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Empresas que automatizam rotinas organizacionais e digitalizam processos se tornam mais eficientes. Isso porque, com tecnologia, é possível integrar ferramentas, agilizar tarefas e padronizar resultados.
Com soluções inovadoras também é possível gerar dados mais precisos sobre os processos, aumentar a segurança das informações e reduzir os custos que seriam demandados no formato legado. Essa tendência vem crescendo em âmbito corporativo, por meio de tecnologias de Assinatura Eletrônica e Digital e tecnologias de automação de processos (BPM)
Como funciona esses recursos nas soluções Tecfy?
A assinatura eletrônica e digital é responsável por eliminar a ação mecanizada das equipes de trabalho na assinatura de documentos digitais. Com a ferramenta, é possível garantir eficiência e precisão aos processos e seus resultados.
“O foco da Tecfy é criar a oportunidade de realização de processos paperless — sem papel. Nossa tecnologia é integrada a DocuSign, ferramenta que permite a legalidade e validade jurídica para esses documentos, que nascem 100% digitais.”
Toda organização tem um contrato para ser gerenciado, exemplo “aluguel, contrato de trabalho, documentos de alunos, contrato de fornecedores”, isso compreende um fluxo de gerenciamento desde a criação até a entrega ou armazenamento dos contratos. Quando o documento é físico, ou seja, em papel, essa rotina abrange várias etapas: criação, impressão, coleta das assinaturas, digitalização e envio ou armazenamento.
O simples fato de executar os processos de forma física onera, desnecessariamente, os custos da empresa — em média, US$ 38 por contrato.
Se considerarmos o custo gerado pela ociosidade dos profissionais envolvidos nas tarefas e os materiais que podem ser desperdiçados, esse valor pode ser ainda maior.
Por meio de uma plataforma integrada a outras soluções, como é o caso da DocuSign e da Tecfy, é possível mudar esse contexto e permitir que todos os documentos digitais sejam assinados de forma automatizada.
Além disso, a DocuSign garante eficiência para todo o ciclo da gestão documental, desde o momento em que os documentos são preparados, promulgados e gerenciados.
A ferramenta disponibiliza também a funcionalidade de coletar dados de sistemas de registro ou arquivos para preenchimento automático dos contratos e, ainda, incorpora outras rotinas administrativas pós-assinatura, como o faturamento ou ativação de cadastro automáticos. Veja mais funcionalidades da solução:
- roteamento automatizado;
- identificação de signatário;
- captura de assinaturas legalmente válidas;
- métodos adicionais de verificação de signatários,
- processo de pós-assinatura com atualização de registros e armazenamento de dados em sistemas integrados à plataforma;
- geração de relatórios seguros;
- análises sobre o conteúdo do contrato;
- formas especializadas de retenção de documentos.
Quais os benefícios da Assinatura Eletrônica de Documentos para as empresas?
A solução tem muitas funcionalidades, que podem ser aplicadas nos diversos setores dos negócios. Os benefícios são, principalmente, resultados da eficiência promovida nos processos automatizados. Entenda!
Produtividade interna
Processos criados no meio digital já são naturalmente mais eficientes. Mas a adoção de soluções inovadoras, a competitividade do mercado e o avanço cada vez mais rápido da tecnologia exigem que a velocidade das rotinas organizacionais também seja cada vez maior.
Fintechs, por exemplo, são empresas que nasceram digitais, mas as relações estabelecidas entre elas e seus stakeholders são genuínas e, por esse motivo, para garantir segurança jurídica à relação é imprescindível que contratos sejam firmados entre as partes.
Mas como estruturar toda a empresa em âmbito digital e não disponibilizar uma assinatura digital no momento do aceite dos termos do site ou na assinatura de contratos digitais?
É preciso que esse processo também seja digital, para viabilizar a agilidade necessária à competitividade e inibir possíveis gargalos que comprometam a produtividade.
A Docusign permite essa produtividade por meio de poucos cliques, que armazenam o consentimento do cliente para documentos organizacionais, políticas de privacidade, termos de uso ou condições de um site ou aplicativo.
Acessibilidade à informação
A acessibilidade à informação também é outra vantagem, pois documentos digitais armazenados em nuvem podem ser visualizados a qualquer momento, de qualquer lugar.
A ferramenta inibe a probabilidade de erros, perdas e extravios, que poderiam acontecer com os documentos físicos e durante a coleta de suas respectivas assinaturas.
Segurança dos dados
A tecnologia, muitas vezes, causa receio em relação a sua complexidade e confiabilidade, mas a DocuSign simplifica o processo por meio de uma plataforma altamente intuitiva. Além disso, cria um ambiente extremamente seguro, para que a confidencialidade e a integridade dos dados sejam preservadas.
A diferença da DocuSign para outras soluções disponíveis no mercado é exatamente o aspecto da segurança: as evidências são capturadas e processadas em níveis de certificados de segurança para que, por exemplo, o documento não seja modificado posteriormente.
Qual é o meio de acesso para utilizar essa solução?
A tecnologia é ofertada por meio de uma assinatura mensal, que inclui a parametrização dos processos organizacionais relacionados ao uso da ferramenta.
Por exemplo, documentos do setor de RH — documentos admissionais, contratos de trabalho, planos de saúde e benefícios ofertados pela organização —, que precisam ser assinados para manter sua validade jurídica.
Normalmente, esse processo é feito de forma tradicional, no papel, para posteriormente ser digitalizado e armazenado no sistema de gestão da empresa, ou em uma pasta do RH.
Como descrito, a DocuSign facilita e agiliza essa demanda, mas é necessário modelá-la de forma adequada para que todas as suas funcionalidades sejam aproveitadas.
Após essa adaptação, a ferramenta pode ser utilizada e a contratação do serviço é bem simples e rápida. Atualmente, a solução de automação da Tecfy já é integrada ao serviço de assinatura eletrônica digital da DocuSign, para aumentar a praticidade na gestão documental dos clientes.
Agende com um dos nossos consultores para fazer uma demonstração. Entre em contato e veja como a Tecfy pode garantir todos esses benefícios para sua empresa!
