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Os últimos anos foram marcados por uma série de mudanças na administração federal. Iniciativas como o eSocial foram desenvolvidas para agilizar rotinas, modernizar processos e criar um ambiente de trabalho com um nível mais elevado de digitalização e eficiência.
Essas novidades facilitam a entrega de dados, melhoram a rotina de negócios e dão mais qualidade para os processos administrativos de empresas. Como consequência, as companhias conseguem se manter alinhadas às normas do governo federal com menos gastos e mais qualidade.
Quer saber mais sobre o tema? Então veja abaixo como o eSocial está revolucionando o ambiente de negócios brasileiro!
O que é o eSocial?
O eSocial é um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Como o eSocial funciona na prática?
O eSocial deve ser visto como um portal completo para que negócios possam disponibilizar informações sobre a mão de obra. Todos os dados relevantes serão repassados pelas empresas, incluindo:
- a admissão e o desligamento de profissionais;
- o afastamento temporário de colaboradores;
- a alteração de salários;
- as modificações na jornada de trabalho;
- os avisos prévios;
- a apuração de débitos e créditos tributários federais;
- os atestados de saúde entregues ao negócio;
- o cadastro de benefícios previdenciários;
- a Declaração sobre o Impostos de Renda Retido na Fonte;
- a comunicação sobre acidentes de trabalho;
- as condições ambientais de trabalho;
- a folha de pagamento;
- a geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais;
- o monitoramento de saúde do trabalhador.
Qual é o cronograma de implementação do eSocial?
O eSocial está se tornando gradativamente obrigatório para as empresas nacionais. Empresas de grande porte (com faturamento acima de R$ 78 milhões), por exemplo, já passaram pela terceira fase para a implementação do programa. Agora, elas já são obrigadas a utilizar o sistema no seu dia a dia.
Já os negócios de médio e pequeno porte (incluindo as microempresas) tiveram até novembro de 2018 para se adequar. A partir de 2019, instituições públicas e privadas deverão realizar todos os seus processos de prestação de contas trabalhistas e fiscais pelo eSocial.
O uso da ferramenta não será obrigatório para Microempreendedores Individuais (MEIs) que não tiverem empregados. A declaração de dados continuará pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (SIMEI).
Quais são as vantagens que o eSocial oferece?
O eSocial deve gerar grandes impactos positivos para as empresas que adotarem o sistema. A entrega de informações será mais confiável, prática e inteligente. Veja os maiores benefícios dessa ferramenta abaixo!
Redução no número de falhas
O eSocial permitirá que negócios entreguem informações em um único ambiente. Isso é crucial para reduzir falhas, uma vez que as chances de um problema ocorrer entre a mudanças de aplicações serão mínimas.
Mais segurança de dados
A centralização de processos em uma única aplicação dá mais segurança às empresas e instituições públicas, pois é possível evitar duplicatas em informações internas.
Como consequência, a confiabilidade das rotinas administrativas será ampliada. A companhia terá a certeza de que todos os seus registros serão correspondentes à realidade, evitando prejuízos.
Aumento da integração no ambiente de negócios
O eSocial cria um ambiente de trabalho mais integrado. Todos os dados fiscais e trabalhistas da companhia estarão em um ambiente unificado.
Consequentemente, os profissionais poderão acessar informações rapidamente. Ao mesmo tempo, os times conseguirão trocar registros com facilidade, evitando conflitos e aumentando a qualidade dos serviços prestados.
Mais produtividade
A produtividade é algo crucial para qualquer empresa. Ela está diretamente relacionada à capacidade da companhia entregar resultados rapidamente, aproveitando ao máximo os recursos disponíveis.
O eSocial pode ser visto como uma solução que pode ser utilizada para ampliar a produtividade interna. A entrega de dados será mais ágil e simplificada. Em um único sistema, o negócio poderá gerenciar as suas informações e, com isso, ter mais tempo para focar em processos críticos.
O que acontece com as empresas que não se adequarem?
As punições para as empresas que não estiverem alinhadas ao novo sistema não serão diferentes do período anterior à criação do eSocial. Ou seja, os valores seguirão os mesmos desde a reforma trabalhista.
No entanto, as empresas devem estar atenta aos novos prazos. Como as informações serão entregues com processos mais simples, precisos e ágeis, o prazo máximo para o negócio entregar os seus dados cairá. Portanto, as companhias devem prestar atenção para evitar problemas e multas.
As rotinas administrativas ocupam grande parte do tempo das empresas. Para se manterem alinhadas a uma legislação complexa, muitos negócios investem uma boa parte de seus recursos na busca de uma entrega de informações e um fluxo de pagamento de tributos livre de erros.
Isso envolve, por exemplo, o investimento em sistemas de gestão. Eles auxiliam no armazenamento de informações e melhoram a integração entre times. Assim, o negócio terá mais tempo para entregar resultados para seus clientes e atingir os objetivos traçados.
Nesse cenário, iniciativas governamentais como o eSocial se destacam pelo seu impacto positivo. Elas auxiliam empresas a terem um fluxo operacional com alta qualidade, integração e precisão, evitando prejuízos e atrasos na entrega de informações.
Assim, prejuízos são evitados e os processos fiscais, tributários e financeiros se tornam mais inteligentes. Portanto, empresas não devem ver o eSocial apenas como uma obrigação, mas como um investimento estratégico em busca de um ambiente de trabalho de alta qualidade.
Você sabia que a digitalização está revolucionando o modo como as empresas lidam com dados? Confira no nosso blog as vantagens de ser um negócio com baixo uso de papel impresso!
