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Pilhas de papéis, pastas e mais pastas de arquivos, perdas e danos: a cada dia que passa esse cenário está ficando mais distante nas universidades e em outras instituições de ensino. Isso acontece porque a digitalização de documentos já é uma realidade, transformando a rotina nas secretarias.
Não é por acaso, uma vez que esse tipo de serviço facilita o trabalho, tornando-o mais eficiente e agregando valor à instituição. Acima de tudo, essa é uma forma de garantir a conformidade com as normas regulamentadas pelo Ministério da Educação (MEC).
Você sabe como a ferramenta funciona? Continue a leitura deste post e veja como a digitalização de documentos pode gerar inúmeros benefícios para o dia a dia da secretaria acadêmica.
Qual é a importância da digitalização de documentos nas universidades?
Primeiramente, como já adiantamos, não se trata apenas de uma solução tecnológica comum. Na verdade, a digitalização se tornou obrigatória com a lei 9.235/2017. Essa norma institucionalizou a necessidade de existir um acervo acadêmico eletrônico por meio de tecnologias de gestão da informação.
Outros regulamentos, como a portaria 315/2018, também apresentam algumas regras de como essa documentação eletrônica deve ser feita. Apesar de obrigatório, esse processo de transformação digital permite mudanças sistêmicas que oferecem inúmeros benefícios.
A digitalização de documentos favorece a integração e a troca de informações entre as secretarias acadêmicas e os estudantes. Assim, é possível melhorar o atendimento e a resolução de questões, como a emissão de certificados e diplomas, e a revisão de notas, com uma validação em tempo real.
De fato, essas mudanças vão ao encontro da própria realidade dos estudantes. Afinal, essa é uma geração que viveu a revolução digital, sendo pautada pelo imediatismo e pela facilidade de acesso à informação.
Da mesma forma, para a instituição as vantagens também são inúmeras, pois evita-se filas e atrasos na entrega, no agendamento e no recebimento de documentos. Todos os processos podem ser mais bem estruturados e organizados. Assim, a produtividade da secretaria pode ser bem maior, com mais mobilidade.
Como a digitalização pode ajudar a instituição a cumprir suas obrigações legais?
Na prática, a digitalização de documentos permite que as instituições de ensino superior possam estruturar o acesso à informação de maneira transparente. Toda a vida acadêmica do aluno fica armazenada e organizada em um mesmo ambiente, de acordo com um conjunto de regras e de maneira permanente.
As regras do MEC seguem modelos já instituídos para a padronização e a segurança da informação. Isso acontece pela codificação e indexação dos documentos, com a rastreabilidade, utilizando-se tecnologias que garantam a integridade e a autenticidade. A validação jurídica é feita com um certificado digital.
Recentemente, a portaria 330/18 do MEC institui o processo de emissão de diplomas em meio digital. As universidades têm até 24 meses após a data da publicação para implementar um processo que emita os certificados com validade jurídica no meio digital, assim como os registros. Depois, os documentos podem ser disponibilizados nos sites das instituições.
Quais são as funcionalidades da ferramenta Secretaria Acadêmica Digital oferecida pela Tecfy?
A Secretaria Acadêmica Digital é uma plataforma tecnológica com a qual as universidades podem não apenas fazer a digitalização de documentos, mas implementar uma transformação digital completa. A ferramenta pode ser integrada aos outros sistemas utilizados na instituição, sem a necessidade de customização.
A tecnologia garante a conformidade total com as normas do MEC, desde o processo de matrícula até a geração de um acervo acadêmico digital — um grande diferencial em relação a outras ferramentas de digitalização de documentos. Além disso, um diferencial é permitir o gerenciamento do ciclo de vida da informação — do documento digitalizado, com validade jurídica, ao documento físico, com a integração e a geração de relatórios.
Dessa forma, dá para automatizar e transformar todos os processos, com a emissão do diploma e do registro acadêmico de maneira digital e integrada. Em uma mesma plataforma, pode-se atender a todos os regulamentos, sem a necessidade de utilizar mais papel do que o necessário.
Quais são os diferenciais da solução da Tecfy para a gestão do processo administrativo nas universidades?
O mais importante é que a Tecfy oferece um serviço completo, com assessoria e consultoria, participando ativamente da implementação e do suporte da ferramenta. Assim, atua em todo o processo de gestão da informação, realizando a automação e a transformação com o uso de tecnologias de workflow e Business Intelligence.
A tecnologia agrega mais valor às instituições de ensino por contar com:
- repositório de documentos;
- registro dos documentos físicos e eletrônicos;
- automação de processos com a geração de formulários eletrônicos, dinâmicos e integrados aos sistemas acadêmicos.
Uma ferramenta de BI realiza o processo de governança e análise de indicadores de performance alinhado aos objetivos estratégicos e operacionais.
Além disso, consultores especializados orientam na estruturação das informações na plataforma, adaptando o software para a integração com outros sistemas. Mesmo em instituições mais antigas, é possível fazer a gestão completa do ciclo de vida das informações.
Isso acontece porque os especialistas também têm know-how em educação, e não apenas em tecnologia — ou seja, todo o serviço é construído para atender especificamente às instituições de ensino.
Outra vantagem da Tecfy é permitir a adaptação de iniciativas prévias de digitalização de documentos ao novo plano de classificação do MEC. Tudo isso acontece de maneira intuitiva, com uma interface simplificada para os usuários.
Por fim, vale destacar a importância de todo esse processo acontecer com a garantia de integridade e validade jurídica. A partir da instituição de novas leis, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as práticas de gestão da informação tendem a ser mais rigorosas — e as universidades devem se adaptar a essa realidade.
O fato é que a tecnologia deve respaldar os gestores que, inclusive, podem responder criminalmente por uma gestão fraudulenta ou inadequada. Por isso, é fundamental adotar novos processos e ferramentas para a digitalização de documentos, que realizem essa função e atendam a todos os requisitos legais, sejam práticos e eficientes para as instituições de ensino.
Gostou de entender como funciona a digitalização de documentos nas universidades? Tem interesse na solução? Então entre em contato conosco e conheça os nossos serviços!
