O conceito de Business Process Management (BPM) se refere ao conjunto de metodologias e elementos que visam garantir uma gestão integrada e sistemática tanto dos ambientes empresariais quanto das atividades de cada membro de uma equipe envolvida em distintas etapas de gestão de processos, a fim de torná-la cada vez mais lucrativa e qualificada.
O BPM pode trazer inúmeros benefícios ao negócio, como o incremento da produtividade e a redução de custos. Esse modelo evidencia informações relevantes acerca das formas como os processos são executados, permitindo que melhorias sejam realizadas, aprimorando a tomada de decisões e a visão da organização como um todo.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais etapas do BPM e o que você deve fazer para incorporá-lo efetivamente em seu negócio. Boa leitura!
Projeto
Essa é a etapa inicial da gestão de processos e consiste em planejar como o BPM será efetuado. Um diagnóstico deve ser realizado para verificar quais são os problemas centrais e o melhor modo de resolvê-los.
Esse é o momento em que devem ser definidos o metamodelo, o método, as ferramentas e notação que serão utilizados ao longo de todo o ciclo da gestão de processos.
Modelo
Aqui, os processos devem ser levantados e detalhados entre as atividades que o integram, validando-os para assegurar que seu entendimento está, de fato, correto. O negócio é, assim, mapeado. Isso significa que sua cadeia de valor será desenhada para especificar os processos principais da empresa.
Desenho
Com os gargalos já identificados e os atrasos, as falhas e as demais deficiências do processo minuciosamente analisados, é chegada a hora de promover o alinhamento com os objetivos presentes no planejamento estratégico da empresa, desenhando um novo processo.
Lembre-se de que a prototipagem e as simulações baseadas em cenários é indispensável para a inclusão das melhorias necessárias.
Implantação
A implantação deve, antes de tudo, ser planejada levando-se em consideração eventuais necessidades de remanejamento da equipe, alterações na estrutura organizacional, adoção de novos sistemas, aquisição de softwares, treinamentos, entre outras.
A gestão da mudança auxiliará na realização das modificações, de tal forma que o impacto na rotina dos funcionários possa ser o menor possível.
Monitoramento
Na etapa de monitoramento, os processos são devidamente acompanhados por meio de indicadores de performance definidos previamente e voltados à verificação de possíveis desvios. Se os processos não alcançarem o objetivo esperado em relação aos indicadores, será preciso empreender ações capazes de controlar os desvios.
Otimização
Na fase de otimização, a atual situação dos processos é necessariamente avaliada, levantando melhorias e modelando o processo futuro. A otimização pode corresponder à exclusão ou modificação de regras de negócio, ferramentas de apoio, documentos, sequências, papéis, entre outros.
Cumpre ressaltar, por fim, que todas as etapas de gestão de processos requerem que a empresa assuma uma nova postura, sobretudo, cultural. Por tal motivo, embora seja importante que existam equipes de controle interno revisando continuamente as práticas, é necessário conscientizar cada colaborador a respeito da relevância dos fluxos de atividades que foram definidos. Caso contrário, o Business Process Management não poderá ser colocado em prática e incorporado aos negócios.
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