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Você sabe o que é e como funciona o eSocial?

jan 24, 2019 | RH Digital

Os últimos anos foram marcados por uma série de mudanças na administração federal. Iniciativas como o eSocial foram desenvolvidas para agilizar rotinas, modernizar processos e criar um ambiente de trabalho com um nível mais elevado de digitalização e eficiência.

Essas novidades facilitam a entrega de dados, melhoram a rotina de negócios e dão mais qualidade para os processos administrativos de empresas. Como consequência, as companhias conseguem se manter alinhadas às normas do governo federal com menos gastos e mais qualidade.

Quer saber mais sobre o tema? Então veja abaixo como o eSocial está revolucionando o ambiente de negócios brasileiro!

O que é o eSocial?

O eSocial é um novo sistema de registro,  elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE – Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD – Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

Como o eSocial funciona na prática?

O eSocial deve ser visto como um portal completo para que negócios possam disponibilizar informações sobre a mão de obra. Todos os dados relevantes serão repassados pelas empresas, incluindo:

  • a admissão e o desligamento de profissionais;
  • o afastamento temporário de colaboradores;
  • a alteração de salários;
  • as modificações na jornada de trabalho;
  • os avisos prévios;
  • a apuração de débitos e créditos tributários federais;
  • os atestados de saúde entregues ao negócio;
  • o cadastro de benefícios previdenciários;
  • a Declaração sobre o Impostos de Renda Retido na Fonte;
  • a comunicação sobre acidentes de trabalho;
  • as condições ambientais de trabalho;
  • a folha de pagamento;
  • a geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais;
  • o monitoramento de saúde do trabalhador.

Qual é o cronograma de implementação do eSocial?

O eSocial está se tornando gradativamente obrigatório para as empresas nacionais. Empresas de grande porte (com faturamento acima de R$ 78 milhões), por exemplo, já passaram pela terceira fase para a implementação do programa. Agora, elas já são obrigadas a utilizar o sistema no seu dia a dia.

Já os negócios de médio e pequeno porte (incluindo as microempresas) tiveram até novembro de 2018 para se adequar. A partir de 2019, instituições públicas e privadas deverão realizar todos os seus processos de prestação de contas trabalhistas e fiscais pelo eSocial.

O uso da ferramenta não será obrigatório para Microempreendedores Individuais (MEIs) que não tiverem empregados. A declaração de dados continuará pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (SIMEI).

Quais são as vantagens que o eSocial oferece?

O eSocial deve gerar grandes impactos positivos para as empresas que adotarem o sistema. A entrega de informações será mais confiável, prática e inteligente. Veja os maiores benefícios dessa ferramenta abaixo!

Redução no número de falhas

O eSocial permitirá que negócios entreguem informações em um único ambiente. Isso é crucial para reduzir falhas, uma vez que as chances de um problema ocorrer entre a mudanças de aplicações serão mínimas.

Mais segurança de dados

A centralização de processos em uma única aplicação dá mais segurança às empresas e instituições públicas, pois é possível evitar duplicatas em informações internas.

Como consequência, a confiabilidade das rotinas administrativas será ampliada. A companhia terá a certeza de que todos os seus registros serão correspondentes à realidade, evitando prejuízos.

Aumento da integração no ambiente de negócios

O eSocial cria um ambiente de trabalho mais integrado. Todos os dados fiscais e trabalhistas da companhia estarão em um ambiente unificado.

Consequentemente, os profissionais poderão acessar informações rapidamente. Ao mesmo tempo, os times conseguirão trocar registros com facilidade, evitando conflitos e aumentando a qualidade dos serviços prestados.

Mais produtividade

A produtividade é algo crucial para qualquer empresa. Ela está diretamente relacionada à capacidade da companhia entregar resultados rapidamente, aproveitando ao máximo os recursos disponíveis.

O eSocial pode ser visto como uma solução que pode ser utilizada para ampliar a produtividade interna. A entrega de dados será mais ágil e simplificada. Em um único sistema, o negócio poderá gerenciar as suas informações e, com isso, ter mais tempo para focar em processos críticos.

O que acontece com as empresas que não se adequarem?

As punições para as empresas que não estiverem alinhadas ao novo sistema não serão diferentes do período anterior à criação do eSocial. Ou seja, os valores seguirão os mesmos desde a reforma trabalhista.

No entanto, as empresas devem estar atenta aos novos prazos. Como as informações serão entregues com processos mais simples, precisos e ágeis, o prazo máximo para o negócio entregar os seus dados cairá. Portanto, as companhias devem prestar atenção para evitar problemas e multas.

As rotinas administrativas ocupam grande parte do tempo das empresas. Para se manterem alinhadas a uma legislação complexa, muitos negócios investem uma boa parte de seus recursos na busca de uma entrega de informações e um fluxo de pagamento de tributos livre de erros.

Isso envolve, por exemplo, o investimento em sistemas de gestão. Eles auxiliam no armazenamento de informações e melhoram a integração entre times. Assim, o negócio terá mais tempo para entregar resultados para seus clientes e atingir os objetivos traçados.

Nesse cenário, iniciativas governamentais como o eSocial se destacam pelo seu impacto positivo. Elas auxiliam empresas a terem um fluxo operacional com alta qualidade, integração e precisão, evitando prejuízos e atrasos na entrega de informações.

Assim, prejuízos são evitados e os processos fiscais, tributários e financeiros se tornam mais inteligentes. Portanto, empresas não devem ver o eSocial apenas como uma obrigação, mas como um investimento estratégico em busca de um ambiente de trabalho de alta qualidade.

Você sabia que a digitalização está revolucionando o modo como as empresas lidam com dados? Confira no nosso blog as vantagens de ser um negócio com baixo uso de papel impresso!

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