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Qualquer empresa (pública ou privada) precisa se preocupar com o armazenamento de documentos. Esse processo é importante para assegurar a organização e a conservação dos arquivos, que podem servir como base de informações vitais sobre o negócio.
Se forem devidamente armazenados, os documentos podem ter sua vida útil aumentada, evitando a perda de dados. Nesse sentido, a adoção de tecnologias pode ser uma boa estratégia, permitindo a proteção dos arquivos por muito mais tempo.
Como adotar um processo de armazenamento de arquivos que, de fato, seja vantajoso? Neste post explicamos como fazer o armazenamento de documentos de maneira mais eficiente. Continue a leitura e veja os benefícios dessa prática para a sua empresa!
As empresas fazem o armazenamento de documentos corretamente?
Muitas empresas ainda não fazem o controle e a gestão de documentos de maneira adequada. Isso muitas vezes acontece pelo fato dos gestores acreditarem que o uso de algumas ferramentas como o e-Sus e o e-Social já é o suficiente — sem contar que, em muitos casos, o investimento em soluções de armazenamento é visto como um custo desnecessário.
O fato é que alguns diretórios de arquivos digitalizados são obrigatórios para a segurança dos dados. Mais do que isso, eles funcionam como uma garantia de conformidade e de acessibilidade para toda a empresa — ou seja, uma informação não vai ser perdida em um computador local de um colaborador.
Nem o próprio e-mail, tão difundido no meio corporativo, é o suficiente. Afinal, por mais que ele contenha o documento, esse pode se perder na falta de organização. Decisões complexas podem ser tomadas sem uma documentação adequada.
Isso pode ser ainda mais complicado em relação às movimentações financeiras. Sem uma política de armazenamento de documentos, orçamentos podem ser feitos erradamente, fornecedores podem não ser registrados e os processos podem nem se concretizar. Ainda que existam boas iniciativas, de maneira geral as organizações ainda estão engatinhando na gestão de documentos — que poderia evitar diversos riscos.
Um exemplo bem perigoso acontece na área de Recursos Humanos. A falta de um controle adequado de informações e arquivos pode provocar inúmeros prejuízos, como processos trabalhistas.
Por isso, o ideal é adotar uma política bem definida de controle e armazenamento de documentos (fiscais, contábeis, financeiros, trabalhistas etc.). Dessa forma, muitos riscos podem ser evitados.
Como o armazenamento de documentos tem evoluído?
Felizmente, a tecnologia tem evoluído para oferecer ferramentas e soluções inteligentes, que facilitam bastante a rotina das empresas. Desde o simples arquivamento em PDF até a geração de criptografias garantem a segurança e a praticidade no manuseio.
Tudo é feito de maneira digital, de forma mais dinâmica. Isso é válido não apenas para os documentos em papel, mas para todas as informações geradas no meio corporativo, desde a organização de um evento até a determinação de uma norma ou de um procedimento.
Esse processo de digitalização tem permitido que menos papel seja gerado, pois os documentos não precisam ser impressos, podendo ser compartilhados entre diversos usuários — inclusive, simultaneamente. Assim, os controles podem ser realizados de forma mais estruturada.
Outra evolução no ambiente corporativo está relacionada aos investimentos feitos no controle da informação e nas políticas de privacidade. Dessa forma, pode-se evitar o uso indevido de dados, fraudes e decisões equivocadas, com base em deduções e opiniões.
Como ganhar agilidade na armazenagem e na gestão de documentos?
O armazenamento de documentos está se tornando cada vez mais digital, com o investimento em novas tecnologias que permitem mais acessibilidade e segurança. Em uma mesma plataforma, é possível reunir todas as funcionalidades necessárias para o maior controle dos processos e dos arquivos.
Assim, pode-se digitalizar os documentos, garantindo a integridade, a compactação e a padronização das imagens. Isso diminui o custo com armazenamento eletrônico, automatizando processos de maneira segura e com validade jurídica. Da mesma forma, o acesso dos usuários pode ser restringido, de modo a evitar problemas com vazamento ou perda de informações.
Um uso bastante comum é no setor de RH, principalmente em áreas como a de saúde, medicina do trabalho ou até a acadêmica. A padronização na digitalização e no armazenamento de documentos atende às necessidades das empresas, uma vez que é preciso guardar os arquivos por mais tempo.
Nas áreas de saúde ou na medicina do trabalho é necessário armazenar os documentos por cerca de 30 anos após o atendimento de um paciente. Já na educação, os arquivos devem ser mantidos por um prazo de 99 anos. Ou seja, pode ser muito oneroso e trabalhoso manter uma estrutura para cuidar de tanto material.
Nesse sentido, um sistema de gestão pode ajudar as empresas no armazenamento de documentos, com o monitoramento das informações de maneira automatizada, mais segura e dinâmica. Esse tipo de ferramenta permite um processo mais bem estruturado, com uma gestão adequada dos dados.
A otimização do armazenamento de documentos vale a pena?
Mesmo com todas essas vantagens, é comum que as empresas fiquem resistentes ao adotar uma mudança tão significativa em sua estrutura, pois a cultura do papel, mais burocrática e menos segura, ainda é uma realidade nas organizações.
No entanto, ao falarmos de governança corporativa e compliance, a falta de controle de documentos pode indicar riscos graves em diferentes setores. Qualquer informação perdida ou repassada de maneira equivocada pode incorrer em fraude ou problemas de conformidade.
Um sistema de gestão de documentos pode representar uma menor exposição a riscos, mas principalmente a possibilidade de aproveitamento de oportunidades. Muitas vezes, a falta de controle sobre as informações dificulta o entendimento sistêmico da organização, que poderia ser aproveitado para a tomada de decisões de maneira mais acertada.
O armazenamento pode gerar inúmeras vantagens, de acordo com o funcionamento de cada organização. Por isso, vale a pena conhecer e explorar melhor todas as vantagens de um sistema de gestão de arquivos, uma vez que ele pode gerar mais agilidade e produtividade para a empresa.
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