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A digitalização do acervo acadêmico consiste, basicamente, na conversão de documentos físicos, tais como artigos, registros e diplomas, em arquivos digitalizados.
Além de solucionar os problemas de espaço físico de muitas instituições de ensino superior (IES) e elevar a segurança de informações importantes, essa estratégia é imprescindível do ponto de vista legal.
Com efeito, é necessário implementar a digitalização para se adequar à Portaria 315 do MEC (Ministério da Educação), que atualiza a antiga Portaria 22, vigente desde dezembro de 2017.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, as principais informações acerca da digitalização do acervo acadêmico, abordando suas vantagens e a melhor forma de preparar a sua instituição. Boa leitura!
Quais as vantagens da digitalização do acervo acadêmico?
Ao considerarmos que o objetivo central do MEC é assegurar a digitalização do acervo acadêmico de todas as IESs, podemos concluir que a utilização de um sistema de gestão torna-se absolutamente fundamental, gerando, ainda, outras vantagens, como mostramos abaixo.
Maior facilidade de acesso a informações
A organização dos dados e a facilidade do acesso contribuem para agilizar os diferentes processos da instituição, desde as análises financeiras até o atendimento aos alunos.
Com efeito, o acesso a dados relevantes é, ainda hoje, uma das maiores dificuldades em muitas IESs. Os estudantes nem sempre conseguem obter acesso aos dados de que precisam e como gostariam.
A partir da digitalização do acervo acadêmico, porém, esse contexto muda substancialmente, à medida que acessos instantâneos e múltiplos a documentos e outras informações passam a ser possíveis e, também, a seguir políticas de conformidade e segurança.
O sistema de gestão funciona, entre outros elementos, como um registro e gerenciamento de acervos, simplificando a organização e a circulação de exemplares, com seus dados devidamente integrados aos processos educacionais e administrativos.
Isso é benéfico, também, aos funcionários, podendo refletir em diminuição de erros e redução de custos.
Integração de dados
Todas as instituições produzem diariamente grandes quantidades de informação. Se incluirmos os ciclos anuais, então, o volume fica ainda maior. Parte considerável desses dados, tais como matrículas realizadas e históricos de alunos, é muito importante aos mais variados setores, como a administração e o atendimento.
Ao implementar um software capaz de atender às especificidades da sua instituição, você conseguirá viabilizar uma integração perfeita de dados. Desse modo, não será mais necessário aguardar um setor usar determinado documento antes de repassá-lo a outros departamentos. Os processos e as comunicações, portanto, podem ocorrer simultaneamente.
Mais segurança
Por mais organizado que um ambiente de trabalho seja, não há como evitar o detrimento de alguns papéis ou, inclusive, a perda de documentos. Afinal, quanto maior a quantidade de itens, tanto maiores serão os riscos.
Quando, porém, os documentos são digitalmente realocados, deixa de haver o risco de eles serem perdidos ou extraviados. Ademais, a instituição de ensino superior elimina quaisquer possibilidades de deterioração de seus documentos.
Nesse sentido, é altamente recomendável implementar um sistema que integre a gestão acadêmica e a administrativa, garantindo, por exemplo, uma boa captação de alunos, gestão de diários de classe, além de gestão de RH, fiscal e contábil.
Otimização de espaços físicos
Antigamente, as IESs sofriam com a existência de muitos papéis em pouco espaço. Por mais qualificadas que fossem as suas estruturas, em algum momento, elas passavam a não suportar a quantidade de informações geradas.
A digitalização de documentos e a inovação tecnológica, por outro lado, viabiliza uma solução definitiva desse problema. Com a eliminação de fichas e outros papéis, os espaços físicos são naturalmente otimizados. Isso se torna, também, uma importante vantagem competitiva, uma vez que salas anteriormente ocupadas por documentos podem ser usadas pelo setor acadêmico.
Aumento da produtividade
Não são poucas as IESs que têm o seu atendimento prejudicado devido à dificuldade no acesso a dados relevantes, o que influencia diretamente a experiência de seus estudantes.
Entretanto, a digitalização do acervo acadêmico representa uma excelente solução para aumentar a produtividade dos seus colaboradores — tanto em termos de atendimento (que se torna mais dinâmico) quanto na disponibilização de outros serviços.
Caso se opte pela implementação de ensino a distância (EAD), por exemplo, as atividades de sua equipe podem ser facilitadas pelos sistemas online. Tenha em mente que o Decreto 9.235/2017 determina que todas as IESs devem realizar a digitalização de seus acervos acadêmicos até o ano-limite de 2020, conforme detalharemos mais abaixo.
Se este for o seu caso, convém não perder mais tempo, pois, para se adequar às determinações legais e dispor de todos os benefícios apresentados, é crucial utilizar um software especialmente desenvolvido para a realização eficaz da gestão de documentos do seu acervo acadêmico.
Como a IES deve se preparar para esse processo?
O prazo destinado para a adequação é perfeitamente viável, desde que, é claro, você recorra a bons fornecedores e desenvolva um projeto consistente para a migração dos arquivos. Quando chega essa hora, é natural surgirem algumas dúvidas acerca de quais as melhores formas de se preparar, sobretudo quanto às dificuldades orçamentárias.
Em primeiro lugar, é indispensável elaborar um planejamento que envolva todas as fases da modificação. Listar os processos é um bom exemplo de por onde começar, pois, dessa maneira, você terá clareza sobre demandas, recursos e métodos necessários.
Outra boa ideia pode ser encontrada na criação de um comitê gestor voltado à elaboração, implementação e acompanhamento de uma política de segurança para proteger, em sua totalidade, o seu acervo acadêmico.
O ideal é que esse grupo fique atento, também, a todas as requisições legais, a fim de tomar as medidas adequadas para que elas sejam devidamente cumpridas. Lembre-se de contar com suporte tecnológico de qualidade, isto é, que permita a realização de procedimentos que não ofereçam riscos aos documentos.
Atentar à legislação
A Portaria 315, que passou a vigorar em 2018 (complementando o Decreto 9.235), surgiu para substituir, conforme mencionado, a Portaria 22. Os legisladores não realizaram grandes mudanças; sem embargo, ela institui a “Política de Guarda e Manutenção de Acervos Acadêmicos”, sob a incumbência das IESs.
Dessa forma, surgiu a necessidade de implementar o “Plano de Classificação” dos documentos, para organizar os arquivos digitais e físicos, bem como a chamada “Tabela de Temporalidade”, que garante a prescrição administrativa e legal dos arquivos nas etapas em que se encontrarem (permanente, intermediário e corrente).
A nova Portaria teve sua publicação oficial no mês de abril de 2018, e as instituições de ensino superior têm até abril de 2020 (isto é, 24 meses) para implementar a digitalização do acervo acadêmico
Por que contar com um sistema de gestão documental?
É de importância capital compreender que a digitalização do acervo acadêmico representa mudanças sensíveis e complexas, podendo causar grandes impactos na IES.
De fato, é difícil supor que um time de desenvolvimento de uma instituição de ensino superior consiga fazer, por si só, a migração dentro do prazo estipulado. Nesse sentido, a Tecfy oferece soluções confiáveis, a partir de profissionais conhecedores da legislação e com experiência amplamente reconhecida na entrega de soluções para a gestão acadêmica.
A partir de uma solução 100% web, a Tecfy permite que você:
· utilize a certificação digital, conforme descrita em lei, visando assegurar a validade jurídica, a integridade e a autenticidade do acervo;
· empregue uma metodologia de reprodução que garanta a proteção e a preservação do acervo;
· use um método de indexação que simplifica a recuperação de arquivos digitais;
· gerencie uma base de dados pertinente à preservação do acervo.
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