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Com a crise sanitária de 2020, muitas universidades se viram diante de novos desafios, como a aplicação integral do ensino a distância. E essa necessidade urgente de adaptar a rotina de estudos, montar novos cronogramas de trabalho de funcionários e professores, bem como a reorganizar processos, reforçou a importância de uma boa gestão universitária.
Em outras palavras, a impossibilidade de realizar aulas e atendimentos presenciais estimulou um movimento de mudança urgente que demandou organização e adaptação para as transformações que ocorreram no mundo.
Neste artigo, você vai entender melhor o impacto dessas mudanças na gestão universitária, com dicas e estratégias de otimização por meio do uso de tecnologia. Leia o artigo e descubra!
O que é gestão universitária?
A gestão universitária é um processo que envolve a administração de um conglomerado educacional, com foco no aperfeiçoamento das atividades educacionais e administrativas, associado ao desenvolvimento de processos e redução de erros.
Ela inclui ainda a compreensão dos hábitos e necessidades dos universitários, com a oferta de ferramentas que oportunizem o melhor aproveitamento do aprendizado, e a elaboração de soluções inovadoras focadas em entregar uma melhor experiência.
Na prática, o responsável pela administração da IES deve estar atento aos movimentos de mercado, a fim de formar uma equipe qualificada de professores, controlar o índice de aprovação dos alunos, montar uma grade curricular adequada para cada curso e manter todas as operações da instituição em pleno funcionamento.
Com a crise causada pelo coronavírus, entretanto, os gestores se viram diante de novos desafios, incluindo a necessidade de se adaptar a uma realidade até então inimaginável. Algumas instituições, por exemplo, sofreram remodelação completa para ajustar as atividades ao novo cenário.
Por isso, podemos dizer que a gestão universitária é um trabalho que engloba uma série de medidas, desde o planejamento até a execução de ações voltadas ao aproveitamento da estrutura educacional e o desenvolvimento completo dos alunos.
3 pilares de uma boa gestão universitária
Mas, afinal, como fazer uma boa gestão universitária? Por onde começar para ter resultados satisfatórios? Elencamos a seguir três pilares para ficar atento. Acompanhe!
1. Atendimento ao aluno
O aluno deve ser considerado o ponto central das ações dentro de uma Instituição de Ensino Superior. Ao gestor, cabe entender as necessidades do seu público, avaliar o que eles buscam em uma instituição e de que forma a IES pode atender a todas essas demandas.
Hoje, percebe-se que a nova geração de estudantes está mais conectada que nunca. Isso demanda agilidade no atendimento das demandas básicas (realização da matrícula, emissão de diplomas, segunda via de mensalidade e processos burocráticos em geral), no uso de tecnologia, bem como na elaboração dos planos de aula alinhados às perspectivas do aluno e na disponibilização de materiais de estudo adequados.
Isto é, um atendimento que visa ouvir e atender as expectativas dos alunos, tanto em termos educacionais quanto administrativos, faz toda a diferença no ganho de satisfação e, consequentemente, no desenvolvimento da universidade de uma forma geral.
2. Financeiro
O segundo pilar está relacionado às finanças da IES. É fundamental que o gestor controle todos os movimentos de capital da instituição, inclusive no que diz respeito à evasão de alunos, estratégias de retenção e inadimplência.
A manutenção da saúde financeira é um ponto essencial para manter as atividades em funcionamento, principalmente agora que as pessoas estão permanentemente conectadas e têm acessado muitas outras oportunidades de ensino a distância.
3. Governança
O terceiro pilar é a governança. O gestor deve estar ciente que toda IES passará por processos rotineiros de avaliação do Ministério da Educação (MEC). Entre eles, credenciamentos e recredenciamentos, autorizações, reconhecimentos, entre outros.
Contudo, a universidade também deve saber que o MEC costuma trazer alterações no modelo avaliativo e na interpretação de novas exigências, que são veiculadas por meio de portarias, normas e leis, as quais se adaptam às tendências de mercado.
Resumidamente, investir no pilar da governança é essencial para manter a IES preparada para as demandas e novas regulações do MEC, garantindo eficiência e organização operacional.
A importância da digitalização diante das novas demandas de gestão universitária
O mercado já deixou de ser analógico há muito tempo. Com a revolução 4.0, as demandas de consumo mudaram, assim como os alunos e suas necessidades. A integração da tecnologia à rotina de todos já exige alterações em todos os segmentos, e a área educacional não saiu ilesa.
As universidades precisam se modernizar para acompanhar as novas tendências. O consumo de informação e a urgência por resultados pede velocidade e flexibilidade por parte das instituições.
Nesse contexto, as boas práticas de gestão universitária precisam atender às novas expectativas e necessidades dos alunos, mantendo a identidade e qualidade de ensino universitário.
A recomendação aqui é investir na modernização de processos e equipamentos de trabalho. Digitalizar o ensino e a secretaria acadêmica se tornou uma realidade com a Covid-19, e os gestores devem aproveitar a oportunidade para adquirir sistemas e soluções que possibilitem centralizar informações e tomar decisões assertivas.
Otimize a gestão da sua IES com a Tecfy
A Tecfy é uma empresa de tecnologia que está no mercado há mais de 27 anos. O seu objetivo é entregar aos clientes soluções customizadas de acordo com as demandas e particularidades de cada negócio.
No âmbito da IES, a companhia oferece soluções como a Secretaria Acadêmica Digital e o Sistema de Governança de Avaliações do MEC, confira um pouco mais sobre cada um deles a seguir:
Secretaria Acadêmica Digital
Os serviços de Secretaria Acadêmica Digital da Tecfy otimizam alguns processos rotineiros da secretaria acadêmica:
- possibilita a integração e captura de documentos;
- promove economia em razão da eliminação da quantidade de papéis utilizados pela secretaria;
- realiza a gestão eletrônica e física do acervo documental;
- gera indicadores de desempenho;
- executa processos de tramitação de arquivos bem como arquivamento automático de conteúdos;
- permite a emissão de diplomas digitais;
- permite a assinatura eletrônica de documentos digitais e registrados, o que garante a autenticidade e integridade das informações; e,
- automatiza o processo de análise documental.
Todos os serviços estão alinhados com o plano de classificação e exigências do Ministério da Educação.
Sistema de Governança de Avaliações do MEC
O MEC, diante desse mercado volátil e digital, lança novas regras a fim de modernizar o sistema de ensino, e as universidades precisam estar preparadas para essas mudanças.
O Sistema de Governança de Avaliações do MEC oferece um painel de análise com todos os indicadores e instrumentos de avaliação utilizados pelo Ministério da Educação. Ao acessar essas informações os gestores podem desenvolver considerações prévias, identificando pontos fracos que demandam investimentos urgentes.
Como você pôde ver, a gestão universitária é um processo que envolve a administração de informações e inovações. A tecnologia, por sua vez, permite qualificar e desenvolver processos, auxiliando na proteção financeira e operacional da IES.
Agora que você já sabe como otimizar a gestão da sua instituição de ensino superior, que tal aproveitar para ter acesso a outras informações relevantes sobre o assunto? Confira este artigo com as novas portarias do MEC para IES e saiba como adaptar as rotinas na sua universidade.
