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CASES TECFY
Como a Tecfy implementou a Secretaria Acadêmica Digital na UNIAVAN – SC
Com a Secretaria Acadêmica Digital, você também poderá colocar em prática a cultura do paperless, utilizando as melhores soluções tecnológicas e contando com o apoio de uma equipe especializada em processos e na legislação vigente.
Cliente: UNIAVAN – SC
Fundada em 2002 como Faculdade Avantis, a UniAvan é uma das mais tradicionais instituições de ensino superior de Balneário Camboriú (SC). Atuando sob o mote de oferecer educação acessível e de qualidade, a IES conquistou o título de Melhor Faculdade de Santa Catarina em 2017, ao receber nota máxima do Ministério da Educação e Cultura (MEC) nos cursos disponíveis.
Em 2019, com a atualização de status institucional para Centro Universitário, a UniAvan já contava com mais de dezoito mil alunos ativos em 13 cursos na graduação presencial e 17 em Ensino a Distância, além dos matriculados em cursos de especialização.
Com grandes demandas vêm grandes responsabilidades – e a padronização dos processos é essencial para a gestão de instituições eficientemente organizadas. Assim, mantém-se a excelência e a percepção de satisfação por parte de alunos e equipe interna, já que a otimização das tarefas diárias é, também, uma forma de otimizar o tempo de todas as pessoas envolvidas na rotina universitária.
Nesse cenário, a Tecfy foi encontrada
A busca da UniAvan era simples: uma administração mais ágil e segura. Contudo, a implementação dessa realidade só pode ser feita por empresas que entendem a imensa responsabilidade de colocar em instituições tradicionais o aparato da transformação digital.
Mudanças geram benefícios mas, antes deles, vem os obstáculos, gargalos e resistências, certo? Mas, de acordo com o próprio cliente, essas turbulências não foram sentidas quando a Tecfy foi contratada, em 2018, como fornecedora da solução de Secretaria Acadêmica Digital.
Elisabeth Reis, então coordenadora do setor de arquivo da UniAvan na época da contratação, afirma que “o sistema nos foi apresentado com vários diferenciais que outras empresas não atendiam, como o Diploma Digital, por exemplo. E, de forma geral, a migração do sistema que tínhamos para o de Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy foi muito tranquila. Foi fácil”.
O Diploma Digital do qual Elizabeth fala faz parte de uma série de demandas do MEC para IES no que se refere à implementação do acervo digital e aos processos de supervisão e monitoramento das instituições, ações previstas na portaria 315 do ministério, que se aplicam a cursos de graduação e de pós-graduação lato sensu, tanto na modalidade presencial quanto de ensino a distância.
Então, para além da excelência nos serviços prestados, a UniAvan buscou a Tecfy para atender à legislação e, a partir daí, ter mais agilidade em sua prestação de serviços. Para tanto, uma das principais solicitações da instituição era um sistema que se integrasse ao já utilizado pelo centro universitário, justamente para facilitar a adaptação da equipe ao novo recurso. O pedido foi prontamente atendido por nossos especialistas, que aproveitaram a plataforma e disponibilizaram todo o seu conhecimento para trazer à tona uma solução intuitiva e adequada às necessidades da organização.
A gestão como serviço é uma dessas necessidades reais
“Outra razão pela qual optamos pela Tecfy se deu pela solução de gestão online dos documentos acadêmicos. Antes, digitalizávamos as informações e os colocávamos no sistema para visualização, sem tratamento de dados. Agora, como tudo está disponível com a Tecfy, podemos olhar para os arquivos com mais cuidado e estratégia. E isso facilita tudo!”, disse Elisabeth Reis, complementando seu depoimento sobre a contratação da nossa empresa.
No oceano de demandas das instituições de ensino por organização, agilidade e excelência nos processos, é importante navegar na certeza de que a tecnologia não é um final, mas um meio. A Tecfy se orgulha por participar de forma ativa na implementação das soluções propostas, bem como por poder acompanhar toda a trajetória dos clientes de perto, seja com suporte ou com acompanhamento de resultados.
O foco do sistema de Secretaria Acadêmica Digital é diminuir o tempo operacional nas tarefas diárias para que a equipe tenha flexibilidade em pensar estratégias de melhorias. Na UniAvan, essa otimização foi de 90% para a busca de documentos – o que se traduz em redução de custos, incluindo o de uso de espaço físico e compra de papel para arquivo.
Aproveitando as mudanças realizadas nos últimos anos, a UniAvan passou a também digitalizar todo o processo de matrícula, o que tem sido positivo para os alunos. Em época de abertura de matrículas, as caixas de documento – geralmente, oito, no mínimo – foram extintas. Agora, os ofícios ficam todos na nuvem, graças aos meios digitais, que disponibilizam os dados buscados de forma rápida e simples.
Essas são apenas algumas das melhorias. Diversas outras ainda serão catalogadas pela instituição para que os gestores metrifiquem os ganhos com a utilização das soluções da Tecfy e consigam resultados ainda melhores.
Uma das metas é tornar a UniAvan a instituição com melhor curso superior de odontologia do Brasil. Com a rapidez com que a organização se adequa, se prepara para o futuro e se destaca com a transformação tecnológica, a conquista desse objetivo é uma questão de tempo. Pouco tempo. Afinal, onde a Tecfy está presente, otimizar o tic-tac dos relógios é um ativo que vem de fábrica.
Vantagens
Conheça as vantagens e os benefícios dos serviços de Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy
- Integra a captura inteligente dos documentos, utilizando equipamentos da própria instituição.
- Elimina substancialmente a quantidade de papéis, o que gera uma grande economia.
Realiza a gestão eletrônica e física de todo o acervo documental. - Gera indicadores de desempenho.
- Assinatura eletrônica dos documentos digitais e documentos registrados, garantindo a autenticidade e integridade das informações.
- Executa diferentes processos de tramitação desses arquivos.
- Otimiza processos rotineiros da secretaria acadêmica depois de implantado, uma vez que as digitalizações poderão ser realizadas diretamente na nossa solução.
- Executa o arquivamento automático de conteúdo.
- Automatiza o processo de análise documental, tornando-o mais confiável e muito mais rápido.
- Consultoria especializada de Gestão da Informação, aderente ao plano de classificação do MEC.
- Emissão de Diplomas Digitais.
ESTAMOS EM CONFORMIDADE COM…
• Portaria MEC 1224/2013
• Portaria NA/MJ 92/2011
• Decreto Federal 9235/17
• Portaria MEC 315/18
• Portaria MEC 330/2018
• Portaria MEC 1095/2018 beta
• Portaria 554/19
• MP 2200/01
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