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Toda a sociedade moderna é estabelecida à base de documentos. É como vemos o passado, como analisamos o presente e planejamos o futuro. A linguagem é responsável por como nos comunicamos desde sempre, mas aprendemos a não confiar apenas nas nossas memórias e assim os documentos são uma solução que veio para ficar.
No entanto, desde que a humanidade “se entende por gente”, os documentos eram escritos e armazenados em papel, independente se foram escritos à mão ou com máquinas de escrever. Assim como papel e caneta sempre estiveram juntos, as empresas e os documentos também, sendo essenciais para organizar trabalhos, grupos e processos corporativos.
Pelo menos até a chegada da internet e o desenvolvimento de soluções para a digitalização de documentos, substituindo a guarda física de documentos.
Fim da guarda física de documentos: essencial para transformação digital
Muitas empresas e seus responsáveis estão ávidos pela transformação digital e tudo o que ela significa. Milhões de dados, gigabites de informações e automações estão disponíveis para as empresas alavancarem seus negócios, mas muitos se perdem em um dos passos iniciais: Por onde começar?
É impossível pensar em transformação digital se não há todo um processo de digitalização.
Para começar a implementar uma cultura de inovação, precisamos repensar alguns processos, como o arquivamento de documentos físicos. Ao fazê-lo, é possível reduzir a burocracia e seus custos – Afinal, tudo estará há alguns cliques de distância.
A grande virada de chave aqui é a otimização de processos. Ao levar os documentos e arquivos físicos para o mundo virtual, a burocracia é reduzida e se ganha tempo para tarefas mais estratégicas. Também é possível especificar e controlar o acesso à tais arquivos e documentos virtuais, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam abri-los, visualizá-los e/ou editá-los.
Ao utilizarmos a tecnologia a nosso favor, as empresas podem focar nos seus colaboradores e cultivar uma cultura mais humanista, atenta e próxima das pessoas, já que diminuir a burocracia e o uso de papel ajuda não só o meio ambiente, mas também a reter e gerenciar talentos.
Afinal, cada vez menos as pessoas querem trabalhar em ambientes arcaicos, e possibilitar a flexibilidade de encontrar qualquer documento, de qualquer lugar (desde que apropriado) e a qualquer momento, muda paradigmas e permite obter e reter talentos mais facilmente.
Além disso, para as organizações, uma vez que os processos são melhorados, se torna mais simples mensurar os resultados e consequentemente otimizar o desempenho de equipes e departamentos inteiros. A gestão da mudança não é uma tarefa fácil, mas é completamente realizável. As tendências que vemos e as transformações em conjunto com o departamento de RH têm sido responsáveis por melhorar a qualidade de vida de colaboradores e aumentar a produtividade. Sendo assim, o lucro é uma consequência óbvia de um trabalho bem feito.
Com um potencial latente, a transformação digital já é realidade dentro de diversas companhias. Nesse caso, incluímos a digitalização de documentos, já comentada anteriormente como peça-chave. Entretanto, as empresas devem seguir uma série de leis para isso, como é o caso do Decreto Nº 10.278.
Como funciona o Decreto Nº 10.278
O Decreto Nº 10.278, publicado em 18 de março de 2020, estabelece a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados tenham o mesmo efeito legal dos documentos originais. Ou seja, trata-se de um sinal para o fim da guarda física de documentos.
Os documentos físicos que sejam digitalizados, assim como os produzidos digitalmente, criados por pessoas jurídicas para outras pessoas jurídicas ou físicas, devem assegurar a integridade e a confiabilidade dos documentos, assim como a rastreabilidade e a garantia de qualidade de imagem com textos legíveis.
Um ponto importante é que a assinatura digital com certificação da ICP (Infraestrutura de Chaves Brasileira) atesta a veracidade e integridade dos conteúdos. Depois de seguir todas as diretrizes do novo decreto, é autorizado o descarte do documento original físico, ressalvando aquele que apresente conteúdo de valor histórico, mantendo as cópias digitais que agora possuem valor legal.
Além disso, o decreto dispõe que o armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
(i) a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
(ii) a indexação de metadados que possibilitem:
(a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
(b) a conferência do processo de digitalização adotado.
No mais, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
A importância da digitalização
Na prática, o decreto 10.278 representa benefícios para as organizações. Afinal, perder documentos pode ser algo tão simples quanto um colaborador que esqueceu de guardar um papel no local certo, quanto um grande incêndio, capaz de destruir todos os arquivos de uma empresa, por exemplo.
Então, a digitalização de tais arquivos físicos é o primeiro passo para garantir que as informações vitais da sua empresa estejam protegidas e sigam as diretrizes para que elas tenham os mesmos efeitos legais.
Porém, no mundo digital também existem ameaças, como vírus e hackers. Dessa maneira, os cuidados digitais diferem um pouco, mas têm o mesmo propósito: proteger as informações.
Ter um bom servidor é importante, mas você também pode contar com grandes servidores na nuvem. Estes, te tiram o custo e a demanda de criar equipes inteiras para cuidar e gerenciar tais servidores físicos, além de não ocupar nenhum espaço na sua empresa.
O departamento de TI, junto a um parceiro especializado pode ajudar a companhia a não ter nenhum problema de compliance e evitar riscos, tanto da perda de tais documentos, quanto multas e encargos por não seguirem as leis e especificações (como a LGPD).
Ainda assim, é melhor prevenir do que remediar. Ter os arquivos, mesmo que sejam apenas os essenciais, digitalizados e salvos na nuvem pode ser um grande fator entre a falência e a prosperidade de um negócio.
Assim, para se manter relevante no cenário atual de negócios, a tecnologia é e continuará sendo uma das maiores aliadas. Inovar é simplesmente achar um modo melhor de fazer algo, e isso vale do mesmo modo para os processos internos de uma companhia.
Desde o início da admissão de um colaborador, durante toda a sua trajetória na empresa e até mesmo na finalização do contrato de trabalho, é viável facilitar a vida de todos ao diminuir a burocracia através da digitalização de documentos.
Como a TecFy pode ajudar?
A Tecfy tem ampla experiência e expertise em ajudar companhias a serem mais digitais, mais produtivas e mais eficientes. Reduzir os custos se torna uma tarefa fácil quando diminuímos o uso de papeis, impressoras, toners e armazenamento.
A integração com diversas ferramentas facilita ainda mais o dia-a-dia e diminui as horas gastas na procura de um documento qualquer ao mesmo tempo que permite metrificar, analisar e otimizar desempenhos.
Uma vez que os documentos já estejam digitalizados e os processos estejam bem alinhados, a automação se torna viável na sua organização.
Ter um parceiro como a Tecfy ao longo dessa trajetória a caminho da transformação digital pode favorecer a sua empresa, providenciando todo o conhecimento necessário para ajudá-la a descobrir as melhores ferramentas, bem como implementar e gerenciar a digitalização de documentos corporativos.
Fale com um de nossos consultores e dê o primeiro passo para transformar a sua empresa em uma organização paperless.
