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As secretarias, departamento primordial em todas as instituições de ensino, também podem fazer parte da transformação digital.
Afinal, muito além da educação a distância, a tecnologia se integra cada vez mais no meio acadêmico, facilitando a vida de colaboradores, gestores e estudantes.
Responsável por toda a parte administrativa e sendo uma ponte de contato entre estudantes e instituição, desde a matrícula até a emissão de diplomas, as secretarias são responsáveis por toda a gestão documental, um processo longo, complexo e burocrático – até agora.
A tecnologia paperless permite trazer agilidade para estudantes e colaboradores e, desde que seja implantada de forma correta, aumenta a segurança e a produtividade.
O que é Secretaria acadêmica digital?
Ao digitalizar os documentos e levar processos para o mundo virtual, a secretaria acadêmica digital é criada. A plataforma contempla todo o acervo acadêmico, de forma organizada e possibilita o gerenciamento de documentos da instituição.
Matrículas, notas, faltas, documentos financeiros, históricos, certificados, protocolos e muitos outros podem ser arquivados de forma virtual, integrando todos os departamentos da universidade em único local. Acabando, assim, com a necessidade de arquivar papéis durante um longo período.
Com a separação por tipos de usuários (alunos, docentes e colaboradores), o controle de acessos é simplificado ao conceder poderes de visualização, edição e upload de documentos.
Dessa forma, um estudante que queira ter acesso ao contrato de matrícula pode requisitar dentro do portal do aluno e receber o arquivo automaticamente de forma digital, sem que haja a necessidade de um funcionário receba a solicitação.
A integração com outros departamentos também fornece relatórios e indicadores de desempenho que antes não eram possíveis de se obter sem um gasto enorme de tempo. Entre eles, rotinas de emissão de diplomas digitais e controle financeiro de mensalidades.
Por que as universidades precisam desse sistema em seus processos?
A portaria 315 do MEC exige que universidades e outras instituições de ensino superior digitalizem todos os documentos físicos de seu acervo acadêmico, de forma que garanta integridade, confiabilidade, autenticidade e durabilidade, pois os arquivos digitais terão valor jurídico.
O prazo de implementação venceu em abril de 2020, mas isso não significa que não seja possível ou relevante realizar manutenções e adotar novas áreas dentro do sistema.
Além da obrigatoriedade imposta pelo MEC, as universidades precisam se manter relevantes dentro do mercado educacional.
Então, para aumentar a competitividade é preciso proporcionar comodidade para os alunos e aumentar a capacidade produtiva dos colaboradores através da desburocratização.
Ainda que haja o custo do investimento inicial, não realizar essa transformação digital pode sair ainda mais caro, com prejuízos pesados, desde o desencorajamento para novas matrículas como enfraquecimento de marca e diminuição da fatia de mercado (market share).
Universidades do futuro precisam oferecer mais do que um ensino de qualidade.
Comodidade, inovação e novas metodologias serão os pilares nas buscas realizadas por estudantes na hora de escolher se matricular nas instituições de ensino.
De acordo com pesquisa realizada pela ABMES, o Brasil terá mais alunos do ensino superior estudando em modelo EAD do que presencial até 2022.
Por isso, para oferecer e manter um bom serviço de ensino a distância, é preciso ter uma secretaria acadêmica digital que funcione bem, pois os alunos dessa modalidade não necessariamente podem fazer requerimentos presencialmente nas dependências da instituição.
Vantagens de digitalizar o acervo acadêmico
Com melhorias significativas nos processos de trabalho relacionados à redução de atividades manuais e atendimentos presenciais, alguns dos maiores benefícios de se implementar uma secretaria acadêmica digital são:
- Adequação com o MEC
- Agilidade e extensão do período de atendimento ao aluno de forma virtual
- Aumento da produtividade de colaboradores
- Acesso fácil e seguro de documentos
- Emissão de Diplomas Digitais
- Otimização do fluxo de trabalho
- Menor custo com armazenamento e organização de documentos físicos
- Dispensa o uso de papéis, com ganhos ecológicos
Ao aumentar a produtividade de equipes internas da instituição, é possível fazer mais em menos tempo – permitindo que demandas estratégias e novas tarefas sejam realizadas sem gastos extras.
A tecnologia também auxilia no desafio da evasão de alunos e pagamentos de mensalidades em atrasos. Pois permite total acompanhamento do estudante, fornecendo dados e principalmente otimiza o tempo da equipe que poderá trabalhar nas estratégias educacionais e de gestão.
Automatizar a rotina de cobranças por e-mails e criar análises preditivas para definir quais são as chances de rematrícula só são possíveis através de um banco de dados completo que tenha todos os documentos dos alunos, seus pagamentos, notas e faltas.
A secretaria acadêmica digital, além de unificar vários sistemas, também funciona como banco de dados que pode ser utilizado para pautar ações de cobrança, marketing e empresariais.
Descubra como otimizar processos e entrar em conformidade com as novas leis
Bem como os diversos benefícios para as universidades, a tecnologia auxilia a todos que estão dispostos a entendê-la e implementá-la.
Instituições de ensino possuem demandas específicas, que precisam ser adereçadas por profissionais e equipes que conheçam as particularidades da área.
É por isso que ter um parceiro altamente qualificado faz toda a diferença para se manter em conformidade com a legislação e no competitivo mercado.
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