Um dos grandes desafios da área de recursos humanos sempre foi lidar com grandes volumes de papéis. E de fato, são muitos os documentos no RH. Entre colaboradores admitidos, desligados e novos recrutamentos são geradas tantas informações, o que torna o dia a dia do departamento complicado.

Na prática, a gestão documental manual, além de tomar muito tempo, ainda dificulta o armazenamento de documentos confidenciais, que necessitam de mais cuidado para que nenhum dado pessoal seja perdido ou vazado.

Investir em tecnologia, nesse contexto, é a solução mais eficaz. Ela ajuda a agilizar processos e otimizar tempo, permitindo que o profissional de recursos humanos foque no que realmente importa – a gestão de pessoas.

Mas como implantá-la de maneira eficiente? Neste artigo vamos esclarecer essas e mais algumas dúvidas referente à digitalização de documentos no RH. Confira!

3 erros comuns cometidos na gestão de documentos no RH

Quem trabalha na área de recursos humanos sabe da importância da gestão de documentos e da confidencialidade para manusear esse tipo de material. No entanto, muitas empresas ainda cometem muitos erros nos processos:

1. Ignorar a tecnologia

A transformação digital chegou para otimizar processos e aumentar a competitividade no mercado. Por isso, um RH que não pensa na automação corre grande risco de ficar amarrado em tarefas repetitivas, além de perder dados considerados sigilosos e fundamentais para o desenvolvimento dos negócios.

Hoje, todas as empresas já devem considerar recursos e soluções que permitem digitalizar documentos, a fim de melhorar a acessibilidade, segurança, reduzir custos de arquivo físico e tornar-se mais sustentável.

2. Descuido no armazenamento de documentos confidenciais

A maioria dos documentos no RH são confidenciais e de extrema importância para a organização. O descuido com esses papéis é um erro gravíssimo, porém ainda comum no ambiente corporativo.

Entretanto, diante do surgimento da LGPD, e a consequente penalização por perda e vazamento de dados, deve haver um grande movimento para mudar esse cenário.

Controlar o acesso a essas informações é o primeiro passo para proteger os dados dos colaboradores e clientes. Já a organização documental através da digitalização pode contribuir com todos para a adequação às novas normas da Lei Geral de Proteção de Dados.

3. Não ter cópias ou backup de segurança

Na gestão documental, as cópias de segurança de arquivos impressos são fundamentais para proteger os dados contra roubos, extravios, perda ou deterioração do papel. Já com a tecnologia, por mais que alguns desses riscos sejam mitigados, acidentes e vazamentos ainda podem acontecer.

Não à toa, junto da digitalização, é necessário criar uma política de backups. Isso dará muito mais segurança ao RH, mesmo em caso de algum desastre.

Como a digitalização de documentos pode ajudar a tornar o RH mais estratégico?

Os erros citados anteriormente são motivados, na maioria das vezes, pela necessidade do departamento em lidar com grandes pilhas de papéis com dados sigilosos. Cientes disso, agora traremos os benefícios de promover a automação e digitalização à gestão documental do RH.

Otimização de tempo na contratação

A burocracia e a quantidade de documentos solicitados pelo RH na contratação de um colaborador são gigantes. No entanto, com um software eficiente, é possível deixar o processo muito mais ágil e otimizado.

A digitalização, desde a seleção até a admissão, promove menos burocracia por meio da automação nas análises de currículos e documentos admissionais. Isso, por sua vez, fornece mais tempo para os responsáveis focarem em atividades mais estratégicas e atrair melhores talentos.

Maior agilidade e eficiência na gestão de pessoas

Com a organização de documentos no RH em dia, o departamento ganha mais autonomia para concentrar seus esforços nos maiores ativos de uma companhia – as pessoas.

Em outras palavras, menos presos a processos burocráticos e de pouco valor, os profissionais de recursos humanos têm tempo suficiente para pensar em ações de engajamento, satisfação e retenção de talentos.

Garantia de maior conformidade e segurança

Existem inúmeras exigências legais trabalhistas determinadas ao RH. Nesse sentido, a organização promovida pela digitalização dos documentos, dará mais insumos para que a companhia se prepare para auditorias.

Além disso, também existe o desafio de segurança. Antes da tecnologia, a perda ou deterioração de documentos impressos era comum dentro do departamento. Mas, com a LGPD em vigor, essa passou ser uma preocupação maior.

Felizmente, hoje sistemas na nuvem facilitam a encontrabilidade, restringem acessos indevidos e mantém todos os dados seguros.

Redução de custo

Por fim, com a eliminação dos arquivos físicos, os investimentos em geração, armazenagem e manutenção de documentos podem ser cortados e direcionados para projetos importantes na empresa.

Conheça as soluções da Tecfy para a digitalização do RH

Agora que você já sabe da importância de investir em tecnologias para a gestão de documentos no RH, precisa conhecer as soluções da Tecfy.

Seus sistemas de admissão digital e gestão de talentos facilitam todo o processo do departamento, do recrutamento à retenção de colaboradores. As ferramentas ainda podem ser personalizadas, de acordo com a necessidade de cada negócio. Confira algumas funcionalidades:

Enviar lembretes para o candidato via SMS, e-mail e Whatsapp;
Agilizar o processo de captura de documentos do candidato selecionado;
Validar automaticamente dos documentos, informações e os dados obrigatórios para o eSocial;
Criar checklists personalizados dos documentos admissionais, por tipo de contratação;
Criar pasta completa de colaboradores contratados no sistema de GED;
Gerar dados da admissão para integração nos sistemas de folha.

Entre em contato e conheça a solução.