O que é gestão paperless?

A inovação possibilita às empresas uma série de vantagens voltadas ao gerenciamento eficiente. Isso inclui, mas não se limita a, redução de custos e um ambiente corporativo mais sustentável e organizado.

Graças à gestão paperless, muita coisa mudou nas organizações que tratam documentos em escala diária. Ao digitalizar legados, a empresa pode aproveitar melhor os espaços físicos de sua sede, dando um fim em armários, arquivos e uma diversidade de pastas que podem se perder a qualquer momento, seja por erro humano ou impactos de qualquer natureza.

O termo é chique, mas o conceito é simples. A palavra paperless, traduzida do inglês, quer dizer “sem papel”. Ou seja, é um movimento voltado para à gestão simplificada, assertiva e sem ruídos, que, para além de economizar papel no ambiente de trabalho, principalmente no setor de RH, dá aos gestores tempo o suficiente para focar no que realmente importa: a estratégia.

Relação do RH com a geração de papel

De maneira geral, o mundo corporativo sempre contribuiu para a produção de papel. Afinal, existe uma demanda enorme pelo insumo vindo das empresas. Porém, o RH é um setor que ganha lugar de destaque nos quadros de necessidade, em função da própria natureza do trabalho.

Repare na quantidade de informações, documentos em primeira, segunda e terceira via, folha de pagamento, folha de ponto e tudo o mais com que o setor de recursos humanos lida diariamente. Em empresas maiores, com alta taxa de turnover, demissões e admissões podem ocorrer na velocidade da luz. E, sempre que um colaborador entra ou sai do quadro, os trâmites da movimentação alcançam o meio físico. São currículos, formulários para adesão de benefícios, cópias de documentos, folha de pagamento, aviso de férias e processos burocráticos que não acabam mais.

Gerenciar todas essas informações no meio físico é uma tarefa complexa e que, muitas vezes, coloca o setor de RH em apuros: documentos antes arquivados em pastas erradas, ou que se perdiam no amontoado de outros papéis, não eram ocorrências raras.

Isso é um grande perigo, já que muitos processos na justiça trabalhista vão pedir os documentos de RH para análise e deferimento de sentenças. Caso não tenha, ou não saiba onde está, cada informação pertinente, a empresa corre o risco de perder os processos mesmo quando tiver feito tudo certo – menos, claro, a organização de seus papéis.

Por essas e outras, adotar a gestão paperless é a melhor alternativa para deixar seu ambiente de trabalho mais organizado e sustentável.

Gestão paperless na prática

Ok, já deu para entender que o modelo de gestão paperless traz benefícios de ordem econômica, com redução considerável da compra de papéis e insumos relacionados (impressora, toner e por aí vai) e ambiental, ao deixar o dia a dia da organização sustentável. Além disso, não podemos nos esquecer do papel social da gestão paperless, que é manter a tramitação de informações organizada e transparente para todos os envolvidos, incluindo o próprio colaborador.

A mudança organizacional que esse modelo traz é clara, mas os benefícios não param por aí. Antes de colocá-lo em prática, podemos citar:

Aumento da segurança com o controle mais rígido dos arquivos digitais, já que os dados ficam protegidos por senhas, criptografia e anti-malwares;
Rápida recuperação das informações por meio de buscas e backup;
Vantagem competitiva em função da redução de papel que libera espaço físico e favorece o orçamento da empresa.

Se tem tanta coisa boa envolvida, colocar a gestão paperless em prática deve dar o maior trabalho, não é?

Que nada! A boa notícia é que, a partir de ferramentas de transformação digital, é possível migrar o processo físico para a ambientação de documentos online de forma simples, intuitiva e rápida.

Bem, pelo menos é assim com o RH Digital, software desenvolvido pela Tecfy que visa otimizar o processo de admissão de novos colaboradores e dar à equipe de RH uma razão a mais para focar em estratégias, já que terá tempo para isso.

Nosso sistema é 100% focado em gestão paperless, ou seja, em nenhum momento do processo de admissão você vai precisar imprimir uma folha que seja. Além disso, nossa interface de processos personalizados garante agilidade de comunicação entre empresa e colaboradores e, consequentemente, melhora o relacionamento das partes desde o primeiro dia de contato.

Veja outras possibilidades da nossa solução de RH Digital:

Processo de admissão

A admissão digital da Tecfy agiliza o processo de contratação de pessoas, sem a necessidade de enviar para o RH cópias físicas de documentos. Além de ser paperless, o sistema permite:

Enviar lembretes para o candidato via SMS, e-mail e WhatsApp;
Agilizar processo de captura de documentos do candidato selecionado;
Validar automaticamente os documentos, informações e os dados obrigatórios para o eSocial;
Criar checklist personalizados dos documentos admissionais, por tipo de contratação;
Criação da pasta completa do novo colaborador no sistema de GED;
Geração dos dados da admissão para integração nos sistemas de folha.

Gestão e automação de processos

Essa ferramenta permite criar rapidamente processos executáveis, com recurso de “arrastar e soltar”, em um ambiente 100% web.

Nela, gestores podem criar processos e regras de negócio de maneira ágil, além de adicionar papéis funcionais, criar interfaces amigáveis e formulários personalizados – e, ainda, gerenciar todo o conteúdo relacionado em uma única plataforma.

Gestão de talentos

Quem disse que uma boa estratégia de retenção de talentos não pode ser paperless? Tanto pode como deve!

Com esse software da Tecfy, gestores de RH acompanham com muita facilidade o desenvolvimento de competências individuais e por times e podem associar metas e desafios a cargos e funções específicas.

A avaliação de competências apresenta uma visão ampla e abrangente da força de trabalho e dá ao responsável pelo setor o perfil completo de suas equipes, da produtividade às demandas por aprimoramento.

Se sua empresa, em especial o setor de RH, ainda trabalha de forma tradicional, com infinidades de papéis, pastas, arquivos e sabe-se lá o que mais ainda existe nesse mundo analógico defasado (#verdadesinconvenientes), reflita: será que não é esse o momento para abraçar uma mudança positiva?

A Tecfy está aqui para te apoiar nessa transformação, e nossos especialistas vão tirar todas as suas dúvidas e inseguranças a respeito desse modelo de gestão 100% sem papel e, ainda assim, 100% seguro e 100% produtivo.

Entre em contato com a gente e venha conhecer o RH Digital!