PABX:
O eSocial é umas das maiores mudanças no RH e na contabilidade das empresas nos últimos anos.
Os gestores da área de recursos humanos têm o desafio de se adaptarem a essa plataforma que, desde o seu lançamento em 2014, já sofreu diversas mudanças. Tudo para simplificar e otimizar o lançamento de informações por parte das empresas e órgãos públicos.
Enfim, se por um lado o sistema promete mais agilidade e segurança, por outro exige muita atenção e traz muitas responsabilidades para os gestores de RH.
Quer saber mais sobre essas responsabilidades na fomentação do eSocial?
Continue a leitura desse artigo!
O que é eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma declaração que toda empresa deve fazer para o Governo Federal.
Esse processo deve ser realizado em ambiente eletrônico com o objetivo de tornar a coleta de informações das relações trabalhistas mais eficiente.
O eSocial traz grandes mudanças na relação entre as organizações e o governo, visto que agora o Fisco irá capturar as inconsistências das informações mais rapidamente, graças ao cruzamento de dados no sistema.
Esse sistema, por sua vez, também traz facilidade, entre elas, o preenchimento da CTPS Digital.
Uma vez que não existe um sistema próprio da nova carteira de trabalho, todos os dados apresentados na CTPS são os informados no sistema de escrituração digital, com isso o empregador não precisa mais fazer as anotações na carteira, em papel.
Vale ressaltar que cerca de 15 obrigações tributárias e fiscais devem ser substituídas pelo eSocial. Entre elas
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Folha de pagamento.
Com o eSocial em vigor, portanto, todos os softwares de folha de pagamento das empresas e escritórios deverão se comunicar, obrigatoriamente, com o sistema governamental.
Quais os impactos do eSocial no RH?
No mundo corporativo atual, a área de Recursos Humanos é uma das mais estratégicas das empresas, pois é o setor responsável por formar equipes altamente capacitadas e que contribuam com o crescimento do negócio.
Contudo, é importante dizer que as funções do gestor não mudaram. O que ocorreu foi que com a transformação digital as atribuições mudaram e o eSocial surge como um meio de tornar os processos mais simples e eficientes.
Veja quais são os principais impactos do eSocial na rotina do departamento de RH:
- Menos burocracia e simplificação das atividades
- Processos sem complicação
- Gestão organizacional mais estruturada e otimizada
- Redução de despesas e otimização de espaço
- Transparência e segurança jurídica perante o Fisco
Quais as responsabilidades do RH diante desse sistema?
O eSocial está transformando a rotina das organizações. Afinal, embora colabore com a diminuição da burocracia e aumento da eficiência, sua gestão exige o cumprimento de normas e prazos, que devem ser sumariamente cumpridas a fim de evitar ações trabalhistas ou multas.
Por isso, fique atento aos seguintes pontos:
Admissões e demissões
A admissão de um funcionário deve ser informada ao sistema até o final do dia anterior à sua contratação.
Essa ação precisa ser habilitada até 30 dias antes da entrada efetiva do empregado na empresa. Caso haja desistência do processo, ele pode ser anulado na própria plataforma do eSocial.
No caso dos avisos prévios e desligamentos, os mesmos devem ser informados em até um dia útil após o evento. Se o aviso prévio for indenizado, ele deve acontecer em até 10 dias corridos, contados a partir da rescisão do contrato de trabalho.
Folha de Pagamento e alterações salariais
O eSocial funciona como uma folha de pagamento virtual, e nele deve ser incluídas informações como salário, horas extras, descontos e indenizações, entre outros dados relativos ao trabalho realizado pelo empregado.
O sistema não permite a emissão da folha de pagamento para um empregado não cadastrado na plataforma, nem mesmo a sua emissão sem a inclusão de todos os colaboradores registrados pela empresa.
Além disso, as ocorrências devem ser lançadas dentro do próprio mês que ocorreram e não no mês seguinte, como eram comumente realizados pelas empresas.
No que se refere as alterações salariais, elas devem ser informadas no eSocial no dia seguinte à sua ocorrência, incluindo a data da sua efetiva alteração.
Vale ressaltar que a informação precisa ser inserida na plataforma antes do envio da folha de pagamento do funcionário, caso contrário, o próprio sistema mostrará a inconsistência das informações na folha de pagamento.
Jornada de trabalho
Outra informação de envio obrigatório é a jornada de trabalho, na qual o sistema irá identificar as horas extras, adicional noturno e intervalos para descanso, além do cumprimento de outras obrigações previstas na CLT.
Assim como as alterações de função e salarial, as mudanças de horário de trabalho também devem ser informadas no eSocial.
Como adaptar sua empresa ao eSocial?
A adesão ao eSocial é obrigatória e as empresas devem obrigatoriamente implantar essa plataforma estabelecida pelo Governo. Todos os setores da empresa sofrerão alguma mudança ou adaptação com o sistema, mas o RH será o mais impactado pelo novo regulamento.
Dessa forma, será necessário que o departamento tenha disponível tecnologia e estratégias para se adequar ao novo modelo, atendendo assim às exigências da legislação dentro dos prazos estabelecidos.
Adquirir sistemas de gestão que facilitem a troca do informações com a plataforma do eSocial e torne a rotina do setor mais eficiente, deve ser o primeiro passo.
A digitalização de documentos contribui com a otimização dos processos do departamento, além de trazer mais segurança na guarda das informações, economia de recursos e espaço, também promove o engajamento do ponto de vista sustentável entre todos os setores da empresa.
A gestão de documentos é crucial para que as empresas se adequem às novas regras estabelecidas com a chegada da plataforma. Por isso a TecFy oferece além da Digitalização Documental, a solução de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) em combinação com o Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM). Estas soluções automatizam os processos empresariais que permitem promover a transformação digital e auxiliar sua empresa diante dessas novas exigências.
