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A Lei 12.682/2012, também conhecida como Lei da Digitalização, dispõe a respeito da elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Neste post, você vai conhecer quais são as principais informações e orientações trazidas pela Lei da Digitalização, os motivos que justificam a adaptação das empresas a essa lei e quais os benefícios que a gestão de documentos traz para o desenvolvimento e organização do seu negócio. Acompanhe!
A Lei da Digitalização e suas principais características
Desde o surgimento dos documentos eletrônicos, muito se discutiu a respeito de uma queda no uso de documento físicos. Essa perspectiva estava relacionada ao fato de que esses documentos, além de ocuparem espaço, geram custos significativos para as empresas na gestão de processos — por exemplo, com a aquisição de papel, impressão e cópias.
Outro fator muito discutido estava atrelado à dificuldade de consultas de informações, as quais poderiam ser feitas de forma mais eficiente quando utilizados softwares específicos voltados para a gestão, armazenamento e consulta de documentos eletrônicos.
O que aconteceu foi que, em 2012, a lei que entrou em vigor decretava que a digitalização dos documentos não era obrigatória e, com isso, documentos físicos deveriam ser mantidos. Depois de alguns impasses e muita discussão, foram realizadas alterações na lei.
Em 2016, o governo aprovou um projeto de lei que autorizou a destruição de arquivos originais após a sua digitalização, desde que fosse respeitada a garantia de autenticidade e integridade no processo de conversão do documento.
Para isso, é imprescindível o uso dos chamados certificados digitais que devem, obrigatoriamente, ser expedidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil.
O certificado digital traz a garantia da segurança e autenticidade do documento, que passa a ter o mesmo valor que a sua versão impressa original.
O objetivo da lei 12.682/2012
O objetivo central da Lei da Digitalização é de modificar uma estrutura baseada na emissão e armazenamento de documentos físicos em órgãos federais, estaduais e municipais, além de entidades e instituições da administração pública. Também demonstra ser um incentivo para que as instituições privadas invistam na modernização das suas estruturas, apostando na tecnologia e inovação na gestão dos seus documentos.
Além de impactar positivamente na preservação do meio ambiente, em razão da redução no consumo de papel, a lei também tem o escopo de incentivar o uso inteligente dos recursos tecnológicos, a redução de custos bem como a otimização dos espaços, que antes precisavam ser ocupados por documentos físicos.
Os benefícios da digitalização para as empresas
Para as empresas do setor privado a digitalização de documentos se mostra como uma solução altamente eficaz na gestão de documentos, gestão de tempo, aumento de produtividade e segurança no controle dados.
Além da economia significativa com impressão, a empresa consegue acessar dados com mais rapidez, tendo à sua disposição sistemas com alta capacidade de armazenamento.
Dessa forma, além de impactar positivamente na gestão do negócio, o investimento na digitalização de documentos implica na redução de gastos, trazendo para o empresário a oportunidade de investir em outros setores do seu negócio.
Como você pode ver, a Lei da Digitalização representa o incentivo à modernização das empresas. Por isso, ao investir em boas práticas de gestão de documentos relacionadas ao uso de tecnologia, o gestor está agregando produtividade, segurança e desenvolvimento financeiro para o seu negócio.
Você tem alguma dúvida ou gostaria de compartilhar sua experiência com a Lei da Digitalização? Deixe o seu comentário!
