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O termo compliance de documento está cada vez mais em alta dentro das organizações, uma vez que temos um grande conjunto de regras e normas legais que exigem transparência de informação dentro das empresas.
A importância desse termo se intensificou após a promulgação da lei 12.846/2013, que traz a responsabilização administrativa e civil para as organizações que praticarem qualquer ato contra a Administração Pública.
Dentro desse contexto, é preciso aplicar o conceito de compliance de documento de modo a evitar riscos e, para isso, é necessário entender esse termo. Continue conosco e entenda mais sobre o assunto!
O que é compliance de documento?
O termo compliance vem do verbo comply, do inglês, que significa agir conforme as regras. Ou seja, podemos dizer que o conceito tem como cerne o ajuste harmonizado com as leis e regulamentos internos e externos.
Sendo assim, por meio da aplicação do compliance, sua empresa fica blindada contra infrações, detectando e sanando qualquer inconformidade que possa existir em seus processos e que possa colidir com a legislação vigente.
Dentre as vantagens da aplicação do compliance de documento podemos citar:
- prevenção de fraudes;
- auditoria de processos;
- adequação aos processos legais;
- gestão e controle de documentos;
- redução de riscos.
Como implementar o compliance de documento?
Estamos vivendo na era da transformação digital e existem diversas ferramentas que podem nos auxiliar nas mais diferentes tarefas. No caso da implementação do compliance de documento não é diferente.
O primeiro passo para atingir esse objetivo é, com certeza, transferir boa parte dessa documentação para um ambiente digital, no qual possa ser gerido de forma mais simples e prática. A circulação eletrônica de informação facilita a gestão e também aumenta a produtividade.
O segundo passo é a realização de treinamentos com o intuito de disseminar a nova política de compliance aos colaboradores e incutir em cada um deles a importância de uma cultura de boa gestão dos documentos, salientando os impactos negativos que a falta de conformidade pode trazer para a empresa.
Por último, é preciso criar um modelo de armazenamento, para o qual todos os documentos importantes que circulam pela empresa possam ser guardados durante o tempo determinado pela legislação.
Qual a importância da tecnologia nesse processo?
Dentro de qualquer organização temos diversos documentos muito importantes circulando a todo tempo entre as seções da empresa, como alvarás, guias de recolhimento de impostos, notas fiscais e muitos outros.
A circulação de todos esses documentos em vias físicas não é salubre e não contribui para a produtividade, já que apenas organizar todos esses papéis já custa um bom tempo de trabalho, reduzindo a capacidade produtiva dos colaboradores.
A aplicação da tecnologia é fundamental para a digitalização de boa parte dessa documentação, assim como a inserção em ferramentas que permitam a sua distribuição entre os encarregados e visualização pelos usuários com acesso liberado.
Além disso, a utilização da tecnologia evita uma série de problemas, como:
- custos de impressão;
- extravio de documentos;
- insalubridade do local de trabalho;
- desorganização.
Por conta disso, para aplicar com sucesso o compliance de documento, é fundamental investir em ferramentas tecnológicas que facilitem a gestão e tragam maior eficiência ao mesmo tempo que garantem a conformidade.
Chegamos ao final deste post e esperamos que ele possa ter ajudado você a entender o que é o compliance de documento, sua importância para as organizações hoje e o papel das tecnologias para aplicação desse conceito.
Quer entender como melhorar o armazenamento de seus documentos? Confira nosso próximo post!
