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BPM, ou Business Process Management, significa Gestão de Processos de Negócios, que podemos definir como uma metodologia que embasa estratégias de gestão para efetivar a melhoria de desempenho dos agentes e processos organizacionais no dia a dia do negócio.
Por meio dela é possível potencializar o controle dos processos em um ciclo fechado de ações, desde a sua modelagem, passando pela sua execução, medição até a identificação de gargalos para implementar melhorias contínuas.
Segundo a teoria das restrições — TOC, ou Theory of Constraints —, nenhum processo é ótimo a ponto de não produzir gargalos. Logo, sempre existirão falhas para serem sanadas, mas até o controle efetivo de problemas pode originar novos gargalos.
Nesse sistema continuado de aperfeiçoamento, o BPM compreende aspectos que ajudam a empresa a automatizar seus processos para que as falhas sejam minimizadas e a produtividade e eficiência sejam viabilizadas.
Se você quer implementar o conceito de BPM no seu negócio, continue a leitura deste post. Explicamos mais sobre Business Process Management, sua importância e os benefícios para a gestão empresarial. Confira!
O conceito de Business Process Management e suas vertentes
O BPM não é um software em si, como um ERP (Enterprise Resource Planning). É um conceito adaptável, cuja abordagem sistematiza processos organizacionais com o intuito de aumentar sua eficiência operacional.
Informações armazenadas no sistema da empresa embasam essa metodologia, embora dados também possam ser modelados por BPMS — Business Process Management Suites/Systems —, que têm a mesma base conceitual do ERP e garantem mais padronização para os relatórios.
Por meio de uma arquitetura de BPMS, é possível fazer simulações, registrar todo o andamento dos processos, delimitar regras para os mecanismos implantados, integrar ações e métricas para monitoramento de resultados.
Assim, o BPMS é capaz de receber a configuração que atenda às especificações das operações utilizadas para aumentar a flexibilidade da empresa na iminência de possíveis mudanças.
Também é importante diferenciarmos BPM, BPMS, BPMM (Business Process Maturity Model) e BPMN em português (Modelo e Notação de Processos de Negócio). Enquanto BPM é o conceito e BPMS é a tecnologia, ou seja, o software utilizado para esse fim, o BPMM é uma boa prática ou padrão que consiste avaliar a maturidade e orientar as organizações para melhorias do processos e BPMN onde são as notações que consiste apenas um conjunto de símbolos que podemos usar pra descrever graficamente um processo.
As notações padrão do BPMM permitem avaliar a maturidade de um processo, sendo divididas em 5 níveis que representam diferentes estágios de transformação.
Inicial
Estágio em que os processos são inconsistentes e imprevisíveis.
Gerenciado
Fase em que os processos já estão delimitados e satisfazem os requisitos mínimos de qualidade preestabelecidos. Ainda assim, não existe padronização entre unidades de negócios localizadas em pontos geográficos diferentes.
Padronizado
Nesse estágio há um padrão a ser seguido entre todas as unidades, sintetizadas por melhores práticas (BPMM) e guias de orientação.
Previsível
As vantagens obtidas com a padronização de processos facilitam a realimentação de ações em todas as unidades de trabalho. Aumenta-se o controle sobre as variações que poderiam prejudicar seu andamento de forma a aumentar a previsibilidade e, consequentemente, a produtividade do negócio.
Inovação
Ações de melhoria constante e proatividade possibilitam inovações que reduzem as diferenças entre a capacidade produtiva e a capacidade almejada para alcançar os objetivos de negócio.
A importância do Business Process Management para gestão empresarial
Um dos principais benefícios de implementar uma ferramenta de BPM é a melhoria continuada dos processos de negócio. Existe uma máxima que afirma que aquilo que não se mede não pode ser controlado.
Com o Business Process Management é possível modelar, gerenciar e controlar todas as atividades da empresa. Funciona como a ferramenta PDCA (Plan, Do, Check, Act), que é uma metodologia cíclica para melhoria continuada dos projetos.
Atualmente, as empresas têm um grande desafio de oferecer aos seus clientes o produto ou serviço certo, no momento oportuno, a partir da identificação da necessidade. É preciso rever estruturas organizacionais tradicionais e implantar a inovação como um pré-requisito para se adequar e obter vantagem competitiva nesse contexto.
Logo, a eficiência está na geração de valor para o negócio e para os clientes da empresa, o que exige uma visão ampliada de todos os processos envolvidos na busca por esse resultado — empresas precisam conhecer os seus processos para se desenvolverem cada vez mais.
Como processos são compostos por diversas etapas ou atividades, não é suficiente manter roteiros preestabelecidos ou procedimentos bem definidos. É necessário reavaliar periodicamente todos os seus aspectos para acompanhar as mudanças exigidas pelo mercado, elevar o grau de maturidade relacionado à eficiência e, consequentemente, potencializar os resultados produtivos.
7 benefícios da automação de processos para a gestão empresarial
Atrelar o BPM aos objetivos da empresa aumenta a garantia de que os gestores têm mais controle sobre os processos e seus efeitos. Uma ferramenta de BPM, por exemplo, evita que os profissionais desperdicem tempo e fiquem presos a tarefas manuais repetitivas.
Por meio da integração e da padronização obtidas com a automação de processos, a empresa passa a entender melhor seus clientes, melhora a qualidade dos seus produtos e serviços e podem se dedicar a tarefas com maior valor agregado e mais estratégicas para o negócio, ou seja, seu core business. Confira outros benefícios que listamos a seguir.
1. Melhora o fluxo de dados
Os dados se tornam mais disponíveis e acessíveis a todos os setores da organização, com o objetivo de evitar a desinformação, a interdependência e o compartilhamento equivocado de informações entre departamentos. Assim, as falhas de comunicação são minimizadas.
2. Reduz custos operacionais
Processos são enxugados e erros são facilmente corrigidos à medida que surgem, minimizando a gestão corretiva (que onera o caixa da empresa pela urgência) e a ociosidade das equipes. Além disso, a automação reduz taxas de desperdício em todos os âmbitos — tempo, dinheiro, esforços e recursos.
3. Melhora a tomada de decisão
Com informações mais acessíveis e a racionalização nos processos, os gestores garantem uma visão mais ampla do funcionamento da organização. A partir dessa perspectiva, é possível compreender melhor os processos e tomar decisões mais acertadas.
4. Aumenta a produtividade
O tempo para a realização das tarefas é reduzido, assim como o retrabalho e as atividades burocráticas ou manuais.
5. Cria oportunidades de negócio
Com uma estrutura enxuta e mais eficiência, os gestores podem se voltar para decisões mais estratégicas, relacionadas à conquista de novos mercados.
6. Garante competitividade
Por meio da melhoria continuada, os processos são aperfeiçoados e é possível incorporar novas tecnologias que facilitam ainda mais esse desenvolvimento — culminando na qualidade superior e na manutenção da competitividade da empresa.
7. Possibilita a governança
A automatização de processos garante a conformidade necessária com o compliance do setor. Tudo fica registrado para possíveis análises e auditorias.
Quando o processo é mapeado pelo BPM, é possível visualizar com mais clareza, por meio de relatórios e interfaces gráficas, o fluxo de operações, a ordem em que as atividades devem ser executadas para garantir eficácia e os pontos de conexão entre as diferentes etapas de um mesmo processo.
Agora que você sabe como garantir a melhoria continuada dos seus processos por meio do BPM, que tal assinar a nossa newsletter para descobrir qual solução é adequada para o seu negócio?
