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A digitalização registrada pode salvar sua empresa

jul 11, 2018 | Digitalização

Imagine que houve uma troca de colaboradores em um departamento da empresa e o novo colaborador, pela falta de organização em que os arquivos se encontram, simplesmente não consegue encontrar um documento importante para o fiscal durante uma auditoria.

Ou vamos imaginar um cenário extremo: digamos que houve um incêndio na sua empresa, algo que tenha destruído totalmente os seus arquivos físicos como prontuários de colaboradores, contratos com fornecedores e clientes, notas fiscais, manuais de treinamento, entre outros.

O resultado não poderá ser outro a não ser o caos!

 

As vantagens do PAPERLESS

 

Grandes empresas costumam adotar uma política de prevenção de desastres, a chamada DRP (Disaster Recovery Plan), com o objetivo de, em casos extremos, restabelecer a operação com brevidade, com o menor impacto e com a menor perda de dados possível. Essa política prevê, entre outras medidas, a digitalização dos arquivos físicos.

Reduzir ou eliminar o uso de documentos em papel está no centro das discussões e é essencial para o processo de transformação digital nas empresas. O conceito paperless é usado para descrever os métodos pelos quais as empresas podem reduzir custos e aumentar sua eficiência, transformando os documentos de papel em informação eletrônica e facilitando a recuperação dos dados, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos.

 

MAS E AS LEIS QUE OBRIGAM DOCUMENTOS FÍSICOS?

 

Nesses casos, em que não se pode simplesmente digitalizar um arquivo, a solução é a DIGITALIZAÇÃO REGISTRADA!

Trata-se da trasladação do documento físico para o meio digital, com o seu registro para guarda permanente e consulta. Eles são preservados como originais e possuem o mesmo valor jurídico.

Essa é uma das expertises da Tecfy, empresa que atua com equipamentos e softwares de alta qualidade e oferece toda a gestão desses documentos como um dos nossos principais serviços.

Quer saber mais? Fale com nossa equipe de consultores e entenda como poderemos ajudar você a aumentar a segurança da sua empresa!

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A Tecfy é uma empresa de tecnologia integrante do Grupo Tecnoset, que atua há mais de 30 anos no mercado, entregando soluções customizadas às necessidades de cada cliente. Com profissionais especializados, realizamos uma consultoria completa na área de gestão documental, executando os projetos de forma ágil, simples e segura.

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