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Business Intelligence (BI), ou a descoberta e interpretação de grandes conjuntos de dados, é uma habilidade imprescindível. Isso porque os insights gerados por meio da implementação de seus princípios e tecnologias permitem tomar decisões mais acertadas, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional, por exemplo.
No entanto, a inteligência de negócios no setor da educação ainda é pouco aplicada no país, seja pela relutância em adotar abordagens puramente quantitativas, seja pela falta de conhecimento sobre a aplicabilidade e vantagens do seu uso.
Os insights gerados pelas ferramentas de BI superam qualquer abordagem holística. No setor educacional, por exemplo, os procedimentos de notação tradicionais, em que são registradas as notas relacionadas aos números de matrícula, são acrescidos por análises comportamentais e planejamento estratégico.
Neste artigo, evidenciamos a importância de aplicar o Business Intelligence em instituições de ensino e como implementar estratégias de BI para aumentar a eficiência do negócio. Confira!
Qual a importância de usar o BI na gestão de instituições de ensino?
A partir do momento que a gestão baseada em dados permite que o processo de decisão seja menos empírico e mais focado em estratégias, os resultados são mais tangíveis.
Relatórios de dados são resultados da combinação de informações entre fontes diferentes, avaliações de séries históricas e o processo de compilação, estratificação ou cruzamento de milhares de informações dos alunos, colaboradores e rotinas.
O objetivo é predizer tendências, analisar padrões ou vislumbrar oportunidades de melhoria e combate aos gargalos operacionais.
Entretanto, o mais importante é passar a entender o aluno, prever comportamentos no ambiente escolar e sugerir atividades que trazem mais contentamento aos professores e melhoram o engajamento e o desempenho dos alunos, por exemplo.
Imagine poder saber a hora exata do dia ou da semana em que os alunos têm melhor desempenho? Estratégias de Business Intelligence aplicadas à educação permitem que os gestores escolares tomem decisões baseadas em evidências objetivas.
Dessa forma, é possível acompanhar o nível de desenvolvimento do aluno ao longo do tempo, avaliar taxas de evasão, entender os motivos pelos quais as desistências acontecem, saber quais ações de captação geram mais matrículas, quais ações de retenção têm melhores resultados ou se é necessário investir em novos cursos, por exemplo.
No momento atual, em que vários modelos de negócio precisaram se adaptar para manterem suas operações em meio a um contexto de isolamento social e restrições de fluxo de pessoas, um planejamento baseado em dados pode ajudar as instituições de ensino a se adaptarem.
Além de aumentar a capacidade de recuperação, por meio da adoção de estratégias mais atrativas e indicadas para a nova situação mundial, a ciência de dados permite ajustar da melhor forma a digitalização do processo de ensino, imprescindível para a manutenção das atividades nesse contexto.
A redução das despesas operacionais também pode ser um ganho com a gestão baseada em dados. As ferramentas de BI são capazes de apontar a melhor maneira de atuar com uma estrutura enxuta e acompanhar continuamente as ações implementadas.
Como operacionalizar as ferramentas de Business Intelligence?
Existem muitas soluções de Business Intelligence no mercado, por isso é importante compreender quais requisitos devem ser considerados. A eficiência da estratégia de BI depende do modelo e dos objetivos para a coleta, armazenamento e processamento dos dados.
Como há um volume muito grande e variável de informações, as soluções escolhidas devem ser integradas às demais ferramentas, para que os dados sejam armazenados em repositórios acessíveis a todos os agentes.
Dessa forma, a implementação de uma cultura data driven também deve integrar a estratégia de Business Intelligence, pois o acesso aos dados precisa ser abrangente, a fim de que os profissionais que dependem das métricas para otimizarem suas ações consigam tomar melhores decisões.
Isso inclui os professores e colaboradores que atuam efetivamente nas rotinas escolares e estão mais próximos dos alunos — diferentemente de uma postura em que o acesso aos relatórios de dados são exclusivos apenas ao setor gerencial.
Uma solução prática consiste em introduzir na infraestrutura de TI da instituição um data warehouse, software em que é possível armazenar e tratar grandes e complexos volumes de dados de forma rápida e eficiente.
O armazenamento e processamento ineficientes, entretanto, não são as únicas barreiras para a geração dos insights. Um princípio central da aplicação de Business Intelligence é aumentar a visibilidade dos dados.
A falta de uma interface utilizável é um grande obstáculo, que limita a capacidade de leitura, interpretação e análise precisa por parte dos tomadores de decisão.
Como aplicar os insights gerados pelas ferramentas de BI em IEs?
Business Intelligence e tecnologia são usados para fornecer percepções baseadas em dados que sustentam três áreas principais de planejamento e avaliação. Veja quais são elas a seguir.
Resultados acadêmicos e experiência do aluno
É preciso analisar as tendências nas preferências e desempenho dos alunos no processo de aprendizagem — para remodelar a formação do currículo e as ofertas das disciplinas que impulsionam os resultados, a retenção e a satisfação dos estudantes. Também é possível:
- acompanhar o desempenho acadêmico em relação aos limites organizacionais e governamentais, impostos pelo MEC, para permitir que ações corretivas sejam tomadas quando necessário;
- analisar o desempenho dos alunos em exames para criar ações eficazes de assistência extra e novos métodos de entrega de conteúdo;
- avaliar a necessidade de oferecimento de atividades extracurriculares;
- monitorar indicadores comportamentais — como dados de atendimento, relatórios de incidentes e registros disciplinares, para determinar quando uma intervenção é necessária.
Eficiência administrativa
Em âmbito administrativo, as ferramentas e estratégias de BI permitem, por exemplo:
- acompanhar e gerenciar os valores gastos com a contratação de serviços;
- avaliar a justificativa econômica da terceirização de algumas atividades não relacionadas ao core da instituição de ensino, como rotinas de limpeza, palestras, segurança, paisagismo, música e eventos esportivos;
- monitorar o volume de matrículas, tamanho das turmas, entre outras informações para apoiar o planejamento de recursos e calcular os requisitos para obter financiamentos ou fazer investimentos;
- analisar custos segmentados por setores para estabelecer déficits ou excedentes orçamentários e, assim, conseguir determinar as melhores ações para suprir essa demanda financeira;
- rastrear e avaliar outros custos operacionais;
- decidir estratégias de marketing;
- converter clientes — estudantes da graduação em alunos de pós-graduação, por exemplo;
- comparar indicadores do MEC com maior precisão;
- impulsionar a adesão da escola à informatização, por meio da adoção de sistemas gerenciais, ferramentas, digitalização do acervo acadêmico e aplicação do modelo de diploma digital.
Gestão da força de trabalho
Por meio do monitoramento e acompanhamento do desempenho do corpo docente e de outros profissionais que compõem o quadro de colaboradores da IE, é possível determinar:
- proporcionalidade entre alunos e professores, para sustentar a admissão de novos estudantes ou criar planos e processos de contratação de mais profissionais;
- disciplinas eletivas e extracurriculares do currículo;
- programações de horários e planejamento da jornada laboral da força de trabalho;
- cargas de trabalho, para garantir que os professores não sejam sobrecarregados;
- avaliações de desempenho.
Por meio de ferramentas e estratégias de Business Intelligence é possível garantir que educadores e administradores tenham acesso a uma visão única, precisa, significativa e atualizada dos principais indicadores de desempenho operacionais e educacionais.
Um programa de BI bem administrado pode ajudar as instituições de ensino a melhorarem significativamente a eficácia administrativa, o desempenho acadêmico, bem como a experiência e a satisfação de alunos e professores. E a Tecfy pode suprir a demanda por ferramentas mais adequadas para esse objetivo.
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