PABX:
Criar um ambiente universitário agradável demanda planejamento e coleta de informações a respeito do perfil e interesses dos alunos. Por isso, conhecer o público é o ponto de partida para o gestor desenvolver ações de atendimento de qualidade.
Mas de que forma o ambiente pode ser formatado para que o estudante seja bem atendido em diferentes setores, desde a secretaria até a sala de aula? E por que muitas universidades pecam no atendimento oferecido aos alunos?
Neste artigo, você vai descobrir como oferecer um suporte dentro dos padrões de qualidade e alinhado com as expectativas dos universitários. Além disso, vamos mostrar como o atendimento influencia na retenção de alunos, redução da inadimplência e crescimento da sua IES.
Acompanhe e descubra!
Por que a maioria das universidades pecam no atendimento ao aluno?
O atendimento oferecido pela sua universidade é satisfatório? Atende plenamente às necessidades dos alunos?
Se colocarmos essa questão em discussão para um grupo de estudantes em diferentes universidades, provavelmente a resposta será a mesma: o atendimento não é satisfatório. Mas por que será que isso acontece?
De forma geral, o principal fator relacionado à baixa qualidade do suporte no ambiente universitário diz respeito à falta de organização das instituições. Muitas IES não contam com canais exclusivos para tanto, não automatizam tarefas ou têm dificuldades de localizar documentos.
Inclusive, com o trabalho remoto e a necessidade de adaptação urgente ao meio digital, esse problema se potencializou e contribuiu ainda mais para demonstrar o quão ineficiente tem sido o atendimento aos alunos.
5 dicas para melhorar a qualidade do atendimento aos alunos
Para mudar a situação atual na maioria das instituições, algumas práticas podem ser úteis. Cientes disso, separamos cinco dicas que vão ajudar a sua IES a desenvolver um melhor atendimento no ambiente universitário. Acompanhe!
1. Crie uma central de relacionamento
A primeira dica, e que pode ser um ponto de partida para o gestor universitário, é a criação de uma central de atendimento.
A centralização e categorização das informações permite organizar em uma base todas as dúvidas dos alunos. Assim, os profissionais responsáveis conseguem direcionar as demandas aos setores adequados, abrindo protocolos para acompanhar a solução de cada caso.
2. Invista no treinamento dos profissionais
Ao montar o time que vai atuar na central de atendimento, estruture uma equipe que tenha conhecimento para lidar com o público. Colaboradores que entendem bem os processos da universidade terão mais facilidade na resolução de problemas. Para tanto, treinamentos podem ser fundamentais.
Inclusive, investir em qualificação profissional ajuda a melhorar a capacidade comunicativa, ao mesmo tempo em que ajuda a entregar para os alunos aquilo que eles esperam quando buscam o ajuda da universidade.
3. Solucione os problemas apresentados pelos alunos
Um atendimento deve passar por todas as etapas, desde a recepção até a solução e encerramento do caso. Por isso, o gestor deve ter em mente que toda a demanda apresentada pelo aluno deve ser resolvida.
Dessa forma, mesmo que o responsável pelo setor não saiba responder uma pergunta ou não tenha dados suficientes para sanar todos os questionamentos de imediato, é fundamental criar redirecionamentos e solicitações para que o aluno tenha sua dúvida solucionada.
Nunca deixe um aluno sem atendimento, isso pode causar grande insatisfação. Use todos os meios disponíveis para dar uma solução e encerrar o caso de forma positiva.
4. Realize pesquisas de satisfação
As pesquisas de satisfação e os feedbacks são uma ótima maneira para mensurar a eficiência do atendimento da instituição de ensino. Por meio da coleta de opiniões dos estudantes, o gestor universitário consegue entender a eficiência de suas ações, pontos positivos, bem como aspectos que demandam melhorias.
Em outras palavras, quando as pesquisas de satisfação são realizadas, elas trazem um panorama importante sobre o cenário atual, o que ajuda a melhorar ainda mais o atendimento e proporcionar experiências cada vez mais alinhadas às expectativas dos alunos.
5. Digitalize processos nas secretarias
Por fim, investir em digitalização e automação de processos deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. Além de trazer mais agilidade no atendimento, essas práticas trazem segurança no acesso e transmissão das informações.
Conheça a Secretaria Acadêmica Digital
O serviço de Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy permite que as instituições de ensino otimizem atividades rotineiras dentro de suas secretarias acadêmicas. Além de possibilitar integrar e centralizar dados, a ferramenta ainda permite:
- Emitir diplomas digitais
- Executar processos de tramitação de arquivos
- Gerar e acompanhar indicadores de desempenho
- Promover um ambiente sustentável através da cultura paperless
- Automatizar processos de análises documental
- Garantir autenticidade e integridade das informações, por meio da assinatura eletrônica.
Todos os serviços da Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy estão alinhados com o plano de classificação e exigências do Ministério da Educação.
Quer saber mais sobre como melhorar o atendimento ao aluno nas universidades por meio do uso de soluções tecnológicas? Então, aproveite para conhecer mais sobre a solução Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy.
