Em um ambiente corporativo tão digitalizado, as empresas precisam adotar soluções cada vez mais eficientes para contribuir com a integração e a colaboração entre as equipes. Nesse contexto, a tecnologia de workflow tem se tornado essencial para as organizações que querem se manter produtivas e competitivas.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de tarefas, os workflows, são ferramentas usadas para o mapeamento do trabalho, sendo muito importante para a otimização da rotina organizacional.
Quer saber mais? Continue lendo e entenda as vantagens e os tipos de tecnologias de workflow para adotar na sua empresa!
O que é tecnologia de workflow?
A tecnologia de workflow pode ser entendida como um sistema de automação de processos, no qual as informações e tarefas vão sendo repassadas de um colaborador para outro. Ou seja, o trabalho é organizado de acordo com uma hierarquia e regras, estabelecendo um fluxo.
Assim, consiste no mapa de processos de uma equipe, de acordo com as atividades exercidas por cada membro. Portanto, o workflow pode ser desenhado desde a estratégia até o pós-venda. Os gestores conseguem acompanhar melhor todas as ações dos colaboradores, monitorando e mensurando os resultados.
Quais as vantagens do workflow?
A vantagem mais evidente da tecnologia de workflow é voltar a empresa para o foco no cliente. Tudo é realizado para a melhoria de resultados, com a melhor oferta de produtos e serviços ao público — ou seja, representa ganho em eficiência.
Mas não para por aí! Confira outros benefícios.
Gerenciamento mais fluido
No workflow as tarefas são segmentadas de acordo com a execução por parte de cada membro da equipe. Assim, reduz-se o tempo em que cada um realiza o trabalho, permitindo que outros sejam antecipados ou novos sejam feitos.
Economia de recursos humanos
Ao focar o trabalho de cada um, o resultado é mais organização, otimização de recursos humanos e um menor desgaste dos colaboradores. Dessa forma, também pode-se reduzir custos, uma vez que as pessoas se tornam mais produtivas.
Simplificação de processos
O workflow ajuda a identificar etapas desnecessárias e prever o tempo adequado para a definição dos processos. Desse modo, as tarefas podem ser redefinidas de acordo com as habilidades de cada um da equipe, focando naquilo que traz mais resultado.
Reduçao de erros
Esse tipo de tecnologia também contribui para a redução de erros, uma vez que tudo é automatizado e monitorado. Isso diminui os erros e o tempo gasto com retrabalho, aumentando a eficiência e a produtividade.
Quais os principais tipos de workflow?
Agora que você já sabe as vantagens da tecnologia de workflow, queremos mostrar a você os principais tipos. São eles:
- Ad hoc WorkFlow — é o mais dinâmico, permitindo a adaptação dos processos de acordo com a operação;
- Workflow de Produção — é mais otimizado, com regras já definidas, utilizadas em processos mais tradicionais e rígidos;
- Workflow Administrativo — é considerado um meio termo entre os anteriores, pois já vem pré-definido, mas ainda permite uma personalização.
Independentemente do tipo de tecnologia de workflow escolhido, é fundamental entender suas funcionalidades, recebendo todo o suporte necessário para um total aproveitamento. Essa ferramenta pode agregar bastante ao seu negócio, trazendo mais produtividade, organização e redução de custos. Vale a pena conhecer e investir!
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