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As instituições de ensino superior têm trabalhado cada vez mais na implantação do Acervo Acadêmico Digital. Afinal, determinado pela Portaria MEC Nº 315/2018, em 2018, as IES tinham até 24 meses para fazer essa mudança.
No meio do caminho, porém, houve algumas alterações no prazo, sendo que a data limite para a implantação do Acervo Acadêmico Digital foi transferida para o dia 05 de abril de 2022.
Mesmo assim, apesar do prazo estendido, é preciso que as instituições de ensino superior comecem a repensar seus processos internos e operações desde já, uma vez que a legislação determina diversas mudanças que impactam diretamente o dia a dia das IES.
Essa portaria é parte de um projeto promovido há anos pelo Ministério da Educação, que busca a digitalização dos processos de gestão. O Acervo Acadêmico Digital, nesse sentido, é passo importante para a transformação do ensino superior.
Então, além da conformidade com o MEC, as universidades que se adaptarem o quanto antes a essas novidades adquirão vantagens competitivas a partir da agilidade e eficiência em seus projetos.
A importância de adequar as IES às normas do acervo acadêmico digital
Assim como a implantação do certificado digital, as normas do acervo acadêmico digital têm como objetivo diminuir os impactos ambientais, reduzindo o uso de papéis utilizados para a impressão de documentos. Nesse mesmo contexto, as universidades se beneficiarão devido à otimização de espaços físicos, bem como no aumento da segurança dos dados e informações.
Na prática, com o acervo acadêmico digital, o acesso aos arquivos é ágil e simples, o que diminui as probabilidades de extravio de informações, já que os dados ficam armazenados e centralizados em uma plataforma que concede acesso à equipe de funcionários responsáveis.
Como preparar os colaboradores da secretaria acadêmica?
Toda mudança na rotina corporativa traz inseguranças e dúvidas. E o mesmo acontece quando integramos operações a um novo sistema ou software. No caso das IES, a adequação às normas do acervo acadêmico digital vão impactar diretamente no dia a dia das secretarias acadêmicas e dos profissionais que trabalham na área.
Para que o projeto seja bem-sucedido, atenda às expectativas esperadas e garanta vantagens reais às universidades, é necessário preparar as equipes, escolher uma solução confiável e, obviamente, conscientizar os colaboradores da importância dessa mudança.
Escolha as melhores soluções de gestão
Escolher um fornecedor confiável é fundamental para que a adequação às normas do acervo acadêmico digital seja produtiva para os negócios e não se torne um problema. Busque referências confiáveis e empresas que vão te oferecer suporte antes, durante e depois do projeto.
A Tecfy, por exemplo, oferece uma solução de gestão de documentos 100% digital, nem como disponibiliza os principais recursos necessários para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais.
A plataforma inclui o gerenciamento de documentos e registros, fluxos de trabalho, pesquisa e arquivamento, assim como aplicações específicas. Tudo em um único ambiente.
Abaixo, separamos algumas das vantagens oferecidas pela solução. Acompanhe:
- Centraliza todo o conteúdo da empresa em um único ambiente, agilizando o acesso à informação.
- Reduz despesas com armazenamento de documentos físicos.
- Minimiza a necessidade de impressão de documentos e tramitação de papel.
- Garante o atendimento a requisitos legais e regulatórios.
- Simplifica e acelera os processos de criação, revisão e publicação de documentos.
- Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso ao conteúdo em tempo real.
- Elimina atrasos e ineficiências por conta de documentos obsoletos e processos manuais.
- Eleva a produtividade por toda a empresa, através da padronização dos processos de controle de documentos.
- Automatiza o reconhecimento dos caracteres e reduz riscos de indexação incorreta de conteúdo.
- Proporciona visibilidade total sobre atividades, prazos e carga de trabalho das equipes, permitindo identificar desvios e gargalos.
- Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance (GRC), permitindo acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de conteúdo com base em políticas
Conscientize e treine os funcionários
Conscientizar os funcionários sobre a importância das ferramentas e como elas podem melhorar a produtividade e os resultados na rotina de trabalho é essencial. É preciso que eles entendam que a tecnologia não está substituindo a importância da mão de obra, mas deixando-a mais dinâmica e potencializando aquilo que já é feito com qualidade.
Já no treinamento das ferramentas, o parceiro deve ter uma participação ativa. Isso porque, assumindo o papel de fornecedor, é fundamental que ele não só passe as melhores práticas de manipulação das soluções no momento de implantação, como também ofereça suporte em casos de dúvidas.
Enfim, um parceiro especializado na área da educação e que conheça as normas do MEC é essencial para ajudar nos itens que mencionamos acima. E nesse contexto, a Tecfy tem se mostrado eficiente, uma vez que está contribuindo com a transformação digital das IES a partir de soluções educacionais e treinamentos especializados.
