensino, e as universidades precisam estar preparadas para essas mudanças.

O Sistema de Governança de Avaliações do MEC oferece um painel de análise com todos os indicadores e instrumentos de avaliação utilizados pelo Ministério da Educação. Ao acessar essas informações os gestores podem desenvolver considerações prévias, identificando pontos fracos que demandam investimentos urgentes.

Como você pôde ver, a gestão universitária é um processo que envolve a administração de informações e inovações. A tecnologia, por sua vez, permite qualificar e desenvolver processos, auxiliando na proteção financeira e operacional da IES.

Agora que você já sabe como otimizar a gestão da sua instituição de ensino superior, que tal aproveitar para ter acesso a outras informações relevantes sobre o assunto? Confira este artigo com as novas portarias do MEC para IES e saiba como adaptar as rotinas na sua universidade.

O post Gestão universitária: conheça as melhores práticas para sua IES apareceu primeiro em Tecfy.

Desde março de 2020, o número de cancelamentos e matrículas trancadas cresceu em razão da necessidade de reduzir gastos. E se a situação é complicada para os alunos, se mostra igualmente complexa para as instituições.

Afinal, como manter a saúde financeira em um momento como esse? Será que existem estratégias para contribuir com o processo de retenção de alunos? Como a tecnologia pode ajudar no desenvolvimento dessas ações?

Neste artigo, vamos responder essas e outras dúvidas sobre o assunto, apresentando dicas práticas que vão ajudar na retenção de alunos nas instituições de ensino superior. Confira!

Qual o cenário de evasão nas universidades?

A evasão nas universidades já vinha em um movimento crescente e teve os seus índices aumentados com a pandemia da Covid-19. O cenário de incertezas econômicas e a perda de empregos são dois aspectos que acabaram causando um aumento no abandono e a queda de novas matrículas.

Além disso, dados da Associação Brasileira de Mantenedoras de Ensino Superior (Abmes) apontam que o risco de desistência aumenta com a idade, já que os universitários mais velhos precisam conciliar o curso com obrigações da vida adulta, especialmente o trabalho e a família.

Inclusive, a relação com o trabalho é considerada outro principal motivo de evasão. Alunos que trabalham e estudam podem chegar ao ponto de ter que escolher entre um dos dois, e naturalmente as faculdades saem perdendo na maioria dos casos.

Mas como as IES devem lidar com essas situações? Será que existem medidas e estratégias que podem ser utilizadas para reter esses alunos? É o que vamos te mostrar a seguir!

5 estratégias para retenção de alunos nas universidades

Selecionamos cinco práticas que vão ajudar na retenção de alunos. Elas podem ser aplicadas sob diferentes perspectivas e adaptadas aos processos e realidade de cada instituição.

1 – Eduque desde a matrícula

Muitos alunos desistem do curso porque se sentem frustrados com relação às expectativas criadas, mas isso pode ser resolvido com a melhora na comunicação já no processo de captação.

Antes da matrícula, é fundamental que o aluno tenha acesso a todas as informações sobre métodos de ensino, fluxos de pagamentos, infraestrutura, modelos do curso e políticas de reajustes.

Nesse sentido, quanto mais alinhadas estão as expectativas com a realidade e as ofertas da instituição de ensino, menor o risco de frustração e de desistência por esse motivo.

2 – Conheça as necessidades do seu público

Antes de colocar uma ação em prática,, conheça o perfil do público que frequenta sua instituição. Assim, uma vez que o gestor entende os interesses dos seus alunos, fica mais fácil descobrir os melhores métodos para retenção.

Entre as estratégias, ele pode criar programas de bolsa de estudos, parceria de financiamento educacional, intercâmbios, programas de incentivo à prática de esportes, entre outros.

Fora isso, ao pensar nas necessidades dos estudantes, também é preciso levar em consideração os fluxos internos adotados. Oferecer atendimentos de excelência com agilidade na resolução de problemas promoverá uma experiência positiva em todos os níveis da IES.

3 – Trabalhe as metodologias de ensino

O engajamento dos alunos está diretamente relacionado às metodologias de ensino aplicadas pela IES. Não à toa, a instituição deve identificar características do seu público a fim de compreender quais são as melhores técnicas aplicáveis a eles.

Além disso, também devem entender que a capacidade de compreensão é diferente em cada indivíduo, por isso busque maneiras diferentes de engajar e manter o interesse de todos.

Ao mesclar diferentes metodologias, considerando as necessidades de todos, a universidade consegue manter o engajamento, aumentando a retenção e reduzindo o risco de evasão.

A educação híbrida, por exemplo, é um modelo interessante. Algumas universidades tiveram que se adaptar às pressas ao ensino a distância devido à crise sanitária, e o formato é visto como vantajoso para alguns alunos.

Unir, o presencial e o remoto, nesse sentido, trará dinamismo e contribuirá para a gestão do tempo, especialmente para aqueles que trabalham.

4 – Otimize seus canais de comunicação

Com a agilidade que o mercado demanda, os alunos já não querem enfrentar grandes filas nas secretarias, por isso é importante otimizar os canais de comunicação.

Diante disso, a integração dos dados de atendimento permite reunir em uma base todas as dúvidas dos alunos. Dessa forma, um grupo de profissionais poderá responder e direcionar as demandas para os setores adequados, sempre abrindo protocolos para acompanhar a solução de cada caso.

5 – Invista em tecnologia

Por fim, a tecnologia é o ponto de virada na transformação de todas as esferas da universidade. Ela ajuda a educar desde o processo da matrícula, informando sobre os procedimentos e orientando as expectativas, até a aplicação de metodologias híbridas, como o modelo blending learning.

A automação, por sua vez, irá agilizar atividades administrativas, contribuindo para a satisfação dos alunos e para manter o foco nos estudos, mesmo em cenários mais desafiadores.

Melhore a gestão da sua universidade com a Tecfy

A Tecfy é uma empresa de tecnologia que está presente no mercado há mais de 27 anos. Com profissionais especializados, realiza uma consultoria completa de gestão, executando os projetos de forma ágil, simples e segura.

No setor educacional, a empresa atua com soluções como o Certificado de Conclusão de Curso, Diploma Digital, Secretaria Acadêmica Digital e Sistema de Governança.

Com seu suporte especializado e o uso de automação na rotina da IES, é possível melhorar o desempenho da organização, reduzir o risco de erros, otimizar o tempo e melhorar a retenção e satisfação dos alunos.

Gostou deste artigo sobre tecnologia e retenção de alunos? Então aproveite para conhecer as soluções educacionais da Tecfy.

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Além de oferecer mais dinamismo para os processos, o diploma digital amplia a segurança das informações, facilitando o acesso aos dados do aluno e garantindo economia de tempo e de recursos pelas IECS.

Mas, afinal, o que isso tem a ver com o carimbo do tempo? É justamente o que você vai descobrir neste post.

Na verdade, além de conhecer o carimbo do tempo e entender como ele funciona, vamos te mostrar a importância dele no diploma digital. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura deste post e descubra!

O que é carimbo do tempo?

Na prática, sempre que é assinado um contrato é fundamental registrar informações temporais, já que elas contribuem para informar a duração e o prazo de validade do contrato.

Entretanto, com a popularização do certificado digital surgiu um desafio: como trazer eficiência e segurança nas informações relacionadas à data e horário de assinatura de documentos digitais? Foi neste contexto que surgiram os chamados carimbos de tempo.

O carimbo do tempo é uma solução que foi criada com o objetivo de registrar a data e horário em que um documento digital foi assinado. Ele é, dessa forma, uma prova de que aquele documento efetivamente existiu naquela data e hora.

Também vale ressaltar que essa solução é necessária pois os relógios eletrônicos dos computadores, que fornecem a data e hora para o documento digital, podem ser facilmente alterados, o que invalidaria o processo de emissão de um documento.

Como funciona o carimbo do tempo?

As evidências durante o processo de assinatura digital de um documento é um dos fatores que geram maior impacto na sua validação e integração junto a um sistema. Ao coletá-las existe uma garantia maior de que aquela ação efetivamente ocorre em um momento e lugar específicos.

O registro de data e hora, por meio do carimbo digital, nesse contexto, é um mecanismo que contribui para garantir essa segurança. Afinal, ao incluir informações relacionadas a data e horário de um documento, o carimbo de tempo garante a veracidade das informações trazidas e atesta a inexistência de adulterações entre o momento da assinatura e novas consultas ao conteúdo daquele arquivo.

A importância do carimbo do tempo no diploma digital

De acordo com as informações e orientações do próprio Ministério da Educação, as “assinaturas com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais”, trazem validade jurídica ao diploma digital.

Além disso, é de se destacar que o carimbo no tempo no diploma digital coíbe fraudes em diplomas e registros acadêmicos, oferecendo maior segurança tanto aos alunos quanto para a instituição de ensino.

De modo geral, essa ferramenta, bem como ajudar a determinar o horário preciso de criação de um certificado, garante a integridade deste documento, já que ele é emitido sobre a função hash e não sobre o documento.

Conheça a solução de diploma digital da Tecfy

As Instituições de Ensino Superior devem estar totalmente alinhadas com as portarias e determinações do Ministério da Educação. Nesse contexto, a emissão do diploma digital com carimbo de tempo e assinatura digital também é um processo obrigatório.

Inclusive, é importante destacar que as IES que não atenderem às obrigatoriedades legais correm o risco de perder a autorização do MEC, ficando assim impedidas de emitir diplomas válidos.

A Tecfy, ciente disso, oferece soluções customizadas de acordo com as necessidades da educação brasileira. Estamos preparados para oferecer todo suporte relacionado à adequação tecnológica da sua instituição de ensino.

Com profissionais especializados em tecnologia e com conhecimento no setor educacional, realizamos uma consultoria completa da sua IES, executando os projetos de forma simples, rápida e segura. Dessa forma, ajudamos a sua instituição a se preparar para atender a todas as obrigatoriedades do Ministério da Educação, principalmente no que diz respeito à emissão de documentos como o diploma digital.

Se você gostou deste post sobre carimbo do tempo e diploma digital e quer saber como integrar essas tecnologias à sua Instituição, basta entrar em contato conosco! Acesse o site da Tecfy e saiba mais sobre as soluções de diploma digital, e aproveite para conhecer também o nosso Sistema de Governança de Avaliações do MEC.

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Acompanhe e descubra!

O que é certificado de conclusão de curso?

Certificado de conclusão de curso é um documento que tem a função de certificar que uma pessoa cursou e finalizou toda a grade curricular de um curso em uma determinada instituição de ensino.

Ele é emitido como documento que comprova a conclusão do curso, por isso o aluno pode utilizá-lo enquanto aguarda a emissão do diploma, que geralmente é um pouco mais demorada. Contudo, é importante saber que ele é emitido levando em consideração as regras e políticas da instituição de ensino emissora, sem a necessidade de cumprir normas de um órgão regulamentador específico.

O que é diploma?

De acordo com o Ministério da Educação — órgão responsável pelo sistema educacional brasileiro — o diploma é um documento que tem a função de atestar a “conclusão de um curso superior e assegurar os direitos destinados à carreira profissional desse nível” em todo o território brasileiro.

Em outras palavras, ele é utilizado como documento comprobatório de conclusão de cursos de graduação, pós-graduação, mestrado e doutorado.

Sua validade, por sua vez, está atrelada tanto à instituição quanto ao MEC, que reconhece o documento e o curso da universidade. Por consequência, IES que não atendem a legislação ou não estão adequadas às obrigatoriedades impostas pelo Ministério da Educação não podem emitir diplomas válidos.

O que é um diploma digital?

O diploma digital é considerado uma novidade no mercado educacional brasileiro. Ele foi instituído pelo MEC com o propósito de desburocratizar o processo de emissão dos diplomas de formação.

Além de oferecer mais dinamismo para os processos, ele amplia a segurança das informações, facilita o acesso aos dados do aluno, garante economia de tempo e de recursos. Além disso, o diploma digital também surge como uma solução que oferece maior autenticidade, já que vai minimizar o risco de fraudes e falsificações.

De modo geral, ao criar esse novo formato, o Ministério da Educação visou promover melhorias importantes no meio acadêmico, modernizando processos, reforçando a segurança para registro e emissão dos diplomas e contribuindo para reduzir as fraudes.

As universidades, diante disso, devem estar atentas à obrigatoriedade da assinatura e certificação digital originários da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Isso porque, para emitir documentos válidos é necessário atender os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais.

Saiba mais sobre a Portaria 554/2019

A Portaria 554, de 11 de março de 2019, que trata sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior, deve ser seguida à risca pelos gestores destas entidades.

Fomentando a inovação tecnológica no setor educacional brasileiro, a portaria prevê a regulamentação e fiscalização dos processos de emissão e registro dos diplomas digitais para cursos de graduação em Instituições de Ensino Superior a nível público e privado a partir de 2022.

A Tecfy possui as soluções de acordo com as necessidades de sua instituição

As Instituições de Ensino Superior devem estar totalmente alinhadas com as determinações do Ministério da Educação. A emissão do diploma digital é obrigatória, por isso, deve ser oferecido pela IES à todos os seus alunos concluintes dos cursos de graduação, pós-graduação, mestrado e doutorado.

Inclusive, as IES que não atenderem às obrigatoriedades legais correm o risco de perder a autorização do MEC, ficando impedidas de emitir diplomas válidos.

Ciente disso, a Tecfy, empresa de tecnologia presente no mercado há mais de 27 anos, oferece soluções personalizadas para garantir a conformidade das universidades às novas normas do MEC.

Com profissionais especializados no setor educacional, realizamos uma consultoria completa da sua IES, executando os projetos de forma simples, rápida e segura. Dessa forma, ajudamos a sua instituição a se preparar para atender a todas obrigatoriedades do Ministério da Educação, principalmente no que diz respeito à emissão de documentos como o diploma digital e certificado de conclusão de curso.

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Ciente disso, vamos falar das novas portarias do MEC para as Instituições de Ensino Superior, especialmente no que diz respeito à Portaria 315/18 e Portaria 554/19. Assim, além de ter acesso às principais informações sobre cada uma delas, você vai descobrir como sua IES pode se adaptar às normas.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura e descubra!

Portaria 315/18 – Gestão de documentos

A Portaria nº 315 de 04 de abril de 2018 dispõe especificamente sobre “os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e pós-graduação lato sensu nas modalidades presencial e a distância.”

Essa portaria foi criada com o objetivo garantir que todas as universidades tivessem um acervo acadêmico digital. De acordo com a norma, o prazo para adequação às regras estabelecidas era até dezembro de 2019.

Mas afinal, o que é acervo digital e porquê as instituições precisam estar adequadas às determinações da portaria?

O MEC considera acervo acadêmico o conjunto de todos os documentos que são produzidos e recebidos pelas instituições (públicas e privadas) que oferecem educação superior e pertencem ao sistema federal de ensino.

Esses documentos se referem ao histórico acadêmico dos estudantes e é fundamental para comprovar o seu histórico de formação junto à instituição de ensino superior. Sendo assim, quando digitalizados, tornam a gestão da universidade mais simples e sustentável em termos econômicos e ambientes.

Como se adaptar à portaria 315/18?

Para se adequar à portaria 315/2018 as IES precisam criar e gerenciar versões digitais de todos esses documentos produzidos e recebidos. Nesse sentido, também é fundamental que as Instituições garantam a autenticidade, confiabilidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e dos documentos originais.

A legislação que versa a respeito do assunto é bastante clara e específica ao determinar que a IES deve usar um método seguro e que garanta a autenticidade das informações contidas nos documentos originais.

Felizmente, por meio do acesso às melhores soluções tecnológicas do mercado e contando com o apoio de profissionais especializados no segmento educacional, você tem em suas mãos um sistema que permite atender à legislação e garantir total alinhamento às exigências do Ministério da Educação.

Com a solução Secretaria Acadêmica Digital, por exemplo, a sua Instituição de Ensino consegue atender todas as requisições da lei, bem como colocar em prática a cultura do paperless, que trará mais agilidade, menos custos e uma imagem mais sustentável à instituição.

Portaria 554/19 – Emissão do Diploma Digital

A Portaria 554, de 11 de março de 2019, dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior – IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.

De acordo com o Ministério da Educação, o diploma digital foi criado com o objetivo de fomentar a inovação tecnológica no setor educacional brasileiro. Com isso, a portaria tem o propósito de modernizar os processos de emissão e registro dos documentos junto às Instituições de Ensino Superior brasileiras.

Entretanto, vale destacar que, para um diploma ser considerado digital, ele precisa ter sua existência, emissão e armazenamento inteiramente no meio digital. Além disso, o documento também deve conter uma assinatura digital no padrão ICP-Brasil, já que isso confere validade jurídica.

Como se adaptar à portaria 554/19?

O Diploma Digital é uma ação de inovação tecnológica do MEC que instituiu um prazo de até 24 meses para a implantação, ou seja, até 2022, quando esse novo formato se tornará obrigatório dentro de todas as IES.

E para se adequar à portaria 554/19 as Instituições de Ensino Superior precisam contar com o suporte de empresas especializadas em soluções tecnológicas para o mercado educacional.

A Tecfy oferece às IES a solução Diploma Digital. Com a adesão a essa solução, sua universidade estará 100% em conformidade com a legislação e portarias do Ministério da Educação.

Por que sua IES deve estar em conformidade com o MEC?

Para manter as suas atividades é fundamental estar em total consonância com as determinações do Ministério da Educação. Afinal, as IES que não atenderem às obrigatoriedades legais correm o risco de perder a autorização do MEC, o que vai representar perdas significativas na captação de novos alunos e na imagem da sua instituição junto ao mercado.

Cientes disso, a Tecfy visa ajudar a sua instituição a se preparar para atender a todas as obrigatoriedades do Ministério da Educação, principalmente no que diz respeito à adequação tecnológica.

A empresa já está no mercado há mais de 27 anos oferecendo soluções customizadas de acordo com as necessidades dos seus clientes. Com profissionais especializados em tecnologia e com conhecimento no setor educacional, realizamos uma consultoria completa da sua IES, executando os projetos de forma simples, rápida e segura.

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