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Muitos gestores se perguntam por quanto tempo é necessário manter em arquivo os documentos da empresa para evitar qualquer tipo de complicação fiscal ou judicial.
Vivemos em um país com uma legislação bem turbulenta. Várias leis são emitidas ao longo do ano, outras editadas e ainda existem as regulamentações dos órgãos fiscalizadores.
Nesse mar de regras, é comum ter dúvidas sobre o que fazer com tantos documentos e buscar evitar guardar papéis além do tempo necessário para evitar os custos de armazenamento e manutenção. Veja informações sobre o assunto a seguir!
A legislação e os documentos da empresa
Um dos grandes desafios quando falamos acerca do armazenamento de documentos é entender a legislação vigente, ou seja, o que as leis dizem sobre isso.
Alguns documentos, como o IR, IRPJ e CSLL seguem os ditames da decadência tributária, sendo que são válidos e podem ser exigidos em até cinco anos pelo órgão fiscalizador. Tal regra pode ser observada do artigo 173, inciso I, do Código Tributário Nacional.
Nesse caso, e qualquer outro relacionado a arquivos, os órgãos poderão realizar auditorias, também conhecidas como “malhas finas”, para verificar indícios de fraude ou quaisquer outros problemas.
Nesses casos, a falta da guarda dos requeridos documentos, além de trazer sanções e multas, pode prejudicar a empresa em uma possível fiscalização. Isso se deve ao fato de determinados pontos não poderem ser provados.
Os principais documentos a serem armazenados
As relações comerciais acabam fazendo que as empresas lidem com um grande volume de informações e documentos, desde questões trabalhistas até administrativas e fiscais. Para ajudar você a entender a demanda de armazenamento dos principais entre eles fizemos uma breve lista:
- nota fiscal: 5 anos conforme Lei 5.172, Código Tributário Nacional;
- nota fiscal de saída: 10 anos conforme Lei 8.212, Lei Orgânica da Seguridade Social;
- documentos previdenciários: 10 anos conforme Regulamento da Previdência Social;
- documentos trabalhistas: 5 anos conforme a Constituição Federal;
- recolhimento do PIS: 10 anos conforme a Lei 2.052/83;
- IRPJ: 10 anos conforme Lei 8.212, Lei Orgânica da Seguridade Social;
- DAMEF: 5 anos conforme Lei 5.172, Código Tributário Nacional;
- IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: 5 anos conforme Lei 5.172, Código Tributário Nacional;
- LALUR: 10 anos conforme Lei 8.212, Lei Orgânica da Seguridade Social;
- DAMEF: 5 anos conforme Lei 5.172, Código Tributário Nacional;
- FGTS: 30 anos conforme Lei 8.036/1990. Nesse caso, existe um entendimento do STF sobre uma real necessidade de apenas 5 anos.
Os riscos da perda dos documentos da empresa
Uma empresa pode ter vários problemas por não armazenar seus documentos conforme a legislação exige. Entre eles estão:
- pagamento de multas;
- sofrer cobranças indevidas por contas que já haviam sido pagas;
- não poder vender equipamentos dos quais não possui comprovação fiscal;
- pagar direitos trabalhistas e multas a mais por falta de comprovação.
A melhor maneira de proceder com o armazenamento
Várias empresas ainda utilizam de meios físicos para realizar o armazenamento de documentos. Legalmente falando, isso é o ideal. No entanto, vivendo na era da transformação digital, é importante e necessário modernizar esse processo.
O armazenamento físico ainda se faz necessário em algum sentido, mas exige uma gestão complexa que pode não atender a todos os requisitos. Diante disso, uma alternativa muito mais otimizada é a utilização, em conjunto, do meio digital.
A digitalização de documentos permite o acesso remoto, maior segurança das informações e uma gestão facilitada, evitando a perda de dados com o passar do tempo.
Esperamos que este post tenha sido esclarecedor não apenas na questão do tempo necessário de armazenamento dos documentos da empresa, mas também sobre a melhor maneira de geri-los.
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