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A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em agosto de 2020. E, por mais que a MP 959 (votada pelo Senado) preveja a aplicação das sanções a partir de agosto de 2021, é imprescindível que as empresas se preparem em todos os aspectos que regem as novas normas. Afinal, aqueles que as infringirem estarão sujeitos a multas de até R$ 50 milhões.
Nesse contexto, um dos processos essenciais a serem contemplados é a gestão documental, dado que administração dos documentos corporativos é um princípio básico da segurança da informação.
Na prática, porém, mesmo que muitas companhias estejam cientes sobre o início da LGPD e sua importância para seu desenvolvimento sustentável, muitas delas estão adiando o início das ações de compliance. Para se ter uma ideia, um levantamento realizado pela ICTS Protiviti, mostrou que 84% das organizações brasileiras não estão preparadas para o cumprimento da nova legislação.
Entre as razões para isso certamente estão as dúvidas sobre o assunto, os desafios relacionados às mudanças na operação e a falta de conhecimento prático em como atender as normais legais.
Ciente disso e pensando em auxiliar as empresas, fizemos este artigo. Acompanhe e descubra como fazer o gerenciamento de documentos em uma organização de acordo com as regras da LGPD.
Principais desafios impostos pela LGPD na gestão de documentos
A Lei Geral de Proteção de Dados contempla tanto a gestão documental online quanto física. Para tanto, devem ser realizados certos procedimentos em relação à coleta, armazenamento e tratamento das informações, de modo com que permaneçam seguras e não exponham clientes e colaboradores.
Diante disso, uma das áreas mais impactadas por esses novos desafios é o RH, visto que o departamento lida diretamente com dados pessoais, os quais se encontram divididos nos ambientes digital e físico.
Um exemplo é a Carteira de Trabalho Digital, a qual levará algum tempo até ser adotada completamente. Ou seja, muitas cópias impressas ainda ficam guardadas na empresa e podem ser expostas a extravios, seja por distrações de funcionários ou processos realizados de modo equivocado.
No ambiente virtual, por sua vez, até mesmo uma impressora conectada à internet pode ser uma brecha para a entrada de hackers. Inclusive, os ataques cibernéticos são cada vez mais sofisticados, volumosos e capazes de trazer prejuízos incalculáveis caso a empresa não possua as ferramentas adequadas para a proteção de dados.
Todos os desafios se tornam ainda maiores, na mesma medida em que é indispensável que sejam superados, graças à proximidade da LGPD e as penalidades relacionadas ao vazamento de informações.
Como a transformação digital contribui para a conformidade na gestão de documentos?
A transformação digital vem atingindo todo o ambiente corporativo, e isso não é diferente quando tratamos de gestão documental. Hoje é possível se valer de tecnologias disruptivas que trazem eficiência, segurança, otimização, integração e redução de custos a esses processos.
Entre elas está o ECM, sigla para Enterprise Content Management, também conhecido no Brasil como Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Por meio dessa plataforma, as organizações podem criar estratégias de coleta, gestão do conteúdo coletado, distribuição e armazenamento de dados e arquivos durante todo seu ciclo de vida, importante nesta tecnologia atentar nos aspectos se segurança da informação, escolhendo uma tecnologia certificado ISO 27001 e ISO 27002.
Seus recursos criam fluxos específicos de trabalho para cada etapa do processo de tratamento. Além disso, definem quem terá acesso à determinadas informações e em qual etapa do seu processamento.
Entre as possibilidades que se abrem com o uso do ECM estão a conexão automática com outras aplicações da empresa, como as de finanças, RH e vendas. Os dados obtidos nos documentos inseridos podem ser extraídos e integrados a outras soluções, reduzindo a circulação de informações críticas entre diferentes áreas e colaboradores, além de minimizar possíveis erros durante o processo.
Veja algumas características do ECM fundamentais para que as organizações consigam se adaptar aos desafios da LGPD:
Controle de acessos
Por meio da autorização restrita para o acesso aos dados, os negócios evitam que haja exposições, sejam elas acidentais ou propositais. É possível, ainda, permitir ou não o download de dados para ambiente local, possibilitando um controle ainda maior das informações corporativas.
Rastreabilidade
Algumas plataformas ECM permitem aos usuários descobrirem quem alterou um dado, quando e por qual motivo. Esse recurso garante que as informações no sistema sejam atualizadas e críveis.
Segurança
Caso algum dispositivo da empresa sofra extravios, as informações documentais estarão armazenadas em segurança na nuvem. Dessa forma, a perda ou vazamento de dados não será consequência dessa situação.
Integração e acessibilidade
A partir da integração proporcionada por um ECM, a gestão documental é otimizada uma vez que todas informações estão centralizadas em uma única plataforma. Além disso, quando necessário, a exclusão de dados ocorre com mais agilidade e eficiência.
Cumprimento de prazos
Como as plataformas ECM controlam automaticamente o ciclo de vida dos documentos, como licenças e certificações de colaboradores, os responsáveis são notificados sempre que determinado documento estiver perto do prazo de validade, permitindo que se tenha tempo hábil para a renovação junto aos órgãos reguladores.
Preservação de documentos
Enquanto alguns documentos podem ser eliminados após períodos específicos, outros devem permanecer ativos ao longo dos anos. Com o uso do ECM, a guarda desses arquivos é mais eficiente, visto que, no ambiente digital não há riscos de perdas ou degradação das informações impressas.
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A Tecfy oferece uma solução de ECM 100% digital, que oferece os principais recursos para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais.
A plataforma traz consigo módulos de gestão documental, fluxos de trabalho, pesquisa e arquivamento, além de aplicações específicas, como gestão de contratos e gerenciamento de arquivos de outros departamentos.
Entre as vantagens do sistema estão:
- centralização de todos os dados em um único ambiente;
- redução de custos com armazenamento de documentos físicos;
- atende a requisitos legais e regulatórios;
- minimiza a necessidade de impressão e tramitação de papel;
- eleva a produtividade através da padronização dos processos de controle de documentos.
Esses são apenas alguns dos benefícios da solução de ECM disponibilizada pela Tecfy, a qual auxilia os negócios na adequação à LGPD. Quer conhecer todos eles? Então agende uma reunião com um de nossos especialistas agora mesmo!
