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Mesas cheias de pastas, armários de arquivos lotados e muito papel no lixo: esse é o cenário de muitas empresas que ainda não adotam o conceito paperless. Se é o caso do seu negócio, está na hora de você conhecer essa cultura organizacional voltada para a gestão eficiente e a redução de custos.
Isso é possível por meio da aplicação de diversas tecnologias e com a revisão de processos, visando um ambiente mais organizado e sustentável. De fato, a preocupação ambiental pode ter dado origem à ideia, mas os benefícios podem ser percebidos de diversas formas.
Neste post apresentamos os benefícios do conceito paperless e como adotá-lo no seu dia a dia. Continue a leitura para saber mais!
O que significa paperless?
A palavra paperless traduzida do inglês significa “sem papel”. Assim, como o próprio nome sugere, a prática representa uma gestão voltada para a economia de papel no ambiente de trabalho. Ou seja, também pode ser entendida como uma maior adesão aos meios digitais.
Isso pode ser feito tanto pela digitalização de documentos quanto pelo armazenamento em arquivos digitais, online e offline. Além disso, os processos envolvendo a troca de informações também ocorrem nos meios virtuais e eletrônicos, desde a comunicação até as questões burocráticas.
Na prática, representa ainda toda uma reestruturação da cultura organizacional. Desse modo, as pessoas passam a usar menos blocos de anotações e rascunhos, imprimem menos e até mesmo assinam documentos legais importantes digitalizados. Ou seja, isso requer uma mudança no comportamento das pessoas e uma adequação da infraestrutura da empresa.
Está se tornando comum a expressão “going paperless”, que pode ser entendida como uma substituição dos meios antigos para uma cultura sem papel (parcial ou total). Nesse sentido, é necessário que haja uma transição dos documentos, processos e das práticas para o ambiente digital.
Por que uma empresa deveria adotar esse conceito?
Se a sua empresa ainda não adota o conceito paperless, você pode estar se perguntando por que deveria se preocupar com isso, não é mesmo? A verdade é que muitas organizações ainda resistem a essa mudança por desconhecerem as vantagens da redução de papel, acreditando ser necessário um investimento muito alto e com pouco retorno. A seguir, veja alguns motivos para reduzir a quantidade de papel.
Diminui o impacto ambiental
O primeiro benefício de adotar o paperless é mesmo a proteção ao meio ambiente, pois a fabricação de papel requer a derrubada de muitas árvores e um processo de fabricação bastante poluente.
Se não bastasse isso, o próprio descarte dos papéis depois de utilizados já gera muitos problemas, tanto pelo despejo do papel no lixo quanto pelos produtos químicos adicionados, como tintas, solventes e carbono.
Reduz custos com papel e armazenagem
Caso a questão ambiental não seja motivo suficiente, podemos destacar o quanto o consumo de papel é um gasto alto e até desnecessário para a empresa. Afinal, além de ter que comprá-lo, é preciso pagar pelas máquinas e tintas para a impressão, bem como a manutenção de todo o espaço utilizado com arquivo.
Por sinal, esse é outro custo a ser reduzido. A instalação de apenas um servidor já é suficiente para economizar com dezenas de prateleiras. Se a sua empresa for muito grande, é possível utilizar esse espaço para expandir a equipe, por exemplo.
Permite a recuperação das informações
Basta uma chuva forte ou um incêndio para que todos os arquivos da empresa sejam perdidos, se forem armazenados na forma física. Com a gestão paperless, todos os documentos ficam salvos em servidores — geralmente na nuvem —, evitando perdas.
Além disso, é bem mais fácil fazer backup, atualizando e recuperando os documentos antigos. Se for preciso atualizar as informações dos clientes, por exemplo, basta inserir os novos dados. Para encontrar um arquivo, basta fazer uma busca que em poucos segundos ele será encontrado.
Proporciona mais segurança
Os arquivos de papel podem ser manuseados por qualquer pessoa, caso não haja um controle muito rígido. Isso pode ser um grande problema para a empresa, com o vazamento de informações sigilosas.
Já na gestão paperless, os documentos ficam armazenados virtualmente, protegidos por criptografia, uma senha e antimalwares. Assim, eles ficam protegidos de invasões externas e acessos não permitidos internamente. Sem contar que sempre que alguém abrir um arquivo, a ação fica registrada — e o gestor pode configurar as permissões de cada colaborador.
Como é possível reduzir o consumo de papel?
Em um primeiro momento, pode parecer complicado mudar para o paperless, uma vez que as pessoas já estão tão habituadas a usar papel. No entanto, essa mudança pode ser mais simples do que você imagina. Acompanhe!
Digitalize os documentos
O início pode ser o mais complicado, sobretudo se a sua empresa for muito grande e antiga. É necessário digitalizar todos os documentos e providenciar a infraestrutura necessária para armazená-los, como HDs e servidores.
Para reduzir a quantidade, é bom aproveitar esse momento para verificar a necessidade de realmente guardar esses arquivos, pois muitos documentos — como faturas e recibos — devem ser guardados apenas por um tempo. Ou seja, é a hora de desfazer de tudo aquilo que já não é mais importante.
Faça uma estratégia de arquivamento
Uma vez digitalizados, é bom guardar os arquivos físicos por mais tempo — de um a três meses. Esse período de transição é necessário para garantir que todos os documentos foram salvos corretamente.
Conscientize seus colaboradores
De nada adianta tentar ser paperless se a sua equipe não aderir à ideia. Dessa forma, é fundamental conscientizar os funcionários sobre a importância desse processo, explicando por que essa mudança está acontecendo. Do mesmo modo, é necessário treiná-los sobre os novos procedimentos e ensiná-los a usar as novas ferramentas.
Adote a infraestrutura necessária
Para mudar para o paperless é necessário investir um pouco, obviamente, mas esse investimento dá retorno muito rapidamente. É preciso adquirir alguns equipamentos — como servidores — e preferencialmente um sistema para o controle e a gestão de documentos. Dessa forma, tudo fica salvo em um mesmo lugar, com o controle e a segurança adequados. Para tanto, é fundamental contar com bons fornecedores.
O fato é que se tornar paperless já deixou de ser uma tendência e virou realidade, pois se trata de uma estratégia mais sustentável e eficiente, reduzindo custos. Portanto, procure uma empresa especializada na área e veja como é simples implantar essa nova cultura no seu negócio.
Gostou de conhecer o conceito paperless? Quer conferir mais conteúdos para melhorar a gestão do seu negócio e reduzir custos? Então veja como aprimorar a gestão de documentos na sua empresa!
