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Os dias de pastas físicas ficaram para trás. A digitalização nas universidades não faz parte apenas da realidade moderna – é obrigatória.
De acordo com a nova portaria 315 do MEC, as instituições de educação superior devem informatizar seu acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou da destinação final de seus documentos.
Isso significa implementar novos processos de gestão documental, que agora deve ser eletrônica.
Felizmente, mapear processos, respeitar regras de arquivamento, digitalizar e operar novas rotinas não precisa ser custoso e desgastante.
Para ter uma gestão de documentos que automatize processos com eficiência, basta contar com um parceiro qualificado que entenda as demandas únicas das instituições de ensino.
Leia nosso artigo e veja os benefícios de contar com uma solução 100% online.
1 – Organização das informações
Com prazos de guarda que variam de 1 ano até o arquivamento permanente, o acúmulo de papéis cresce exponencialmente.
Regimentos, projetos, autorizações, avaliações, históricos, etc. Enfim, manter todos os documentos de forma segura e organizada não é tarefa simples.
A organização fica ainda mais crítica de ser mantida em casos que a instituição tem diferentes campus, cursos e períodos, pois depende de processos logísticos para o armazenamento e organização.
Por outro lado, uma vez que o material esteja todo digitalizado, alunos tem acesso às solicitações, seus históricos acadêmicos e até financeiros 24 horas por dia.
Os colaboradores também se beneficiam em desburocratizar suas rotinas, promovendo mobilidade e conectividade entre todos os setores por meio de uma comunicação mais fluida.
Além disso, os espaços acadêmicos, que antes funcionavam como depósito, poderão ter fins acadêmicos.
2 – Segurança da informação
Zelar pela segurança da informação significa cuidar de todos os dados internos da instituição.
E, com ataques de hackers crescendo a cada dia, fica mais evidente a necessidade de contar com um sistema que proteja contra ameaças e vazamentos.
Informações sensíveis, pessoais e acadêmicas, requerem sigilo da mesma forma que não seria permitido qualquer pessoa adentrar o acervo físico.
É preciso tomar cuidado para que usuários mal intencionados não roubem, alterem e realizem cibercrimes. Por isso, soluções 100% online, são as melhores escolhas para grandes acervos.
Um controle rígido de usuários, logs de sistema e criptografia são algumas opções que cobrem a segurança da informação. Uma digitalização profissional pode preservar a instituição de ensino de problemas bastante sérios, como o não cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) dado ao grande fluxo de dados dos alunos.
Para tanto, é essencial ter um bom parceiro de TI a fim de diminuir as brechas e dar suporte antes, durante e depois da implementação.
3 – Responsabilidade ambiental
Abolindo, ou ao menos diminuindo significativamente a quantidade de papel utilizada pela instituição, o meio ambiente e a sociedade agradecem.
Além disso, ao transformar a organização em paperless, os ganhos ecológicos fortalecem a responsabilidade ambiental da instituição, aumentando sua credibilidade perante o público.
Soluções adequadas para arquivamento, organização de documentos, assinaturas digitais e integração de sistemas, tornam possível viabilizar a transição para um escritório papel zero de maneira suave e de fácil adaptação.
4 – Foco na educação
Sendo 88% das instituições de educação superior no Brasil privadas, além de focar na qualidade educacional, também é importante se diferenciar no mercado a fim de trazer e reter novos alunos.
Transmitir dados e documentos para o meio virtual é o primeiro passo para ter um banco de dados completos sobre os alunos, colaboradores e docentes.
Através da digitalização, todas informações podem ser analisadas para gerar melhorias em todos os departamentos da instituição, prover um ambiente tecnológico e criar uma base para implementação de ensino à distância, seja integral ou híbrido.
A transformação digital ainda promove aumento da produtividade enquanto simultaneamente reduz custos.
Em suma, sua adoção cria uma nítida diferença no ambiente empresarial, uma vez que recursos pessoais e financeiros, que eram gastos em organização e arquivamento, agora podem ser investidos na essência do negócio: a educação.
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No ambiente acadêmico, é importante contar com docentes que sejam especialistas nos assuntos lecionados. Com a tecnologia não é diferente.
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