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A transformação digital chegou para revolucionar todas as áreas por meio da automação de processos. Hoje, a tecnologia é fundamental para o desenvolvimento de uma organização – investir nela é o primeiro passo para se tornar mais estratégico e focado nos resultados.
Na área da educação, por exemplo, as IES (Instituições de Ensino Superior) estão se mexendo para promover uma série de mudanças positivas para suas respectivas culturas organizacionais.
Na prática, as universidades estão buscando por soluções inteligentes que modernizem o cotidiano de docentes, gestores e alunos. Dessa forma, elas garantem sua conformidade com os órgãos reguladores e são capazes de aumentar sua participação no mercado.
Entretanto, se sua universidade está com dificuldade em se transformar digitalmente, este material é para você. Nele separamos quatro passos para implantar soluções digitais e automatizadas nas IES. Confira.
1. Planeje e defina os objetivos da transformação digital
Os primeiros passos para começar a transformação digital em uma instituição de ensino superior são os mesmos de empresas e organizações de outros segmentos: análise do cenário e planejamento.
Para que o projeto seja bem executado, é preciso ter clareza sobre os processos internos e de que forma cada um deles impacta na operação como um todo. Tendo isso em mente, fica mais fácil definir o que vai ser feito em cada área e como a tecnologia pode mudar positivamente os resultados de cada um dos processos.
Obviamente, toda mudança também traz desafios. Em alguns casos, treinamentos serão necessários para capacitar os funcionários a utilizarem sistemas que farão parte da sua rotina. E como tudo isso requer investimento, é importante mapear esse tipo de gasto no projeto financeiro da transformação digital.
Por fim e mais importante: entenda onde você quer chegar com essa mudança! Depois de avaliar cada uma das áreas e entender a necessidade da tecnologia nelas, estipule uma meta de resultados para, no futuro, conseguir medir se os seus investimentos estão trazendo os resultados esperados.
2. Crie uma cultura digital entre os envolvidos
Pouco adianta investir em equipamentos e soluções tecnológicas se os colaboradores não acreditarem no potencial da transformação digital. Ou pior, não souberem como aproveitar o melhor dessa inovação.
Por isso é tão importante criar uma cultura digital entre as equipes que compõe a IES, antes e durante as etapas de implantação. Oferecer cursos, treinamentos e até promover debates que conscientizem e estimulem o uso da tecnologia são boas práticas para fomentar a cultura de inovação.
Transformação digital é um processo metodológico
Nesse momento de mudança organizacional, também é muito importante mostrar aos docentes e demais colaboradores da instituição que, muito mais que uma digitalização dos processos, a transformação digital é uma metodologia pautada na redução de tarefas repetitivas e na valorização do capital humano para atividades mais estratégicas, focadas em resultados.
É necessário conscientizar que além de facilitar processos, a tecnologia fornece recursos para aperfeiçoar o ensino.
3. Invista em infraestrutura e soluções de ponta
Ao pensar em formas de aperfeiçoar o ensino, dá para perceber que existem muitas maneiras de se fazer isso por meio da tecnologia.
Plataformas que favorecem o ensino à distância são ótimos exemplos nesse sentido. Hoje, uma infraestrutura digital que permita ao aluno estudar além da sala de aula pode fazer toda a diferença na compreensão dos conteúdos e no processo de ensino.
Outra solução que já deve ser considerada é a dos diplomas digitais. O Diploma Digital é uma ação de inovação tecnológica pautada pelo MEC (Ministério da Educação), que publicou a portaria 554, a fim de regulamentar o registro e a emissão do diploma online pelas instituições de ensino superior públicas e privadas.
Com a nova legislação do MEC, esses certificados passam a ser uma nova forma de comprovar a conclusão do ensino superior. E, além de diminuir a possibilidade de fraude do documento, isso também agiliza a emissão dos documentos aos estudantes.
4. Conte com parceiros especializados no setor educacional
Ter empresas especializadas e confiáveis no radar é fundamental para que o processo de transformação digital da sua IES ocorra da melhor maneira possível. Um parceiro com experiência no setor de educação garante que o serviço será de qualidade e que levará em conta todos os pontos levantados pelo diagnóstico da sua operação.
A Tecfy é um exemplo de fornecedor que realiza um trabalho impecável em universidades e instituições de ensino superior. A empresa do grupo Tecnoset atua há mais de 27 anos no mercado entregando soluções customizadas às necessidades de cada cliente. Nossos profissionais especializados realizam consultorias completas na área de gestão documental, executando os projetos de forma ágil, simples e segura.
Em prol da gestão nas IES, a Tecfy oferece três soluções: Sistema de Governança de avaliação do MEC, Diploma Digital e Secretaria Acadêmica Digital. Cada uma é desenvolvida para otimizar processos específicos dentro das universidades. Confira.
Sistema de Governança de avaliação do MEC
Oferece para as instituições, um painel de análise de todos os indicadores dos instrumentos de avaliação do MEC (de cursos e institucional), para que gestores e responsáveis por cada item, possam desenvolver uma análise prévia, identificando todos os pontos críticos e as necessidades de investimentos, permitindo uma tomada de decisão consciente, a partir de uma meta estabelecida internamente.
Diploma Digital
O Diploma Digital é uma ação de inovação tecnológica criada pelo MEC (Ministério da Educação). De acordo com a nova portaria 554, que regulamenta o registro e a emissão do diploma online pelas instituições superiores, todas elas, sejam públicas ou privadas, devem implementar obrigatoriamente a solução até 2022.
A Tecfy, nesse sentido, se põe à disposição das IES para que elas estejam em conformidade, reduzam custos, reduzam burocracias e ganhem agilidade na emissão do documento.
Secretaria acadêmica digital
A secretaria acadêmica digital é um sistema que visa implantar uma cultura de paperless, um vez que atua para digitalizar todo o acervo acadêmico. A partir dessa ferramenta, as instituições de ensino conseguem automatizar uma série de tarefas burocráticas que antes eram manuais, por consequência, tornam o atendimento ao aluno mais eficiente.
Essa solução tecnológica também é desenvolvida para atender integralmente às exigências da portaria do MEC 1224/13 e também do decreto 9235.
Quer conhecer melhor cada uma das soluções para IES? Visite o site comece a planejar a transformação digital da sua universidade.
