PABX:
Imagine que houve uma troca de colaboradores em um departamento da empresa e o novo colaborador, pela falta de organização em que os arquivos se encontram, simplesmente não consegue encontrar um documento importante para o fiscal durante uma auditoria.
Ou vamos imaginar um cenário extremo: digamos que houve um incêndio na sua empresa, algo que tenha destruído totalmente os seus arquivos físicos como prontuários de colaboradores, contratos com fornecedores e clientes, notas fiscais, manuais de treinamento, entre outros.
O resultado não poderá ser outro a não ser o caos!
As vantagens do PAPERLESS
Grandes empresas costumam adotar uma política de prevenção de desastres, a chamada DRP (Disaster Recovery Plan), com o objetivo de, em casos extremos, restabelecer a operação com brevidade, com o menor impacto e com a menor perda de dados possível. Essa política prevê, entre outras medidas, a digitalização dos arquivos físicos.
Reduzir ou eliminar o uso de documentos em papel está no centro das discussões e é essencial para o processo de transformação digital nas empresas. O conceito paperless é usado para descrever os métodos pelos quais as empresas podem reduzir custos e aumentar sua eficiência, transformando os documentos de papel em informação eletrônica e facilitando a recuperação dos dados, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos.
MAS E AS LEIS QUE OBRIGAM DOCUMENTOS FÍSICOS?
Nesses casos, em que não se pode simplesmente digitalizar um arquivo, a solução é a DIGITALIZAÇÃO REGISTRADA!
Trata-se da trasladação do documento físico para o meio digital, com o seu registro para guarda permanente e consulta. Eles são preservados como originais e possuem o mesmo valor jurídico.
Essa é uma das expertises da Tecfy, empresa que atua com equipamentos e softwares de alta qualidade e oferece toda a gestão desses documentos como um dos nossos principais serviços.
Quer saber mais? Fale com nossa equipe de consultores e entenda como poderemos ajudar você a aumentar a segurança da sua empresa!
