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Os documentos admissionais asseguram ao empregador a conformidade da relação contratual no emprego dos candidatos em seus devidos cargos, após um longo processo de recrutamento e seleção.
Além deles, existem exames obrigatórios que devem ser realizados de acordo com as especificidades de cada cargo, para atestar a capacidade física e mental do trabalhador no desempenho de suas funções.
Quando uma empresa solicita esses documentos, ela não só está buscando adequação na legislação vigente, como também demonstra preocupação com o registro dos seus funcionários, para que lhes sejam assegurados direitos presentes na constituição e nas leis trabalhistas.
Confira agora quais são os documentos admissionais mais importantes para a contratação de um colaborador, quais informações não devem ser solicitadas para não causar constrangimento e como gerir essa documentação de forma eficiente!
Documentos admissionais exigíveis
Muitos documentos admissionais serão usados no ato da assinatura da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), que ainda deverá constar a data da admissão, a remuneração acordada e as condições especiais de trabalho.
A devolução da carteira deve acontecer em 48 horas. A empresa ainda deve incluir a admissão do novo funcionário no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED) e no livro de funcionários.
É preciso ainda arquivar o contrato individual de trabalho assinado pelo colaborador, a ficha de salário-família, a declaração dos dependentes e a declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte. São exigidos do funcionário:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- foto 3×4;
- cópia de documento de identidade;
- cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF) caso ele não esteja presente do RG;
- cópia da certidão de casamento;
- título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
- cartão de inscrição no PIS;
- certificado de reservista, caso o trabalhador seja homem e tenha menos de 45 anos;
- cópia do comprovante de residência;
- cópia dos diplomas que qualificam para o cargo ou comprovante de escolaridade;
- cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH), caso o cargo exija a utilização de veículos;
- cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
- comprovante de escolaridade dos filhos maiores de 7 anos;
- atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se houver).
A idade mínima para contratação de funcionários é de 16 anos. Menores devem ser contratados na condição de aprendiz com regime diferenciado. Apenas maiores de 18 anos podem realizar trabalhos perigosos, noturnos ou insalubres.
Documentos que demandam cautela ao serem solicitados
É importante atentar para alguns documentos que não devem ser solicitados aos novos colaboradores, como o registro no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) e no Serasa, exame toxicológico ou outros — quando não interferem no desempenho das funções —, informações familiares e outros dados que podem causar algum tipo de constrangimento desnecessário ou estar em desacordo com a legislação trabalhista.
Métodos para gerir essa informação
Algumas ações podem facilitar o processo de solicitação e a gestão da documentação após seu envio pelos colaboradores. Confira quais são e como manter essa rotina:
- crie um comunicado padrão a ser enviado por e-mail para todos os contratados da empresa, isso facilita o processo e evita que nenhum colaborador se sinta diferente ou perseguido;
- mantenha um checklist dos documentos solicitados pra conferir quais já foram entregues por cada colaborador, assim é possível cobrar somente aqueles que estiverem em falta;
- conceda um protocolo com a assinatura do responsável pelo recebimento dos documentos admissionais para aumentar o comprometimento do detentor da informação e garantir que nenhum dado sensível seja perdido ou extraviado;
- guarde os documentos de forma segura, de preferência de forma digitalizada e armazenada em nuvem, para garantir acesso imediato sempre que for necessário e manter os requisitos de segurança da informação;
- armazene os documentos com a devida identificação para facilitar a organização e a busca, quando houver necessidade.
Os documentos admissionais são importantes para se conhecer melhor o colaborador, manter na base de dados informações para eventuais cálculos de direitos trabalhistas e garantir a adequação com a lei em caso de fiscalização.
Você conhece outros documentos admissionais importantes na contratação de funcionários? Deixe seu comentário com suas experiências e enriqueça nossa discussão!
