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A transformação digital tem mudado, para melhor, a rotina dos consumidores e empresas. Inclusive, as instituições de ensino também estão sendo influenciadas por esse movimento. E o surgimento do diploma digital só confirma isso.
Entretanto, ao mesmo tempo que a tecnologia abriu muitas portas, ela também trouxe alguns desafios, principalmente relacionados à segurança da informação.
A falsificação de documentos na internet, por exemplo, é um dos principais problemas enfrentados pelas instituições de ensino superior. Afinal, sendo a era digital novidade para muitos, poucas universidades e faculdades estão totalmente preparadas para ela.
Ciente disso e prezando pela integridade da educação no país, o MEC precisou agir criando a Portaria 554. Nela, são estabelecidas novas normas que chegam para transformar a forma de emitir e arquivar diversos tipos de documentos, entre eles o diploma digital.
Assim, com a inovação tornando-se um aspecto legal, as instituições serão exigidas a se modernizar e adaptar processos.
Leia este artigo e entenda melhor sobre o que é o diploma digital, o objetivo da nova lei e como as universidades devem se adaptar a ela.
Entenda o que é a Portaria nº 554/2019
A Portaria 554/2019 do MEC foi criada com o objetivo de emitir documentos acadêmicos digitais. Mais de 2 mil instituições de ensino precisarão se adequar às novas regras de regulamentação até março de 2021.
O objetivo da Portaria, nesse sentido, é ter um maior controle das informações, diminuir casos de diplomas falsificados, forjados e também agilizar os processos acadêmicos.
Bem como os diplomas digitais, a Portaria também permite que outros documentos acadêmicos como autorizações, matrículas, requisições, acervos, históricos escolares e certidões tenham uma versão digital legalizada.
Inicialmente, a resolução trazia o prazo de 24 meses para que as instituições de ensino se adequassem às novas exigências de emissão e registro de documentos digitais. Porém, com a pandemia do novo coronavírus esse prazo foi estendido.
A meta é que em 2021 todas as instituições de ensino superior já tenham capacidade de emitir documentos desse tipo.
É interessante mencionar também que o documento valerá apenas para graduação. Mestrados e doutorados não estão inclusos nos Diplomas Digitais, pelo menos por enquanto.
Qual a importância desse decreto para as universidades?
Assim como todos os negócios, as instituições de ensino, em especial as universidades, também têm sentido a necessidade de reinventarem seus processos e otimizarem as suas rotinas através da tecnologia.
Afinal, além da integridade dos documentos, a adaptação aos novos formatos também reflete positivamente em diversos âmbitos organizacionais das instituições.
Entre eles, podemos citar principalmente a segurança, a economia e a acessibilidade. Explicamos cada uma delas a seguir:
Segurança
A intenção do Ministério da Educação ao criar o Diploma Digital é reduzir fraudes que envolvessem a falsificação de documentos, como diplomas.
Com a digitalização fica mais fácil confirmar a autenticidade dos documentos. Na prática, essa veracidade será assegurada através de assinaturas digitais criptografadas.
Economia
A transformação digital costuma trazer benefícios à produtividade e fluxo de caixa das empresas. Esse mesmo fenômeno acontece nas instituições de ensino quando falamos de diploma digital.
Fora a segurança dos documentos que fica evidente. Com a digitalização, custos com autenticação de documento e impressão são eliminados, promovendo um ganho financeiro para as instituições.
É interessante mencionar que atualmente a autenticação de um diploma pode chegar a R$100, o que deixa claro o impacto positivo da transformação, visto que a digitalização automatizará a emissão de centenas desses certificados.
Acessibilidade
O fácil acesso aos documentos também é algo que chama atenção. Vivemos na era digital e nela há cada vez menos espaço para desorganização, processos lentos e burocrático.
Para os alunos isso é ótimo. O MEC já divulgou que os diplomas digitais poderão ser acessados em tempo real através de computadores e celulares.
Para as universidades, melhor ainda. Afinal, essa organização digital significa muito mais rastreabilidade dos documentos e, consequentemente, muito menos filas nas secretarias das instituições.
Como se adequar à nova legislação?
Apesar de trazer melhorias para as instituições de ensino, a adoção de métodos digitais também representa um grande desafio.
Toda atualização requer mudanças, uma gestão documental online, acaba sendo novidade para grande parte das universidades.
A forma mais correta e segura de começar a implantar o sistema de Diploma Digital é pesquisar pelas melhores soluções disponíveis no mercado. Fechar parceria com empresas confiáveis e renomadas nesses processos irá contribuir com a conformidade legal.
Como um enorme volume de arquivos precisará ser digitalizado, esse processo pode parecer muito trabalhoso. Contudo, contando com uma companhia especializada em soluções para educação, tudo se tornará mais simples.
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Enquanto os diplomas físicos demoram cerca de três meses para ficarem prontos e serem entregues aos formandos, com a solução esse tempo é reduzido para menos de duas semanas.
Além disso, a Tecfy garante a integração com sistemas acadêmicos, para que todos ganhem maior transparência, agilidade e lisura do processo.
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