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A forma como o departamento pessoal trabalha diz muito sobre a empresa. Afinal, é por meio dessa área que o candidato tem o primeiro contato com o negócio, além dela ser a base do relacionamento interno com os colaboradores.
Assim, todos os seus procedimentos, desde a candidatura para uma vaga, realização de processos seletivos e de admissão e, depois, nas funções cotidianas, são como um cartão de visitas para quem trabalha ou vai trabalhar na organização.
Essa descrição pode até parecer lógica e simples, mas, na prática, a atuação do Departamento Pessoal é bem mais complexa do que se imagina.
De maneira geral, o Departamento Pessoal é o responsável por administrar toda a parte burocrática relacionada aos funcionários, desde a sua chegada, seu vínculo como empregado até o processo demissional ou de aposentadoria.
Por essa razão, toda a atuação do DP é fiscalizada pelo Ministério do Trabalho e regida pelo sindicato da categoria. Assim, é indispensável que a área se mantenha organizada, para ser capaz de manter o trabalho dinâmico, eficaz e atento aos processos e legislações vigentes.
O Departamento Pessoal nunca pode ficar desorganizado
Mais do que lidar com demandas de diversas esferas e em interfaces com todos os setores da empresa, o Departamento Pessoal precisa ter formas claras de trabalho, que privilegiam a eficiência e a rapidez.
Além disso, é essencial que essas ferramentas e soluções utilizadas permitam salvaguardar os processos de trabalho tanto quanto os profissionais que atuam no setor.
Por ser uma área necessária em qualquer empresa, pode acontecer dos profissionais se sentirem estressados e sobrecarregados apagando incêndios cotidianos.
Contudo, tanto pela saúde dos colaboradores, como do negócio, esse não pode ser o ritmo do setor!
Por isso, trouxemos 5 dicas para você adotar e deixar o Departamento de Pessoal mais organizado:
1. Entenda as atribuições do DP
Antes de criar processos ou buscar soluções para a área, é preciso entender as atribuições do DP e como ele funciona. Por isso, é importante listar todas as atividades desenvolvidas pelo setor, descrevendo os fluxos, interfaces e o responsável por cada uma delas.
É uma técnica que pode parecer simples, mas que garante bons resultados. Isso porque a prática permite uma visão macro e micro do departamento.
A partir disso, é possível eliminar processos em duplicidade, criar novos, avaliar a distribuição do trabalho entre os membros da equipe e observar quais aspectos podem ser otimizados.
2. Tenha um calendário de obrigações do DP
Já que o assunto é organização, então nada melhor que elaborar um calendário com todas as obrigações do DP e seus prazos.
Dessa forma será possível evitar prejuízos em virtude dos atrasos e até mesmo processos trabalhistas pelo não cumprimento de tarefas.
Dentre as datas que devem ser organizadas em um calendário, podemos citar:
- Recolhimento do FGTS;
- Entrega da GFIP/SEFIP;
- Entrega da cópia da GPS;
- DARF IRRF;
- DARF INSS.
3. Adote a Admissão Digital
A tecnologia é parte fundamental para organizar o Departamento Pessoal, pois além de gerar rapidez em todas as tratativas, traz grande economia para a empresa.
Pense em uma situação comum em um DP que é o recebimento de documentos para admissão de funcionários.
Em médias e grandes empresas, o volume de papel no setor é absurdo, fazendo com que os profissionais tenham que se desdobrar para organizar, cadastrar no sistema, catalogar e arquivar e permitir que estejam sempre disponíveis para consulta da gestão e time do RH.
A boa notícia é que a equipe do Departamento Pessoal pode contar com a Admissão Digital desenvolvida pela Tecfy: uma ferramenta amigável em que o próprio candidato preenche as informações na plataforma.
Além disso, todo o contato é realizado por meio do sistema:
- O candidato recebe uma notificação por SMS ou e-mail para efetuar o cadastro;
- Na plataforma o candidato tira fotos e envia documentos;
- A ferramenta efetua a validação dos documentos enviados;
- O candidato visualiza o agendamento do exame admissional.
4. Gestão e Automação de Processos
Realizar tarefas de maneira manual é coisa do passado. Com o avanço da tecnologia, é possível proporcionar melhor entendimento da área e agilidade nos processos.
A solução Tecfy também permite que a equipe do Departamento Pessoal trabalhe de forma mais eficiente, além de proporcionar a transformação e automação de processos de negócio com informações em tempo real.
A plataforma melhora a visibilidade e o controle das atividades, por meio de uma solução amigável e intuitiva. Ela cria, de maneira rápida, processos executáveis, com recursos de arrastar e soltar em um ambiente 100% web.
5. Gestão Paperless
Um Departamento Pessoal organizado precisa reduzir ou eliminar papéis, caixas e pastas no ambiente físico. Além de criar uma nova cultura, voltada para o digital, a gestão Paperless reduz custos e aumenta a eficiência da área.
Em vez de passar horas procurando documentos de funcionários em arquivos, a solução Tecfy permite a transformação dos documentos de papel em informação eletrônica.
Assim, a empresa torna a rotina otimizada e o ambiente de trabalho mais sustentável, possibilitando, inclusive, o trabalho em home office.
Benefícios de ter um Departamento Pessoal organizado
Sem dúvidas, organizar o Departamento Pessoal traz inúmeros benefícios para o setor e também para a organização como um todo. Destacamos as principais a seguir:
Agilidade nos Processos
Rapidez pode ser alcançada com menos burocracia através de processos simplificados e online.
Otimização de Processos
Alcançada facilmente com processos claros, de conhecimento para toda a equipe e setores envolvidos com ferramentas online e personalizáveis.
Segurança nos Processos:
Essencial para a validação online de documentos, informações e dados, acabando com a papelada e simplificando processos de forma segura.
Integração entre Sistemas e Processos
Acessar dados e acompanhar métricas precisa ser fácil e estar disponível de forma centralizada para os colaboradores.
Todas essas possibilidades que auxiliam na organização e melhoria do Departamento Pessoal são possíveis com as soluções para RH da Tecfy. Entre em contato conosco e conheça!
